Administracion

1. Concepto

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

Objetivos del Departamento de Compras

• Comprar los materiales para los propósitos buscados

• Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

• Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

• Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.

• Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

• Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.

• Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.

• Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

2. A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a los precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la propia compañía.

Objetivos:

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del siguiente modo:

o Mantener la continuidad de abastecimiento.

o Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

o Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

o Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

o Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

o Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

1.1.1 Características del área de compras.

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias.

Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. Encaso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante

La función del departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación...

3. La compra es una función de suma importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa. Sin embargo, -e independiente del tamaño- en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja. Además, un comprador puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.

Objetivos de la compra

El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados. En otras palabras, el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto.

Los objetivos del departamento de compras pueden ser los siguientes:

Para hacer uso de los materiales, proveedores y equipos al menor costo posible: Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones.

Asegurar el flujo continuo de la producción: a través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento de reparación y mantenimiento.

Aumentar la rotación de activos: La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Esto aumentará el volumen de los activos y por lo tanto la rentabilidad de la empresa.

Desarrollar una fuente alternativa de suministro: Explorar otras fuentes alternativas de suministro de materiales aumenta la capacidad de negociación del comprador, permite minimizar el costo de los materiales y aumenta la capacidad de responder a las emergencias.

Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores: mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en los círculos empresariales. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial de material en caso de escasez de materiales, etc

Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa: La función de compra está relacionada con el departamento de producción, en relación a las especificaciones y el flujo de material, al departamento de ingeniería para la compra de herramientas, equipos y máquinas, al departamento de marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales, al departamento financiero para el propósito de mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido, al departamento de personal para una correcta dotación

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