Clasificación de la correspondencia La carta comercial

Desarrollo

1. La correspondencia

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, fax, catálogos, folletos, etc. En las empresas se dice que la correspondencia es el alma del comercio y la industria. La transmisión rápida, rápida y eficiente de la información escrita es una actividad de mucha importancia en cualquier empresa. Actualmente, muchas de las correspondencias, tanto privada y comercial como oficial, se efectúa a través del método tradicional de correo postal o de servicio privado; también se envía a través del fax, aunque se ha incrementado aceleradamente la utilización del correo electrónico (e-mail) por redes de computación.

• Clasificación de la correspondencia

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2. La carta comercial

Es la comunicación escrita que surge del trato que los comerciantes tienen entre si sobre asuntos de comercio. En ella se plantean situaciones relacionadas con las operaciones comerciales propias de una empresa, como ofertas de productos, promociones de ventas, envíos de mercancía, cobros, reclamos, devoluciones, pedidos, relaciones públicas y cualquier otra información derivada de la actividad comercial.

• Cualidades de la carta comercial

? El estilo: es la manera de escribir el mensaje, es decir, la forma de expresar los pensamientos; existen diversos estilos para expresar por escrito las ideas: el literario, el científico, el comercial, el social, el familiar, etc. El estilo de la carta comercial es su aplicación a la escritura de la misma; abarca el formato, la gramática y el empleo de las palabras.

? La ética: es fundamental porque sin ella la correspondencia comercial jamás podrá conseguir la buena voluntad. Sin moral nunca podrá obtener este factor, que es vital en todo negocio o empresa.

? La estética: es el arte de la belleza; en la correspondencia se refiere al buen gusto en la presentación, es decir, a la distribución adecuada de los elementos que conforman la carta, a la calidad del papel usado, a la limpieza y nitidez de la impresión, al buen uso del lenguaje en ortografía y sintaxis.

? La psicología de la correspondencia: desempeña un papel fundamental en la correspondencia comercial moderna: ayuda a la mejor comprensión de los problemas que, naturalmente, se representa en el campo de la actividad comercial y, en consecuencia, facilita la forma de reaccionar ante las diversas situaciones o problemas.

? La práctica continua: en la redacción comercial: sumada al estudio de la psicología general y aplicada, favorece al ejecutivo o gerente para hacer el mejor uso de esta técnica, contribuyendo así de manera eficaz a obtener, por media una atmosfera de buena impresión, de comprensión y confianza, lo que en comercio se llama buena voluntad.

• Elementos fundamentales de la carta comercial.

• Estructura de la carta comercial

• Estilos de presentación de la carta comercial

Las cartas se deben escribir de la manera más atractiva posible. Para esto se encuentra con cuatro estilos o formas diferentes de presentación:

? El bloque extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo, y después de cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

? El bloque: es un estilo muy parecido al bloque extremo; la diferencia consiste en que las líneas de la fecha, de la despedida, de la antefirma de la firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

? El semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más empleados en el comercio. este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo empieza con una sangría de cinco a diez espacios.

? El sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera lleva una sangría de cinco espacios en la relación con la anterior. De igual manera se hace con la despedida, la antefirma, la firma impresa y el título del firmante.

• Normas de puntuación de la carta comercial

Existen tres normas de puntuación:

? puntuación abierta: no emplea signos de puntuación después de la línea de fecha, destinatario y dirección, saludo, despedida y firma.

? puntuación cerrada: se distingue por las siguientes características:

*se escribe un punto al final de la línea de la fecha.

*se emplea coma después de cada línea del destinatario.

*se emplean dos puntos

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