CUADRO COMPARAIVO |
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO EMPRESA PUBLICA EMPRESA PRIVADA |
COMPONENES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO |
PDVSA DIVISION BOYACA- BARINAS |
PEÑA PASTA, PIPPO, FP |
PLANIFICACIÓN | - Ausencia del buen desarrollo de las funciones del proceso administrativo de forma integral a nivel local
- Desmotivación del personal a causa del desgaste laboral (algunos alegaron bajos sueldos laborales), la desorganización para llevar acabo algunos procesos.
| - En esta etapa se establecen los objetivos organizacionales que son requeridos en la empresa así como la misión, la visión, políticas, procedimientos, programas y un presupuesto general.
- Se cuenta con normas generales del servicio, área de preparaciones previas, así mismo de cocina , distribución y de área de lavado de vajillas, como también de despensa, normas específicas de la recepción de alimentos, de manipulación e higiene de los alimentos en los diferentes procesos, bacteriológicas, de seguridad, de mantenimiento de los equipos.
- Por otro lado se planifica mediante determinación de debilidades, fortalezas oportunidades y amenazas en un ambiente de incertidumbre, de cambios vertiginosos, además de la inseguridad jurídica que se vive.
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ORGANIZACIÓN | - Carencia por la falta de información o información incompleta, los malos procedimientos.
- Ausencia del buen desarrollo de las funciones del proceso administrativo de forma integral a nivel local.
- Se corroboró igualmente la desmotivación del personal a causa del desgaste laboral (algunos alegaron bajos sueldos laborales), la desorganización para llevar acabo algunos procesos.
| - Se establece conforme a las necesidades permanente:
- El plan de trabajo en cada puesto es una herramienta útil en la organización ya que facilita el adiestramiento del personal
- Cantidad del personal que labora,
- Tipo de personal
que labora Femenino y Masculino - Tipo de personal
- Esto implica asignar a cada persona el tipo apropiado de trabajo, de acuerdo con su habilidad, y una cantidad de trabajo que pueda desempeñar con una diligencia razonable.
- Horario del personal
- Tiempo de trabajo del
Personal por día. - La etapa de organización se cumple satisfactoriamente, permitiendo así que los objetivos trazados en la planificación sean alcanzados.
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DIRECCIÓN | - Falta de líneas claras de dirección y delegación de funciones.
- Se destaca la identificación y conocimiento del personal respecto a la filosofía, misión, visión y objetivos de la filial y su voluntad de cambio para mejorar los procesos administrativos.
- Se recalca asimismo la falta de conocimiento en planificación y organización.
- Poco conocimiento del presupuesto asignado a nivel local y de las normativas legales.
| - Cuenta con los siguientes
aspectos: - Motivación, Comunicación,
- Liderazgo.
- Toma de decisiones y coordinación.
Las motivaciones de personal no son suficientes. Sin embargo Se establece una buena comunicación, esta se da de manera vertical y personal. - Por otro lado la dirección de esta empresa y su departamento recae sobre una persona. el administrador
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CONTROL | - Vulnerabilidad en los lapsos de elaboración y entrega de los procesos de contratación.
| - Se establecen funciones claras, estas deben ser realizadas en forma estricta de tal manera que se logren los objetivos propuestos.
- Se evalúan y supervisa el rol que debe seguir cada trabajador,
- También supervisamos al personal a diario.
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APLICABILIDAD DE COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO | EMPRESA PUBLICA PDVSA DIVISION BOYACA- BARINAS | EMPRESA PRIVADA PEÑA PASTA PIPPO, F.P |
Hardware | - Representan los componentes físicos y tangibles; la Empresa Pdvsa División Boyacá cuenta con Dispositivos de entrada como:
- teclados, ratón y dispositivos de salida:
impresoras, monitores, computadoras tanto de escritorio como laptops, servidores y sistemas centrales los que a través de la Gerencia de Automatización, Informática y Telecomunicaciones (AIT) la cual es la encargada de regir, proveer y mantener los servicios, soluciones integrales de estas tecnologías de automatización, información y comunicaciones de la corporación.
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- Constituye las partes físicas que están formadas por el ordenador, que realiza el procesamiento de la información de la misma forma esta sujetado a la suma de dispositivos que facilitan la entrada de datos y la salida de los resultados.
- Los dispositivos de entrada utilizados en el Departamento administrativo: el ratón y códigos de barra.
- Entre los dispositivos de salida más usados son: las pantallas y la impresora.
- El hardware nos ayuda a optimizar el tiempo de trabajo, reducir el esfuerzo y aprovechar al máximo todos los recursos. A través este componente se introduce datos al sistema del pc mediante comandos del teclado numéricos y alfanuméricos en las actividades que se ejecutan en este departamento.
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Software |
- En Pdvsa están los paquetes de software de productividad y software para aplicaciones de negocios, administración de la cadena de suministro y administración de recursos de información.
- Uno de los Software administrativos más común usado en Pdvsa se conoce como sistema SAP PR/3 el cual sirve para integrar toda la información de la corporación y poder responder de esta forma a la necesidad de consolidación que exige la competitividad de los mercados de hidrocarburos a nivel mundial.
- La implementación en PDVSA del sistema SAP se basó en una estrategia común con la idea de estandarizar a toda la industria en el manejo de su información. Las áreas funcionales de SAP implantadas fueron Finanzas (Tesorería, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Contabilidad de Costos), Manejo de Materiales, Control de Calidad, Ventas, Recursos Humanos (incluyendo Nómina), Planificación de Producción
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- Peña Pasta Pippo, F.P utiliza el software administrativo. Esta herramienta permite planificar, organizar y controlar el proceso administrativo de nuestra empresa proporcionándonos información real y veraz de los gastos, costos y venta, consultas de evolución de las ventas, cuentas por cobrar, facturas de pago entre otros.
- Una de las grandes ventajas que ofrece el software es el empleo rápido y correcto de grandes cantidades de datos que luego se transforman en información muy veras para la toma de decisiones de corto, mediano o largo plazo en cuanto al crecimiento de nuestro trabajo.
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Redes |
- Incluyen los medios de telecomunicaciones necesarios para proporcionar acceso a Internet y para redes privadas como intranets
| - Estas plataformas ofrecen estadísticas y datos que se pueden analizar y, por otro, porque es posible estudiar el comportamiento de los usuarios y descubrir sus intereses.
- Además son grandes aliados, nos apoya a restablecer las ventas, ayudándonos a ser visibles en Internet y optimizando relación con los clientes.
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BASES DE DATOS | - Complementan los sistemas de información, por lo que conforman los datos operativos a los que acceden los programas de aplicación destinados para tal fin.
- La automatización facilita las actividades y funciones de un archivo, en atención al tipo de procesamiento de datos, las tareas archivísticas basadas en ordenadores permitan la realización de la gestión documental, transferencia, catalogación, indización, gestión de usuarios así como establecer nuevos mecanismos de recuperación de información. Por hacer mención a otro programa de uso muy frecuente internamente dentro de los procesos administrativos de Pdvsa, se encuentra Data Laing maprex sistema que permite almacenar y llevar un inventario de los materiales, equipos y fuerza labor utilizados para la elaboración de volumetrías en los procesos de contratación
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- En nuestro departamento se utiliza bases de datos en exel el cual están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
- Es una herramienta que podemos utilizar para gestionar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de que podamos encontrar los datos de manera fácil
- proporciona la fiabilidad de la información almacenada.
- Seguridad de acceso y auditoría.
- Respaldo y recuperación.
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