CASO: ANÁLISIS DE OFERTAS.

CASO: ANÁLISIS DE OFERTAS.

Juan Sánchez había conseguido entrar como becario en una empresa de fabricación de productos metálicos. Durante los primeros días estuvo integrado en un equipo del departamento de calidad dedicado exclusivamente a la realización e implementación de un Manual de Calidad. Pasados unos 15 días, Juan comentó en una reunión con los demás integrantes del grupo, en un descanso de café, que a él le interesaba aprender y practicar todo tipo de gestión, pero que tenía una especial predilección por los temas de compras. Al día siguiente, Arcadio Alvarez, responsable del control cualitativo de las recepciones y uno de los conformantes del grupo de calidad, le comentó a Juan de forma particular que, si le gustaban los temas de compras, él podía presentarle al Jefe de Compras, el cual había solicitado desde hace tiempo a la dirección de la empresa, la necesidad de un gestor que le acompañase en las tareas de aprovisionamiento. El Jefe de Compras, debido a un intento de mejora de gestión utilizando las compras internacionales, viajaba constantemente, por lo que habitualmente el departamento de Compras quedaba sin una representación directa en las reuniones que semanalmente se realizaban en el Comité de Dirección. El señor Alvarez le comentó también el Sr. Sánchez que ahí podría darse una posibilidad de entrar en la empresa.

El Sr. Sánchez aceptó la ayuda que le ofrecía el Sr. Alvarez, manteniéndose a los pocos días la reunión con D. Armando Vázquez, Jefe de Compras. Este ratificó su necesidad de un segundo de Compras que actuase bajo su supervisión en su ausencia, pero que obviamente cualquier contratación pasaría por demostrar una idoneidad, después de un período de prácticas. Vistos el interés del Sr. Sánchez y la necesidad del Sr. Vázquez, este último solicitó a la dirección de la empresa la autorización para contar con el Sr. Sánchez en el departamento de Compras en condición de becario. La dirección no se opuso a la solicitud y en cuestión de unas horas, Juan Sánchez, se vió inmerso en la vorágine diaria del trabajo de compras.

El Jefe de Compras intentó impregnar al Sr. Sánchez de un barrido de conocimientos iniciales así como del funcionamiento interno del departamento. Juan Sánchez, se dio muy pronto cuenta de que algo aparentemente tan sencillo como  comprar, al menos en aquella empresa, presentaba un cúmulo de complicaciones y problemas. Juan Sánchez, desde su situación de becario, empezó a darse cuenta de la falta de tiempo y de la necesidad de establecer prioridades.

A la semana de haberse incorporado al departamento de Compras, el Jefe de Compras emprendió un viaje fuera del país, a Japón, EE.UU. y Alemania, en tarea de prospección para la posible adquisición de una máquina nueva a incorporar en el Taller de Herramientas. El valor de tal máquina rondaba los 250 millones de unidades monetarias.

A los tres días, el Jefe de Compras, contactó telefónicamente con el Sr. Sánchez y le indicó que era necesario solicitar oferta a cuatro proveedores que le mencionaba; A-B-C y D; pero que previamente había que establecer un criterio de adjudicación, por lo que debía reunir a representantes de la Dirección de Producción, de Económicos, de Ingeniería y de Comercial para que decidiesen cuáles eran los criterios a valorar y qué grado de incidencia tendría cada uno .

Como suponía que la cosa podía complicarse, le aconsejó que sometiese a consideración, valoración y ponderación de los convocados, aspectos relacionados con la importancia de la empresa, el nivel técnico de la oferta, las garantías, seguridad y características del producto y el aspecto económico.

El Sr. Sánchez, después de dirigirse a los responsables de área en repetidas ocasiones, recibiendo siempre buenas palabras pero pocos hechos, decidió solicitar la intervención del Sr. Alvarez para que le ayudase a conseguir ese comité de decisión sobre la adquisición de la máquina mencionada. El Sr. Alvarez le tranquilizó diciéndole que él se lo solucionaría porque iba a participar en el Comité de Dirección que se celebraba la tarde del mismo día en que estaban hablando. Al día siguiente, Sánchez contaba con cuatro delegados de cada una de las áreas convocadas para establecer el criterio de adjudicación.

Reunido el comité mencionado con el Sr. Sánchez, se acordaron los siguientes elementos de valoración.

