Clase sobre la dirección y toma de decisiones.

c.        Modelar y ejemplificar procesos para la ejecución posterior del FODA y del Plan Estratégico de la compañía. Los procesos generalmente contemplan la identificación, documentación y análisis de la siguiente información: a.        Definición de procesos, subprocesos e indicadores de productividad y competitividad asociados b.        Simbología y técnicas para documentar y analizar procesos de negocio c.        Proceso, subproceso y tareas (de ventas o recursos humanos por ejemplo)

A. Definición de procesos, subprocesos e indicadores de productividad y competitividad asociados

Lo siguiente es definir los procesos, subprocesos e indicadores de productividad y competitividad, el manual en el cual estarán constituidas los procesos y subprocesos deben tener las especificaciones de las personas y las políticas que integran la organización, para que así las personas puedan entender  la aplicación de los documentados que se plasman. Algo importante es que quede una base estandarizada para que así los proveedores, autoridades entre otras personas puedan entender de manera mas fácil y clara lo que hace la empresa, así como sus procesos utilizados en ella.

Existen dos opciones en la cual  pueden ser documentados los procesos:

1- Por ciclo de vida del proceso administrativo o el modelo administrativo de negocios (MAN) los cuales son:

• Planeación: una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella.
• Organización: es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.
• Dirección: es guiar a un grupo de individuos para lograr los objetivos de la empresa.
• Control: para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

2-Por área de negocio (segmentos identificables y distintivos del entorno con el que una empresa hace o puede hacer negocio):

• Administración
• Ventas-Comercial
• Operaciones-Producción
• Recursos humanos-Desarrollo humano-capital humano

El subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica para cumplir un propósito.

Para la planeación, el subproceso es la creación de la empresa, donde se analiza una oportunidad de negocio, examina la viabilidad de la futura empresa, y desarrolla todos los procedimientos y estrategias necesarias para convertirla en una oportunidad de negocio en un proyecto empresarial concreto. Para la etapa de la organización, el subproceso es la planeación de recursos humanos, la cual es una técnica para determinar en forma sistemática la demanda de empleados que tendrá una organización. El siguiente subproceso de dirección es por ejemplo, la responsabilidad social, que es el compromiso por parte de las empresas, de las preocupaciones sociales y ambientales en sus operaciones comerciales y en sus relaciones, y por último el control, donde el subproceso es la auditoria, que es la revisión analítica total de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño.

B. Simbología y técnicas para documentar y analizar procesos de negocio

Un proceso es una manera sistemática o claramente definida para alcanzar un fin, la cual debe evaluarse como un circuito continuo, donde al terminar cada etapa se continúa con la planificación de la siguiente. Existen diversas técnicas para analizar, documentar y rediseñar procesos de negocio, las cuales sirven para que todos los trabajadores, directivos o auditores entiendan el proceso. Para documentar son los siguientes:

1-Modelacion de procesos. Existe una gran variedad de técnicas enfocadas al modelado de procesos donde las más utilizadas se enfocan, de una forma estática, al flujo secuencial de acciones (actividades) o información. El modelado estático describe las organizaciones en términos de sus procesos con la utilización de diferentes técnicas diagramáticas. Estas técnicas tienen un soporte por medio de herramientas de software útiles para que el la persona realice los modelos. La mayoría de las técnicas diagramáticas, contienen la descripción del proceso con una representación gráfica por medio de cajas, flechas, líneas y otros, mostrando las actividades y los objetivos del proceso organizacional.

• IDEF (por sus siglas en ingles Integrated Definition Method). Esta es una técnica que representa el proceso como una serie de actividades en forma de caja, la cual está definida sus entradas, salidas, controles y mecanismos indicadas por medio de flechas. Además de que direccionan el proceso, dan seguimiento al control y proporciona  comportamientos para el proceso.
• Diagrama de flujo. Es una representación gráfica de un proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, y a la vez se observa como los puntos o flechas de decisión afectan el flujo del proceso. La simbología que se utilizan son: Óvalo: Inicio y Final (que es el abre y cierre del diagrama). Rectángulo: Actividad (representa la ejecución de una o más actividades). Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión). Círculo: Es un conector (representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento). Triángulo boca abajo: archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). Triángulo boca arriba: archivo temporal (Proporciona un tiempo para guardar el documento).
• Diagrama Rol Actividad (RAD por sus siglas en inglés Rol Activity Diagrams). Este diagrama está representado por roles que son las personas de un trabajo, las actividades son los elementos de las personas e interacciones las cuales permiten la información de los roles o personas.

2-Otra técnica es la simulación de procesos mediante software, lo cual son una herramienta eficaz y efectiva para el análisis, la síntesis y la optimización de proceso, lo que ayuda proponer las diferentes alternativas para resolver retos grandes.

• Por ejemplo: Tecnomatix Process Simulate permite prácticamente validar por adelantado los conceptos de ensamblaje al inicio de la producción.

Para analizar los procesos se debe evaluar cada proceso en las siguientes características:

• Los subprocesos son los que componen el proceso de cada área clave de negocio (Administrar, vender, controlar, etc.)
• Las fuentes de información externa e interna que alimentan el proceso
• Los cálculos de proceso de datos que sufre la información principal
• Reportes que generan esos cálculos  de proceso
• Hacia dónde va el destino de la información, ya sea interna o externa.
• La relación especifica del subproceso  con el plan operativo y estratégico de la empresa
• Indicadores de desempeño del subproceso proceso
• Políticas del subproceso
• Procedimiento
• Las personas responsables en el desempeño de dicho subproceso

c) Proceso, subproceso y tareas (de ventas o recursos humanos por ejemplo)

El proceso que se va tomar es el de Ventas, y los subprocesos son: investigación de mercado, que es la recopilación y el análisis de información, en lo que respecta al mundo de la empresa y del mercado, realizados de forma sistemática, para poder tomar decisiones con respecto al producto. El segundo es el diseño de producto, es crucial para la estabilidad de la mayoría de las empresas, es el proceso de crear nuevos productos para ser vendidos por una empresa, en la cual el proceso de diseño sigue una serie de pautas involucrando tres principales secciones: Análisis, conceptualización y síntesis. Después llega la publicidad, que es la divulgación de anuncios de carácter comercial para atraer a posibles compradores, usuarios o espectadores a través de diversos medios de comunicación. En seguida sigue la cotización donde se establece un precio al producto. El quinto es las ventas y facturación, la venta es el cambio del producto por dinero y donde la facturación es la operación de compra-venta de venta, es un instrumento que sirve como constancia para el vendedor y para el comprador de la operación realizada. Describe en ella lo que se ha comprado y por ende vendido, y el precio pagado. Luego está la atención al cliente, servicio que prestan y proporcionan las empresas a sus clientes para comunicarse directamente con ellos para manifestar reclamos, sugerencias, etc. Por último está la cobranza, donde se hace efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra.

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