Caso práctico: no todas las implementaciones son exitosas

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DIEGO BUITRON

CASO PRACTICO:  NO TODAS LAS IMPLEMENTACIONES SON EXITOSAS

Desarrollo caso Práctico

¿Cuáles fueron las razones por las cuales fracaso la implementación del ERP en Coco?  

El proceso de implementación de un ERP representa una de las tomas de decisiones más importantes en una Empresa por todo lo que representa en su elección, proceso, ejecución y puesta en marcha. Esta va más allá del simple hecho de ser un proyecto más que le corresponde al departamento de TI.

La ejecución de este proyecto va a suponer a la empresa que durante un periodo de tiempo vaya a experimentar un cambio trascendental en todo su sistema de planificación y trabajo.

La implementación de un ERP se establece en 7 etapas las cuales cuentan con competencias muy específicas para ser desarrolladas en cada fase:

Planificación,

Consultoría y Análisis,

Parametrización,

Migración,

Formación,

Arranque,

Seguimiento(1)

Al analizar el caso se puede establecer que Coco tuvo errores en las 3 primeras Etapas de implementación

1. https://www.actiobp.com/etapas-de-un-proceso-de-implantacion-erp/   “Actio Procesos y Tecnología  2017”

PLANIFICACION

Se cometió errores como iniciar el proyecto en el momento de salir del proceso masivo de ventas, esto provoca que la empresa ponga más atención a querer saber cómo le fue a la empresa que en implementar un nuevo ERP; siempre se recomienda planificar el inicio de una implementación en los periodos de menor demanda para poder concentrar todo el trabajo en la implementación.

Adicional los directivos no toman en cuenta las recomendaciones del Líder del proyecto e imponen tiempos de implementación demasiado cortos, que hace que las personas que llevan el proyecto sacrifiquen tareas como pruebas, capacitaciones que son muy importantes para la implementación para cumplir los tiempos establecidos.

“Planificar es administrar los insumos y actividades disponibles estableciendo las prioridades de manera organizada y enfocada en la máxima calidad de los resultados”

CONSULTORIA Y ANALISIS

Al imponer un tiempo corto de implementación y tomar un enfoque estratosférico, los responsables de receptar y realizar el análisis de las funcionalidades que necesita tu empresa, solo tomaran los aspectos más críticos y de manera superficial dejando fuera del análisis aspectos como por ejemplo la funcionalidad que ahora requiere la Empresa, la falta de conocimiento de los responsables de la implementación, encamina a una mala implementación del sistema ERP 

PARAMETRIZACION

La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar el ERP y adaptarlo a las necesidades de la empresa y los flujos de trabajo en base al modelo de negocio actual y de nuevos requerimientos en el futuro. Y un error clásico es imponer plazos muy cortos a pesar de lo aconsejado para este tipo de proyectos

¿Qué soluciones le daría a Coco para que no vuelva a suceder lo que ha pasado?

El resultado de la mala implementación debe tomarse como lecciones aprendidas y se debe partir desde ahí para lograr los beneficios que se pretendía tener con la implementación de un sistema ERP.

Para ello se debe tomar acciones correctivas, aprovechar de los trabajos que si se desarrollaron de manera correcta y restructurar nuevamente el proyecto con el fin de que la inversión sea lo más baja posible y con resultados específicos.

• Es necesario replantear el proyecto planificando de manera correcta y en los tiempos necesarios para la implementación del proyecto.
• Iniciar la implementación del proyecto en un periodo del Año donde la demanda de los productos sea baja para que no impacte de manera negativa los posibles fallos de información.

• Implementar KPI de medición de avance del proyecto con el fin de que estos les den a los directivos la información para la toma de decisiones y dar solución a inconvenientes que se puedan presentar
• Implementar un cronograma de capacitación a los colaboradores de la empresa con el fin de que todos estén al tanto del proyecto y su funcionalidad.
• Formar un equipo de implementación que esté compuesto por los responsables de las diferentes áreas funcionales que se verán afectadas por la incorporación del nuevo ERP
• Todos los colaboradores deben participar en las fases de prueba, con el fin de plantear todos los escenarios posibles para identificar inconsistencias errores o trabas para que los mismos sean solucionados y que el aplicativo tenga un trabajo eficiente cuando el mismo este en producción.
• Mantener en funcionamiento el sistema anterior en conjunto con el nuevo, implementando un cronograma de migración controlada.
• Analizar la variación en los resultados obtenidos en el ERP frente a la realidad productiva de la compañía.

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Ejempló de Caso exitoso en implementación ERP.

Hormel Foods posee más de 50 marcas icónicas, como Dinty Moore, Planters Peanuts, SPAM y Skippy Peanut Butter, Esta adquición y unión con varias empresas implico para el grupo la adquisición de múltiples de sistemas de TI inconexos que cada empresa manejaba y que no interactuaban bien juntos esto implicaba que todos estos sistemas No nos ofrecían una visión clara del rendimiento de la empresa, eran difíciles de mantener y se habían convertido en un lastre para el grupo.

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