Audirotia Administrativa

METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.

De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son:

* Planeación

* Instrumentación

* Examen

* Informe

* Seguimiento

Planeación

Es un lineamiento general que norma la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes pertinentes y relevantes.

Objetivo

Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

Factores a revisar

Es necesario determinar los factores que s consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo se definen los componentes que los fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En el segundo caso se incluye una relación de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo asociándose con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función.

Fuentes de estudio

Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Internas

Gobierno Corporativo

Órganos de control interno

Socios

Niveles de organización

Unidades estratégicas de negocio

Órganos colegiados y equipos de trabajo

Sistemas de información

Externas

Órganos normativos (oficiales y privados)

Competidores actuales y potenciales

Proveedores actuales y potenciales

Grupos de interés

Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro

Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad

Redes de información en el mercado global

Investigación preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.

Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

* Determinación de las necesidades especificas

* Identificación de los factores que requieren atención

* Definición de estrategias de acción

* Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

* Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores

* Especificación del perfil del auditor.

* Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del proyecto de auditoria

Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.

Propuesta técnica

* Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar

* Alcance: Áreas de aplicación

* Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores

* Objetivos: Logros que se pretende alcanzar

* Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos

* Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla

* Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución

* Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

* Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios

* Resultados: Beneficios que se espera obtener.

* Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elemento de apoyo.

Programa de trabajo

* Identificación: Nombre del estudio

* Responsables: Auditor a cargo de su implementación

* Área(s): Universo bajo estudio

* Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos

* Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información

* Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades

* Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase

* Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes

* Formato: Presentación y resguardo de progresos

* Reporte de avance: Seguimiento de las acciones

* Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances

Asignación de la responsabilidad.

Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico

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