AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Investigación preliminar

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad .

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.

• Identificar los factores que requieren de atención.

• Definir estrategias de acción.

• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.

• Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.

• Especificar el perfil del auditor.

• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del proyecto de auditoria

Con base a la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye :

A.- Propuesta técnica

• Naturaleza (tipo de auditoria que se pretende realizar).

• Alcance (áreas de aplicación).

• Antecedentes (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos).

• Objetivos (logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoria administrativa).

• Estrategia (ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos).

• Justificación (demostración de la necesidad de instrumentarla).

• Acciones (iniciativas o actividades necesarias para su ejecución).

• Recursos (requerimientos humanos, materiales y tecnológicos).

• Costo (estimación global y específica de recursos financieros necesarios).

• Resultados (beneficios que se esperan lograr).

• Información complementaria (material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo).

B.- Programa de trabajo

• Identificación (nombre de la auditoria).

• Responsable (s) (auditor a cargo de su implementación).

• Área (universo bajo estudio).

• Clave (numero progresivo de las actividades estimadas).

• Actividades (pasos específicos para captar y examinar la información).

• Fases (definición del orden secuencial para realizar las actividades).

• Calendario (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase).

• Representación grafica (descripción de las acciones en cuadros e imágenes).

• Formato (presentación y resguardo de avances). • reportes de avance (seguimiento de las acciones).

• Periodicidad (tiempo dispuesto para informar avances).

PLANEACION GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Técnicas de recolección: Para recabar información de forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas :

a.- Investigación documental

• Normativa acta constitutiva. Ley que ordena la creación de la organización. Reglamento interno. Reglamentación especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares.

• Administrativa organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de información y certificación. Cuadros de distribución del trabajo. Estadísticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratégicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el análisis lógico de problemas. Socio gramas. Indicadores financieros y de gestión. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.

• Mercado productos y/o servicios. Áreas. Población. Ingresos. Factores limitantes.

Comportamiento de la demanda.

Situación actual.

Características.

Situación futura (proyectada).

Comportamiento de la oferta.

Situación actual.

Análisis del régimen de mercado.

Situación futura (previsible).

Determinación de precios.

b.- Observación directa

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria.

c.- Acceso a redes de información

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del

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