Comunicaciones efectivas

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INDICE

          Contenido                                                                Pág.

1. Introducción                                                                           2
2. Tema                                                                                   3
3. Descripción del Departamento o sección                                   3
4. Descripción del problema y sus consecuencias                           5
5. Descripción de la propuesta de cambio                                   6
6. Descripción de los beneficios que se pueden lograr                 

implementando la propuesta                                                   7  

1. Plan de Implementación de la Propuesta (Gantt)                          8
2. Conclusiones                                                                          9

1. Introducción

"Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros... Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros."

Es por ello que debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es un componente esencial para el éxito de la organización.

La comunicación no tan sólo es interpersonal, de persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a comunicación intergrupal, intragrupal, organizacional y externa.

Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder desempeñarnos en cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organización.

Hoy en día vivimos el mundo de la velocidad de la comunicación en lo personal y profesional.  Para el logro de los objetivos en las ventas, antes se comentaba que la empresa más grande absorbe a la empresa más chica, pero la realidad es que la empresa más veloz es la que gana mercado a la empresa lenta, un factor muy importante es la velocidad de la comunicación interna efectiva.

En tal sentido, hemos preparado este trabajo aplicativo tomando como base nuestro entorno de trabajo en METSO. Esperando desde ya que este trabajo cumpla con vuestras expectativas y agradecemos la oportunidad bridada por nuestro profesor para el ejecución del mismo.

El Grupo.

1. Tema

“Planeación de la Comunicación”

Según lo explicado en clase, abarca lo siguiente:

• ¿Qué se quiere lograr? 🡪 Objetivo.
• ¿Quién lo va a escuchar?.
• ¿Cómo la haremos?.
• ¿Cuándo será oportuno?.
• ¿Dónde será adecuado?.

1. Descripción del Departamento o sección

El área de VENTAS con el área de soporte LOGÍSTICA.

Metso es una empresa transnacional, fabricante de equipos, repuestos para la Minería, proveedora de Servicios especializados. Cuanta con un gran equipo de Ventas que identifica las oportunidades y prepara propuestas económicas y técnicas capaces de satisfacer las necesidades y requerimientos de nuestros clientes, para este fin, requiere del servicio del área de Logística para conseguir de ellos lo siguiente:

• Precios ICP o intercompany de las diferentes fábricas de Metso alrededor del mundo.
• Provisión de insumos o propuestas de sub-proveedores de insumos específicos.
• Confirmaciones de disponibilidad y stocks.
• Tiempos de entrega fiables.
• Atención de pedidos y respuestas rápidas.

1. Descripción del problema y sus consecuencias

El área de ventas percibe de Logísticas los siguientes problemas:

• Demora en respuestas a los requerimientos
• Desconocimiento técnico de los productos o solicitudes de cotización.
• Desconocimiento del parque o oportunidades del mercado de proveedores.
• Muchos colaboradores nuevos en el área. Rotación permanente que no es comunicada.
• Falta de procedimiento para la solicitud de cotización.
• Seguimiento a los proveedores de los pedidos.
• Falta de sensibilidad con las necesidades de la operación.
• Falta de seguimiento exhaustivo del itinerario del traslado desde la fábrica hasta la mina.

    Todo esto trae como consecuencia en el área de Ventas:

• Demora en la atención de los pedidos de nuestros clientes.
• Disminución del nivel de servicio.
• Perdida de competitividad.
• Molestia para el cliente por la demora en la atención de sus propuestas.

1. Descripción de la propuesta de cambio

• Comunicar los objetivos organizaciones del área de ventas al team de Logística.
• Comunicar y plasmar en una presentación, los problemas detectados para elaborar planes de acción.
• Capacitar al personal de logística, una capacitación acerca de nuestros productos.
• Programa de reuniones periódicas de seguimiento.
• Implementar la propuesta de cambio de inmediato.  

1. Descripción de los beneficios que se pueden lograr implementando la propuesta

La implementación de un Planeamiento de comunicación entre el área de Ventas y Logística en METSO, traería los siguientes beneficios:

1. Influye de forma directa y clara en la gestión del día a día ,

        en los resultados finales de la organización.

1. Optimiza procesos internos ya que satisface las necesidades propias del área de Ventas de la empresa y contribuye a alcanzar sus objetivos.
2. Ayuda a difundir la política y los valores de la organización.
3. Reduce la conflictividad y mejora el clima laboral.
4. Permite que las personas se sientan más involucradas en su trabajo y aumenta su motivación personal.
5. Aumenta la confianza de los colabores, a los que se les permite preguntar, discutir, opinar y exponer sus argumentos de forma abierta y cómoda.
6. Incrementa la satisfacción de los trabajadores y su grado de compromiso e implicación con la empresa.
7. Estimula la escucha activa entre los diferentes equipos y la dirección.
8. Impulsa la cultura de la organización: todos los trabajadores se reconocen con sus valores, normas, creencias y objetivos.
9. Promueve las buenas relaciones entre los colaboradores: se evitan problemas de territorialidad. Si los colaboradores se sienten inseguros, pueden volverse recelosos de sus compañeros y no compartir información.
10. Se genera un sentimiento de unidad, de que las opiniones y las ideas de los trabajadores son escuchadas y valoradas, de que todos trabajan para llegar a una misma meta.
11. Mejora, en definitiva, la efectividad de la empresa.
12. Coherencia, gestión del tiempo y recursos.

1. Plan de Implementación de la Propuesta (Gantt)

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1. Conclusiones

Luego del desarrollo de nuestro trabajo, podemos considerar que la comunicación, antes que todo, es una actitud de apertura al otro, que implica disponibilidad generosa para compartir, es decir para dar y recibir.

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