Administracion De Compras
Enviado por carlos699 • 18 de Febrero de 2015 • 1.189 Palabras (5 Páginas) • 157 Visitas
APROBACIÓN DE COMPRA
31. El Encargado de Compras deberá elaborar los memorandos y cuadros comparativos para
presentar las solicitudes de compras a los organismos de decisión, según los montos de sus
cotizaciones.
32. La aprobación de compra podrá ser revocada únicamente por la Instancia que aprobó o por
una superior, siempre que dicha decisión cuente con las justificaciones de lugar. En este
sentido, la Subadministración General Administrativa supervisará el cumplimiento de
dichas disposiciones.
33. Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra,
se le cancelará y se adjudicará la compra al segundo ganador, presentando informe sobre
tal situación a la instancia que aprobó en primer término.
ORDEN DE COMPRA
34. El Encargado de Compras llevará registro de los talonarios del formulario “Orden de
Compra, DGA-001”, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio o
funcionario competente, autorice la compra, entregará el formulario en blanco, al
Representante de Compras.
35. El Representante de Compras, completará el formulario “Orden de Compra” DGA-119, e
ingresará en registro control, en atención a orden secuencial numérico, sin excluir detalles,
especificando con claridad la descripción del material, mobiliario o equipo a ser adquirido,
y las indicaciones del lugar de recepción y condiciones de pago. El Encargado de Compras
será el responsable de velar en todo momento, por el cumplimiento de lo antes descrito
para los fines de seguimiento.
36. El Encargado de Compras es el responsable de entregar diariamente al Gerente de
Compras, un reporte de las órdenes de compras emitidas y canceladas, para fines de
monitoreo y al Oficial Control de Compras para fines de archivo y control en cronológico
del área.
37. El Director de Compras verificará que la Orden de Compra, DGA-119, esté debidamente
firmada, previo a su entrega al Oficial Control de Compras para su distribución.
38. Las Órdenes de Compras, deben firmarlas el Director y el Gerente de Compras,
conjuntamente. En ausencia de uno de estos funcionarios, firmará el Encargado de
Compras, en sustitución del funcionario ausente.
39. Completada y firmada la Orden de Compra, DGA-119, el Oficial Control de Compras
ingresará en Registro Control el estatus de firmada, y entregará al Auxiliar Control de
Compras para su distribución, como se detalla a continuación:
a) Original: Suplidor.
b) Primera copia: Expediente Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los
documentos que sustentan la compra.
c) Segunda copia: Gerencia de Almacén y Suministro, junto a documentos originales
que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepción conforme de los
materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboración de entradas
contables y el consecuente trámite de pago y producción de registros contables, vía
la Gerencia Control Cuentas por Pagar.
d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General
Administrativa, a fin de conformar expediente y producción de registros oportunos.
e) Cuarta copia: a archivo cronológico, a fin de controlar la secuencia numérica de las
órdenes emitidas. Esto así, con el objetivo de facilitar cualquier labor de
investigación
40. Las órdenes de compras canceladas deberán archivarse en original con todas sus copias,
con sello de “CANCELADO”, especificando la causa de la cancelación, fecha e inicial del
Ejecutivo que la autorizó, la cual se archivará en el expediente de órdenes del mes o
cronológico.
41. El Oficial Control de Compras será el responsable de supervisar la correcta distribución de
las órdenes de compras.
42. El Oficial Control de Compras dará seguimiento continuo a la recepción conforme y
oportuna de materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, a
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