Automatización de Procesos Administrativos II La empresa ShowBiz

UNIVERSIDAD GALILEO[pic 1]

IDEA

CEI: San Juan

Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de empresas

Curso: Automatización de Procesos Administrativos II

Horario: 9:00 am. A 10:00 am.

Tutor: Cesar Pineda

Taller No. 2 Capitulo 9

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Aroche Ajvix, Karen Paola

Carne: 20005458

Sábado 6 de junio 2020

Semana No. 8

Taller No. 2 Capitulo 9

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Instrucciones: A continuación, se le presenta un caso al cual debe dar solución, para poner en práctica lo aprendido en los capítulos 6, 7 y 8.

Primera parte:  La empresa ShowBiz es una organización que se dedica a la producción de obras de teatro, conciertos, operas, espectáculos de danza y otras actividades sobre escenarios realizadas en directo, así como a impartir clases a nivel profesional de baile, actuación y canto. Cuenta con maestros de diversos géneros. Ofrece sus servicios a empresas y al público en general. Dos veces al año planifica competencias y presentaciones artísticas, para lo cual ofrece servicios para montar coreografías y periodos de entrenamiento.

Por el incremento de la demanda de obras y conciertos, se han dado atrasos en las presentaciones y en detalles de logística.

Así mismo la afluencia de los clientes para clases ha aumentado notablemente. Se ha suscrito que en ciertos horarios el espacio se torna reducido. Los maestros han solicitado al dueño y Gerente de la empresa Nery Lemus, que organice los horarios para manejar un máximo de estudiantes y brindar un servicio de calidad.

Debido a los horarios, el tráfico y los trabajos de los estudiantes, Nery considera que la mejor opción para solucionar el problema es que los estudiantes se asignen en línea un a un horario de manera virtual para que al completarse no ingrese nadie as y se pueda brindar un servicio de calidad. Este proceso incluye que se publiquen horarios de clase de acuerdo al género, el usuario se registra y envía su solicitud. Cada horario se cerrará dos horas antes de la clase para que el encargado pueda imprimir la lista de estudiantes que también le servirá para planificar su clase.

Preguntas de reflexión:

1. ¿Cuál es el problema detectado?

La empresa Showbiz ha tenido inconvenientes en su presentación de obras y conciertos tanto como en el de las clases que imparte. Esto es debido a que no han contado con una buena planificación y organización, para poder prevenir cualquier situación como lo son un incremento en los asistentes a las clases o una mayor demanda de presentaciones. Y así poder seguir brindando un buen servicio sin importar las condiciones que se presenten

1. ¿Qué proceso administrativo puede solucionarlo?

A mi parecer creo que la planeación seria el proceso administrativo adecuado para esta situación. ¿Cómo? Pues a final de año podría realizarse un plan de trabajo en donde para comenzar se haría un estudio preliminar de las funciones, actividades y las áreas en donde se desarrollarán para que de esta forma se pueda tener una visión general de los alcances que ShowBiz pretende conseguir. Tomando como base el estudio preliminar se puede realizar la planificación de actividades calendarizadas para estimar el tiempo requerido para su elaboración además de saber cuáles se pueden realizar en una forma simultánea y el espacio necesario para que se lleven a cabo de la mejor manera. Luego de esto se designarán los responsables de cada actividad dentro del equipo de trabajo, dejando en claro sus funciones y responsabilidades. También convendría que se establezcan el contenido de los reportes de avances y la periodicidad con la que se realizaran.

1. ¿Qué necesita para completar un diagrama IPO del procedimiento?

Los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso como los sistemas, los maestros y el material requerido para la clase.

Conclusiones:

1. El nuevo modelo de captura de datos (Inscripciones en línea) que el gerente Lemus desea implementar hará que la organización sea más eficiente, puesto que el tiempo de la inscripción será el mínimo posible y los alumnos ya no tendrán el inconveniente del espacio reducido, de esta forma se brindara un mejor servicio.
2. El correcto diseño del formulario de inscripción (Entradas) asegurara que la información procesada dentro del sistema, en este caso los datos del estudiante sean los necesarios para producir la salida deseada.
3. La idea del Gerente Lemus es automatizar las inscripciones y de esta manera aplicara una manipulación de datos lo que quiere decir que aumentara la productividad dentro de ShowBiz.

Segunda parte:  Revise las acciones propuestas para el proceso que desea implementar el Gerente Lemus en el caso presentado para la empresa ShowBiz. Utilice el diagrama IPO que se encuentra a continuación. Al terminar presente un modelo de entrada y salida para el proceso.

Modelo IPO:

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