Conciliacion Bancaria Y Manejo De Efectivo

MANEJO DE EFECTIVO Y CONCILIACION BANCARIA

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

¿Qué es el manejo de efectivo?

Este es un término de negocios que se refiere a la colecta, concentración y desembolso de efectivo. La administración del flujo de efectivo en un negocio es extremadamente importante para los gerentes que cuidan sus cuentas y balances. Cuando una obligación de una persona o empresa deja de pagarse, esa empresa puede ir a la banca rota. A esto se le llama insolvencia y es una de las principales razones por las que compañías van a la banca rota en el mercado de los negocios de hoy. Por lo tanto, es de suma importancia estar atento al flujo de efectivo que entra y sale en un negocio así como a nivel personal.

El manejo del efectivo puede ser el primer paso crucial para nuevos negocios así como para los que están en marcha. Debilidades en el manejo del efectivo puede causar problemas que debilitan a una compañía, tales como problemas para obtener fondos para expansión, empleo de personal calificado o el pago de gastos inesperados. Gastos en los negocios y problemas son parte de la vida en todo negocio y deben ser manejados con cuidado para que el negocio no fracase. El adecuado manejo del efectivo es muy importante para mantener un negocio en marcha y eficientemente. Siempre debe haber suficiente efectivo para cubrir cualquier margen de error que pueda y que seguramente ocurrirá en algún momento. El gerente de negocios exitoso se apega al presupuesto, presta atención a la facturación y cobro y mantiene en mente metas realistas. De esta manera el manejo del efectivo se convierte en una herramienta muy efectiva para el negocio exitoso.

Controles

La definición de Conciliación Bancaria es la comparación entre las cifras que tienen las cuentas de la contabilidad con las cifras que aparecen en los estados de cuenta del banco. Para que una conciliación bancaria esté correcta, el balance en los libros de contabilidad debe ser igual al balance en el estado de cuenta bancario de una persona o compañía. Esto no incluye artículos que no tengan que ver con el estado de cuenta bancario.

El balance en sus libros para dinero en efectivo puede que nunca sea igual al balance en su estado de cuenta bancario. Esto se debe a depósitos pendiente, retiros recientes pero no registrados aún y a errores de su parte o de su banco. Incluso compras automáticas vía bancos, puede ser que no se registren de inmediato, como también ocurre con compras hechas usando tarjetas de débito.

El propósito de la conciliación bancaria es dar la oportunidad a compañías e individuos para que puedan encontrar discrepancias entre sus estados de cuenta bancarios y los registros contables. En tiempos pasados, cuando las cuentas se llevaban manualmente, era muy importante revisar las cuentas periódicamente para asegurarse que las cuentas estaban balanceadas. Era muy importante contar con un método confiable para hacer esta revisión. Hoy día es también importante ya que errores electrónicos pueden suceder, así como errores humanos.

Es aconsejable buscar cualquier protección posible cuando usted hace negocios con un banco. Aquí es cuando el Pago Efectivo entra en juego. Esta es una herramienta para detectar fraude, la que se ejecuta automáticamente desde el Departamento de Manejo de Efectivo en la mayoría de los bancos. Lo que hace es cotejar los cheques. Esto lo hace cotejando tres cosas: el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad. Estos se revisan contra una lista de cheques que han sido autorizados y emitidos para la compañía de antemano. Si los tres no concuerdan, el banco no pagara el cheque. Esto es especialmente importante para prevenir fraude y robo de identidad.

Para usar el Pago Efectivo, una compañía debe enviar un archivo de cheques que hayan sido girados cada día, esto para cada día en que se firmen cheques. Luego, cuando estos sean presentados al cobro en el banco se comparan contra una lista automatizada de cheques transmitidos. La información que se envía al banco incluye el número de cheque, la cantidad, el número de cuenta, la fecha de emisión y a veces el beneficiario. Si un cheque en particular no coincide con el archivo computarizado automáticamente se convierte en un artículo en exención. Seguidamente el banco enviara a su cliente una imagen del cheque exento quien a su vez lo revisara y decidirá si el banco deba pagarlo o simplemente regresarlo. Puede o no haber un cargo por parte del banco para usar este tipo de servicio.

Procedimiento contable previo para

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