Caso de Estudio Downtown Clinic

CASO DE ESTUDIO

LA DOWNTOWN CLINIC

El personal médico de la Downtown Clinic quiere aprovechar las ventajas de la instalación de un sistema de cómputo para mejorar la atención a los pacientes y la administración de la oficina médica. Abrumados por el creciente papeleo y por la enorme carga de casos de pacientes, los médicos buscan la forma de reducir los aspectos administrativos de la clínica y tener más tiempo para sus enfermos. Y además desean disponer de más información acerca de ellos.

La clínica lleva un expediente de cada paciente, que contiene su nombre y dirección, lo mismo que información descriptiva como su historial médico y alergias. También incluye un expediente de cada visita del paciente, los servicios que se le dieron y el diagnóstico médico correspondiente. Códigos numéricos de cuatro dígitos se introducen como parte del tratamiento médico y del diagnóstico. Los códigos son los mismos en toda la profesión médica.

Un sistema individual de cuentas por cobrar se conserva actualmente en tarjetas de archivo, con una tarjeta para cada familia. Siempre que el miembro de una familia visita la clínica, las cuentas de los servicios prestados se introducen en la tarjeta con una especificación que indica qué miembro de la familia fue atendido.

También la información concerniente a los pagos se asienta en la tarjeta de archivo de cuentas por cobrar. En todos los casos, se incluye un código que indica si el pago hecho por la persona responsable de la cuenta se realiza en el momento del servicio o bien por correo durante el mes. A menudo los pagos se reciben a través de las compañías de seguros que han vendido pólizas al individuo o familia. Siempre se pone una nota para indicar cuánto se recibe el pago de un seguro.

Las cuentas se suman y se sacan los saldos al final del mes. También se preparan estados de cuenta y se envían por correo a los pacientes que tienen un saldo acreedor al final del mes. Actualmente se trata de un proceso manual: los miembros del personal de la oficina teclean nombre, dirección tipo de servicio e información sobre el saldo en un estado estándar de cuenta.

Los médicos quieren mejorar la eficacia  de las actividades descritas referentes a la administración de la oficina médica. Y además están muy interesados en aumentar la información con que cuentan respecto al tratamiento y diagnóstico. Por ejemplo, desean conocer la frecuencia con que se lleva a cabo cada terapia (y quién la realiza) al mes. La información sobre la investigación médica (por ejemplo, el número de personas que padecen ciertas enfermedades) es cada vez más decisivo en medicina clínica; es importante para contratar a más médicos con diversas especialidades, así como para identificar la necesidad de más instalaciones o para saber si es necesario tener varios medicamentos en la clínica.

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