Auditoria

AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZAS

PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE OPERACIONES

INTRODUCCION

Las Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones se definen como pruebas que realiza un auditor en su calidad de asesor, dentro de esta tenemos la prueba de sustantiva donde plantea la finalidad de obtener convicción o evidencia clara, concisa y precisa referente a la información financiera observada. Éstas tienen relación directa con principios como la imparcialidad y objetividad; además están orientadas a ser base que sustente la validez y confiabilidad de la información analizada. La prueba de control tiene una relación directa con la eficiencia con que el control interno esté trabajando. Además de esto son consideradas piedras angulares en el trabajo de un auditor, por ende éstas le sirven para tener sustento verídico de que los controles particulares estén funcionando de manera óptima. Están encaminadas a proporcionar un nivel de confianza y certeza moderado respecto de la eficacia de medios de control que utiliza el ente económico, a la vez de determinar el grado de error que existe en el mismo, sin que este exceda lo moderado.

En el ciclo de ventas y cobranzas se implica las decisiones y procesos necesarios para transferir la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para su venta, es útil conocer las funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo.

PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVA DE OPERACIONES.

Pruebas de control. Este tipo de pruebas adquieren esta denominación ya que tienen una relación directa con la eficiencia con que el control interno esté trabajando. Además de esto son consideradas piedras angulares en el trabajo de un auditor, por ende éstas le sirven para tener sustento verídico de que los controles particulares estén funcionando de manera óptima. Están encaminadas a proporcionar un nivel de confianza y certeza moderado respecto de la eficacia de medios de control que utiliza el ente económico, a la vez de determinar el grado de error que existe en el mismo, sin que este exceda lo moderado.

Este tipo de pruebas son de suma cotidianidad y se presentan en el transcurso de un período económico, como por ejemplo:

COMPRAS = debería existir concuerdo entre la orden de compra, pedido y claramente la factura del caso.

PAGOS = deberían estar aprobados y de acuerdo a los roles del personal u organizados por departamentos.

Pruebas sustantivas: Son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir evidencia referida a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada.

Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener evidencia de la siguiente manera:

1. Evidencia física: permite identificar la existencia física de activos, cuantificar las unidades en poder de la empresa, y en ciertos casos especificar la calidad de los activos.

2. Evidencia documental: consistente en verificar documentos (financieros, nominas, etc.)

3. Evidencia por medio de libros diarios y mayores: resume todo el proceso de contabilización de las operaciones contabilizadas por la empresa y además son elementos imprescindibles para la preparación de los Estados financieros

1. CUENTAS Y CLASES DE OPERACIONES EN EL CICLO DE VENTAS Y COBRANZAS.

El objetivo global en la auditoria de ventas y cobranzas es evaluar si los saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan imparcialmente de acuerdo con las normas de información financiera.

Las naturalezas de las cuentas pueden variar de acuerdo a la naturaleza de la industria y del cliente.

Existen diferencias en los títulos de las cuentas en la industria de servicios, la del comercio al por menor y la industria del seguro, pero los conceptos fundamentales son los mismos. Tomaremos como ejemplo en este caso la de una empresa comercializadora.

1.-Ventas

2.-Entradas de efectivo

3.-Devolucion y descuento sobre ventas

4.-Eliminacion de cuentas incobrables

5.-Estimacion de deudas incobrables

El ciclo de ventas y cobranzas implica las decisiones y procesos necesarios para transferir la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para su venta.

2. FUNCIONES DE NEGOCIO EN EL CICLO Y REGISTRO Y DOCUMENTOS RELACIONADOS.

Son (8) las funciones de negocio para el ciclo de ventas y cobranzas, estas ocurre en cada negocio en el registro de las 5 clases de operaciones del ciclo de ventas y cobranzas.

Clases de operaciones, cuentas, funciones de negocio y documentos y registro relacionado para el ciclo de ventas y cobranzas.

Clases de operaciones. Cuentas. Funciones comerciales. Documentos y registros.

