Auditoria Computarizada

Introducción

El fin de la revolución industrial, da inicia a la etapa mas importante de la historia de la auditoria, el sin numero de operaciones financieras, dieron origen a la sistematización; la dificultad se daba en que era un elemento desconocido hasta entonces, gobernado por programas realizados con complicados lenguajes, y con poca documentación, que sé imponía como un componente más a estudiar en el trabajo o la información. Hoy en día, transcurre y evoluciona notablemente una quinta etapa de la evolución de la auditoria, donde es de vital importancia la adaptación a los sistemas computarizados para auditar.

Siguiendo el mismo orden de ideas, podemos introducirnos al tema exponiendo que la auditoria computacional surge como respuesta a una serie de riesgos planteados por el uso de la computadora en las empresas, como: físicos, económicos, de descontrol, incapacidad, ineficacia, costos y, por otra parte, a la importancia que asume la información dentro de la empresa.

La finalidad del presente trabajo radica en la formación de los elementos principales de la auditoria de sistemas o auditoria computacional, a través de la exposición detallada de subtemas relevantes, tales como: definición y reglas básicas de la auditoria computarizada, revisión y evaluación del control interno en sistemas, sus debilidades: técnicas y herramientas utilizadas, entre otros.

1. Como operan los sistemas de Computación

Las computadoras actualmente continúan revolucionando los negocios y muchas organizaciones dependen cada vez mas del uso de las computadoras, ejemplo de ello lo constituye el reemplazo del monótono trabajo de cientos sino es que miles de trabajadores que realizaban arduos procesos de trabajo en donde se invertía mayor tiempo y por consiguiente mayor dinero.

Pequeñas organizaciones han encontrado inclusive mayores beneficios en el uso de las computadoras. Esto se ha dado particularmente desde hace unos años cuando las computadoras personales (PC’s) incrementaron su capacidad de procesamiento y velocidad, así mismo los precios de las mismas disminuyeron y el software se hizo más fácil de comprender para el usuario.

Sin embargo, para que las organizaciones tengan una ventaja total de las nuevas facilidades que las computadoras ofrecen es importante que sus sistemas puedan ser controlados y que sean confiables. Para ello se requiere que los auditores confirmen y verifiquen dicha situación, por eso se hace necesario un mayor conocimiento acerca de las computadoras y de los procesos que le afectan a las mismas.

La introducción de las computadoras trajo un cambio fundamental en la forma de procesar datos en las organizaciones, así se tiene que:

• Retienen datos en una forma electrónica, lo cual hace que se torne más complicado el acceso para el auditor en comparación con los legajos de trabajo escritos en papel.

• Traen procesos de datos con mucha menos intervención manual, de hecho, grandes partes de algunos sistemas actuales procesan datos de una forma totalmente automatizada. Muchas veces ésto tiene su justificación si se desea reducir personal y materiales como papel y otros que implican costos.

• Los grandes sistemas de computo requieren un número considerable de técnicos con alto nivel de conocimiento para realizar el mantenimiento de los sistemas.

• Poseen grandes volúmenes de datos procesados en forma casi instantánea y de forma similar transmiten los mismos, inclusive a largas distancias, algunas veces entre continentes.

• Procesan los datos en forma consistente de acuerdo a sus respectivos programas. Como no son humanos, no son sujetos de errores, sino que dependerá de la forma en que ha sido diseñados los diferentes programas.

• Muchas mini computadoras y servidores son objeto de una concentración significativa de información. Algunas organizaciones confían más en sus sistemas informáticos que en los procesos que se puedan llevar en forma manual, inclusive piensan que la recuperación de información de sus sistemas computarizados es menos difícil.

Mucho de lo anterior explica el desarrollo que han tenido en la actualidad los sistemas de información por computadora. En muchos casos la computadora representa grandes oportunidades para el auditor. Por ejemplo, permite al auditor usar el poder de la computadora para analizar grandes volúmenes de información a un menor costo.

En un sistema manual el auditor puede necesitar emprender revisiones más periódicas de las diferentes transacciones para confirmar que las mismas sean procesadas correctamente. En un sistema manual la calidad de los procedimientos de control pueden ser cambiantes, dependiendo de la calidad con que trabaje el personal y su consistencia en el trabajo. En un sistema computarizado el auditor puede ser capaz de confiar en los controles que se realizan dentro de los procesos del sistema computarizado de una manera más consistente que en un sistema manual.

2. El control Interno en el Sistema de Computación

Los controles dentro de los sistemas buscan asegurar que las aplicaciones individualmente logren salvaguardar los activos de las empresas, mantener la integridad de la información que manipulan, procesar los datos eficientemente y cumplir los objetivos para los que fueron implantados. La auditoria de sistemas de información por computadora se ocupa de la evaluación de estos controles.

Los controles dentro de un sistema computarizado suelen clasificarse en dos grandes subdivisiones: controles de aplicación y controles generales.

A. Controles de aplicación

Los controles de aplicación son los controles tanto manuales como computarizados que se realizan dentro de una aplicación de negocios para asegurar que los datos son procesados de una forma completa, exacta y a tiempo. Los controles de aplicación, como su nombre sugiere, son específicos a la aplicación e incluyen:

• Controles de acceso al sistema.

Estos controles tratan de establecer la identidad, autenticidad y autorización del usuario, previo a permitirle el acceso a recursos del sistema. Para la evaluación de los controles de acceso es totalmente aplicable lo expuesto en el capitulo II referente a los “Controles básicos aplicables a sistemas en desarrollo y ya implementados”.

• Controles sobre datos ya ingresados.

Los controles aplicados sobre la entrada de datos tienen relación directa con los procesos de captura, preparación, ingreso, validación y manejo de errores en la información, tanto de datos como instrucciones. Estos controles son principalmente:

• Controles de codificación de datos.

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