Administracion

Definición de organización

Elementos a considerar en la organización

• Estructura: la organización implica establecer un marco de trabajo para un grupo social específico, en el que se delimitan funciones, jerarquías y actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

• Sistematización: las actividades y los recursos de la empresa deben coordinarse de manera racional, a fin de contribuir en la ejecución de un trabajo eficiente.

• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: la organización implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones, con el fin de promover la especialización.

• Jerarquía: la organización, como estructura, fomenta la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• Simplificación de funciones: uno de los objetivos básicos en la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Principios de organización

1. Debe haber líneas claras de autoridad, que vayan desde la cima hasta el fondo de la organización.

2. 2. Nadie de la organización debe presentar sus informes a más de un superior de línea, todos deben saber a quién presentan sus informes y quiénes les informan a ellos.

3. La responsabilidad y la autoridad de cada supervisor deben definirse claramente por escrito.

4. La responsabilidad debe ir acompañada siempre de la autoridad correspondiente. Este principio sugiere que al asignarle ciertas responsabilidades a una persona, ésta debe tener la autoridad para poder cumplir con su obligación.

5. La responsabilidad de la autoridad superior por los actos de sus subordinados es absoluta.

6. La autoridad debe delegarse tan debajo de la línea como sea posible.

7. El número de niveles de autoridad debe mantenerse al mínimo. Cuanto mayor sea el número de niveles, más larga será la cadena de mando y en consecuencia, mayor el tiempo para que se ejecuten las tareas y se observen los resultados.

8. El trabajo de cada persona de la organización debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una simple función de dirección.

9. Siempre que sea posible, las funciones de la línea deben separarse de las funciones de staff y hacerse adecuado hincapié en actividades de staff importantes.

10. Hay un límite para el número de puestos que puede coordinar un solo ejecutivo. Éste se conoce como principio de “tramo de control”.

11. La organización debe ser flexible, para poder ajustarse a las condiciones variables. El plan de la organización debe continuar en situaciones de auge y durante depresiones.

12. La organización debe ser tan simple como sea posible. Como hemos observado, el exceso de niveles de autoridad hace que las comunicaciones resulten difíciles; el exceso de comités obstaculiza, en lugar de permitir la coordinación.

Estructura y diseño organizacional

La estructura es definir en la organización las clásicas cuestiones de quién, qué, dónde, cuándo y cómo.

La estructura de una organización pude ser analizada de acuerdo con los siguientes elementos:

• Especialización de actividades.

• Estandarización de actividades.

• Coordinación de actividades.

• Centralización y descentralización de la toma de decisiones.

• Tamaño de la unidad de trabajo.

Responsabilidad, autoridad y delegación

Es imposible concebir la existencia de una organización a menos que una o varias personas estén en condiciones de poder exigir la actividad de otros. La fuente de esa autoridad no es significativa en el estudio de la organización; puede ser la autoridad conferida por acuerdo de aquellos sobre los que se ejerce; puede ser autoridad adquirida debido a que aquellos sobre quienes se ejerce han aceptado un contrato de empleo, como en las empresas lucrativas de las sociedades capitalistas, o bien, autoridad derivada de la propiedad, como aquellos emprendedores que establecen su propio negocio.

El manejo del cambio organizacional y la innovación

Las empresas son sistemas abiertos, las condiciones dentro y fuera de la empresa están cambiando constantemente. En el exterior, las condiciones ambientales se tornan en general menos estables y por momentos se vuelven turbulentas.

En el interior de las organizaciones los empleados están cambiando, tienen un nivel escolar más alto, conceden mayor importancia a los valores, cuestionan la autoridad, plantean las cuestiones de justicia y sensibilidad de las decisiones y acciones gerenciales.

Importancia de la organización

La organización, como parte del proceso administrativo, corresponde a una actividad necesaria e importante dentro de cualquier empresa. A continuación mencionamos algunas consideraciones importantes con respecto a la organización:

• Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y

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