1. IMPORTANCIA DE LA EMPRESA (15 %), identificándose para este elemento los siguientes criterios:

• La experiencia de la empresa (25 %).
• La experiencia del empleado (15 %).
• La dimensión de la empresa (5 %)
• La opinión de otros usuarios (5 %)
• La cifra de facturación (10 %).
• El volumen de facturación con la empresa (10 %).
• Comportamiento derivado de casos anteriores (30 %)

1. LA IMPORTANCIA DE LA OFERTA TÉCNICA (25 %), refiriéndose ésta a los siguientes elementos:

• Experiencia en la fabricación del producto demandado (30 %)
• Control del proyecto (35 %)
•  Know how que nos aporta (20 %)
• Know how que aportamos (15 %)

1. EL NIVEL DE SEGURIDAD Y GARANTÍA DEL PRODUCTO (25 %). Aquí se diferenciaron los siguientes criterios de valoración:

• Seguridad de funcionamiento (30 %)

• Tiempo de garantía de piezas y reparación.
• Horas sin averías.

• Formación empleados (15 %)

• Nº de empleados formados.
• Duración total período de formación.
• Duración formación empresa compradora.
• Duración formación en empresa vendedora.

• Seguridad de mantenimiento (25 %)

• Tiempo de duración del mantenimiento gratuito.
• Capacidad de respuesta ante averías (Tiempo de reacción)

• Control de calidad (20 %)
• Abusos de información (10 %)

1. EL APARTADO ECONÓMICO (35 %). Se distinguían aquí:

• Precio (70 %)
• Costes de mantenimiento (30 %)

Obtenida esta información, el Sr. Sánchez, antes de solicitar las ofertas, confeccionó también el siguiente método de calificación de cada criterio de valoración:

• La experiencia de la empresa: se calificaría entre 4 y 1 punto por orden de antigüedad.
• La experiencia del empleado: Mucha experiencia y reciclaje continuo (4 puntos); Mucha experiencia y sin reciclaje  (3 puntos); Normal y con reciclaje (2 puntos); Normal y sin reciclaje (1  punto); Poca experiencia (0 puntos)
• La dimensión de la empresa: Grande (4 puntos); pequeña y mediana (2 puntos).
• La opinión de otros usuarios: Muy buena (4 puntos); buena (3 puntos); Regular (2 puntos); Mala (0 puntos).
• La cifra de facturación: el proveedor de mayor cifra de facturación (4 puntos); el resto se obtiene la puntación de forma proporcional, en relación con el de máxima puntuación.
• El volumen de facturación con la empresa: Mismo criterio que el anterior, calificando como un punto si no se ha tenido ninguna relación.
• Comportamiento derivado de casos anteriores: Muy buena (4 puntos); Buena (3 puntos); Regular (2 puntos); si no se ha tenido ninguna relación comercial (1 punto); Mala (0 puntos).
• Experiencia en la fabricación del producto demandado: se puntúa en función del número de máquinas fabricadas iguales a la demandada. El proveedor con mayor número obtiene los 4 puntos, el resto se califica proporcionalmente en relación con el de máxima puntuación.
• Control del proyecto: Existente y valido (4 puntos); poco significativo (2 puntos) e inexistente  o no mencionado(0 puntos)
•  Know how que nos aporta o adaptación a nuestras exigencias: Aporta (4 puntos); no aporta (0 puntos)
• Know how que aportamos: Debemos aportar (-4 puntos); No debemos aportar (4 puntos).
• Seguridad de funcionamiento. Se tienen en cuenta los siguientes conceptos:

• Tiempo de garantía de piezas y reparación: en función de los años de garantía. El proveedor que ofrece más años (4 puntos); el resto obtienen una puntuación proporcional en función del anterior.
• Horas sin averías: en función del número de horas de trabajo sin averías. Mismo sistema que para el apartado anterior.

La puntuación global del criterio “Seguridad de funcionamiento” será la media de la puntuación obtenida en los dos subcriterios analizados.

• Formación empleados. Se tienen en cuenta los siguientes conceptos:

• Nº de empleados formados: El proveedor que ofrece formación para mayor número de empleados (4 puntos); el resto obtienen una puntuación proporcional en función del anterior.
• Duración total período de formación: El proveedor que ofrece más tiempo de formación (4 puntos); el resto obtienen una puntuación proporcional en función del anterior.
• Duración formación empresa compradora: El proveedor que ofrece más tiempo de formación (4 puntos); el resto obtienen una puntuación proporcional en función del anterior.
• Duración formación en empresa vendedora: El proveedor que ofrece más tiempo de formación (3 puntos); el resto obtienen una puntuación proporcional en función del anterior.

La puntuación global del criterio “Formación de empleados” resultará de la media de la puntuación obtenida en los cuatro subcriterios analizados.

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