Ventas. Ventas y cuentas por cobrar. Procesamiento de las órdenes del cliente:

• Concepción de crédito.

• Embarque de bienes.

• Facturación al cliente y registro de cuentas. Orden del cliente.

Orden de venta.

Orden de cliente u orden de ventas.

Documentos de embarque.

Factura de ventas.

Archivo de operación de ventas.

Diarios de ventas o listados.

Archivo maestro de cuentas por cobrar.

Balanza de comprobación de cuentas por cobrar.

Estado de cuentas mensual.

Entrada de efectivo. Efectivo en el banco (débitos de la recepción de efectivo), cuentas por cobrar. Procesamiento y registro de recepción de efectivo. Avisos de remesa.

Lista preliminar de entradas en efectivo.

Archivo de operaciones de entradas de efectivo.

Diarios de entradas de efectivo y listados.

Devolución y descuentos sobre ventas. Devolución y rebajas sobre ventas cuentas por cobrar. Procesamiento y registro de devoluciones y rebajas sobre ventas. Nota de crédito.

Diario de devolución y rebajas sobre ventas.

Eliminación de cuentas incobrables. Cuentas por cobrar, estimación para cuentas incobrables. Eliminación de cuentas por cobrar incobrables. Forma de autorización de cuentas incobrables.

Diario general.

Gastos por deudas incobrables. Gastos por cuentas incobrables, estimación para cuentas incobrables. Estimación de deudas incobrables. Diario general.

3. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE OPERACIONES PARA VENTAS.

En este mecanismo se experimentará la metodología para comprender la estructura de control interno del cliente, diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas.

La metodología es la siguiente:

1. Conocimiento de la estructura del control interno, ventas.

2. Evaluar el riesgo de control planeado, ventas.

3. Evaluar el alcance de las pruebas de controles.

4. Diseñar las pruebas de controles y sustantivas que satisfagan los objetivos de auditoria.

Conocimiento de la estructura de control interno, ventas.

Un método común para ventas es estudiar el flujo-grama de los clientes, preparar un cuestionario de control interno y realizar pruebas de ventas.

Evaluación del riesgo de control planeado, ventas.

El auditor utiliza la información que obtiene al conocer la estructura de control interno para evaluar el riesgo de control.

• En primer lugar, el auditor necesita un marco de referencia para evaluar el riesgo de control. Este marco de referencia para todos los tipos de operaciones lo constituyen los objetivos de auditoría relacionados con operaciones.

• En segundo lugar, el auditor identifica los controles internos clave y las debilidades para ventas. Los controles y debilidades serán diferentes para cada auditoría.

• Después de identificar los controles y las debilidades, el auditor las asocia con los objetivos.

• Por último, el auditor evalúa el riesgo de control para cada objetivo evaluando los controles y debilidades de cada uno. Este paso es importante porque afecta las decisiones del auditor sobre las pruebas de controles y las pruebas sustantivas. Es una decisión muy subjetiva.

Conocer estas actividades de control es muy importante para identificar los controles y debilidades importantes de las ventas lo cual es el segundo paso en la evaluación del riesgo de control.

Separación adecuada de responsabilidades: La separación adecuada de deberes es útil a fin de evitar varios tipos de errores tanto intencionales como no intencionales. Para prevenir el fraude, es importante que cualquier persona responsable de capturar las ventas y operaciones de entrada de efectivo en la computadora se le niegue acceso al efectivo. También es deseable separar las funciones de otorgamiento de crédito de las funciones de venta, dado que las verificaciones de crédito. tienen como objetivo eliminar la tendencia natural del personal de ventas a optimizar el volumen incluso a costa de altos débitos de deudas malas. De igual manera es deseable que el personal responsable de hacer las comparaciones internas sea independiente de aquel que captura los datos originales. Por ejemplo, la comparación de los totales de control en lote con los informes de resumen y la comparación de los totales del archivo maestro de cuentas por cobrar con el saldo del libro mayor debe hacerlo una persona

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