CATALOGO DE CUENTAS. Importancia

El catálogo de cuentas es una lista ordenada de las cuentas, según la clasificación en los estados financieros (activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos), que son requeridas para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes.

Objetivo

• Limitar errores de clasificación
• Herramienta para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones
• Sirve de guía para la preparación de los Estados Financieros así como para el Presupuesto
• Manejo de fácil de las cuentas, en caso de llevar la contabilidad por sistemas contables

Importancia

La contabilidad a través de un proceso de captación, mide, clasifica, registra y resume las operaciones de la empresa, por lo tanto la clasificación que se realice deben ser de manera uniforme.

Por lo tanto, con un catálogo adecuado se mantendría un orden y una identificación más ágil de las operaciones, para lo cual se debe agrupar por su naturaleza..

Elaboración de un catálogo de cuentas

La estructura básica de un catálogo de cuentas, se integra por tres niveles:

• Rubro, es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran el Balance General y el Estado de Resultado (activo corriente, activo no corriente, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, patrimonio, ingresos y egresos)

• Cuenta, es el nombre que se le da a cada uno de los conceptos que integran los rubros (caja, bancos, mobiliario y equipo, cuentas por pagar, capital, ventas, salarios, etc..)

• En algunos casos utilizan subcuentas, que son el detalle específico de una cuenta por ejemplo Office Depot o Universal que podrían ser subcuentas de proveedores.

Clasificación

Se puede clasificar de diferentes formas:

1. Sistema decimal, tomando como base del 0 al 9
2. Sistema numérico, asignando números según el orden
3. Sistema nemotécnico, emplea letras que representan característica especiales de las cuentas: A (activo) C (Corriente) C (Caja) = ACC
4. Sisma alfabético: se asignan letras del alfabeto para clasificar las cuentas
5. Sistema combinado, son una combinación de dos o mas de las anteriores.

Para identificar mejor las cuentas se definen 5 niveles, (utilizaremos el sistema numérico):

Nivel 1        1.                  Activos

Nivel 2        1.1                  Activo Corriente

Nivel 3        1.1.1                Bancos

Nivel 4        1.1.1.1        Banco de Costa Rica

Nivel 5        1.1.1.1.1        Cuenta en colones

El catálogo de cuenta debe ser conocido por el departamento contable debido a que son los responsables de la confección de los informes financieros, también debe ser conocido por el Gerente de la empresa para su correcta interpretación para toma de decisiones.

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