CONTABILIDAD EN SEGOCIOS

MANEJO DE ARCHIVOS Y CARPETAS

Un archivo es un elemento que contiene información, como texto, imágenes o música. Cuando se abre, el archivo puede tener un aspecto muy parecido al de una fotografía o un documento de texto de los que puede encontrar en cualquier escritorio o archivador. En el equipo, los archivos se representan mediante iconos; así resulta más sencillo reconocer un tipo de archivo con solo ver el icono. En la imagen se muestran algunos de los iconos de archivo más habituales.

Una carpeta es un contenedor que sirve para almacenar archivos y carpetas. Imagine que tiene una infinidad de papeles encima de la mesa: sería prácticamente imposible encontrar uno en concreto cuando lo necesite. Por este motivo, los archivos en papel se suelen almacenar en archivadores. Las carpetas de un equipo funcionan exactamente del mismo modo En la imagen se muestran algunos iconos de carpeta típicos.

En las carpetas también se pueden almacenar otras carpetas. Una carpeta dentro de una carpeta normalmente se denomina subcarpeta. Puede crear cuantas subcarpetas desee y cada una de ellas puede contener cuantos archivos y subcarpetas extra necesite.

1. Crear

Para crear una carpeta, primero hay que situarse en el lugar donde deseamos crearla, luego hacer clic en el botón Nueva carpeta de la Barra de Herramientas.

Podremos observar una nueva carpeta que tiene como nombre Nueva Carpeta, este es el nombre que Windows les aplica por defecto a las carpetas que creamos, en el caso de encontrar otra carpeta con ese nombre la llamará Nueva Carpeta (2), Nueva Carpeta (3), así sucesivamente.

El nombre de la carpeta se puede cambiar. Cuando la creamos vemos el nombre en azul y en estado de edición, eso significa que podemos escribir directamente su nombre. Para aceptar el nuevo nombre o el propuesto por Windows, podemos hacer clic sobre la ventana, en cualquier parte excepto en la nueva carpeta o pulsar las teclas ESC o ENTRAR.

Otra forma de crear una carpeta es situarse en el lugar que se quiere crear la carpeta y pulsar el botón derecho del ratón, se abrirá un menú contextual, elegir la opción Nuevo y luego la opción Carpeta, tal y como se ve en esta imagen.

Esta opción es muy útil, porque nos permite crear carpetas cuando la barra de herramientas no está disponible, por ejemplo, en los cuadros de diálogo Guardar en ciertas aplicaciones.

Si utilizamos el menú contextual para crear una nueva carpeta, veremos que las opciones de Nuevo son varias: acceso directo, documento de texto, etc. Esta también puede ser una forma rápida de crear un documento sin tener que abrir la aplicación, crearlo y guardarlo

2. Buscar

Para buscar archivos o carpetas podemos utilizar el cuadro de búsqueda del Explorador de Windows. Recuerda que se encuentra en la parte superior derecha:

La forma de realizar una búsqueda es la siguiente:

1. Situarnos en la carpeta que contenga la información a buscar. Por ejemplo, en la biblioteca de imágenes para buscar en su contenido, incluidas las subcarpetas.

2. Hacer clic en el cuadro de búsqueda para indicar que vamos a escribir en él.

3. Escribir el nombre del archivo que buscamos.

El primer paso es situarnos en la carpeta adecuada, esto es importante porque cuando realizamos una búsqueda mediante esta caja sólo se busca en la carpeta en que estamos situados y en sus subcarpetas. Es decir, si estamos en la biblioteca música y buscamos un archivo de la biblioteca imágenes, no lo encontrará. En cambio, si la biblioteca música tiene 30 carpetas con canciones en su interior, sí que podría encontrar en ellas el título que hayamos indicado.

Los resultados de la búsqueda aparecerán en la lista de archivos del Explorador, y por lo tanto las operaciones que podemos realizar sobre estos archivos o carpetas resultado de una búsqueda son las mismas que sobre cualquier otra carpeta o archivo del Explorador. Si observamos la ventana del Explorador apreciamos que:

• En la barra de direcciones nos indica que los archivos que estamos visualizando son el resultado de una búsqueda.

• En el cuadro de búsqueda nos aparece una opción para Agregar un filtro de búsqueda, además de un historial de las últimas búsquedas realizadas, si hemos realizado alguna. Para borrar un elemento del historial sólo tenemos que pasar el cursor del ratón ella y pulsar la tecla SUPR.

• El panel de detalles nos muestra el número de elementos que se han encontrado.

• La zona de lista de archivos que muestra el resultado nos ofrece la posibilidad de Buscar de nuevo en distintos lugares o de personalizar la ubicación.

• Y desde la barra de herramientas podemos ver el botón Guardar búsqueda.

• Cuando no estamos buscando se muestra una lupa en el cuadro de búsqueda, pero cuando escribimos en él, la imagen cambia por una pequeña cruz. Para cerrar una búsqueda y por lo tanto hacer que los resultados obtenidos desaparezcan debemos hacer clic sobre la cruz.

3. Copiar, Cortar, Pegar y Mover

Al copiar un elemento, lo que estamos haciendo es duplicarlo, crear una copia de él, en otra ubicación o en la misma.

Para hacerlo debemos:

• Copiar el original: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre el elemento que queremos copiar, se desplegará el menú contextual y elegimos la opción Copiar. También podemos hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + C. No apreciaremos nada a simple vista, pero la copia ya se ha realizado.

• Pegarlo en el lugar deseado: Buscamos la carpeta donde queramos ubicar la copia que hemos realizado (o creamos una carpeta nueva). La abrimos y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la superficie de la ventana, en el menú contextual pulsamos la opción Pegar. Las teclas rápidas serían Ctrl + V.

Si la carpeta de destino es la misma que la de origen, el elemento se renombrará como Nombre original - copia.

Para cortar, seguimos los pasos que hemos empleado para copiar, pero con la opción Cortar.

• Cortar el original: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre el elemento que queremos cortar, se desplegará el menú contextual y elegimos la opción Cortar. También podemos hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + X. Apreciaremos que el icono del archivo o carpeta que estamos cortando se atenúa, pierde brillo y color.

• Pegarlo en el lugar deseado: Buscamos la carpeta donde queramos ubicar el archivo cortado (o creamos una carpeta nueva). La abrimos y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la superficie de la ventana, en el menú contextual

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