Contabilidad y Finanzas Procedimiento Ingresos e Egresos de Dineros

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Area                                : Tesorería

Dependencia                : Contabilidad y Finanzas

Procedimiento                : Ingresos e Egresos de Dineros 

Los recursos financieros de la compañía se manejan es su totalidad a través de cuentas corrientes bancarias, por ende todo ingreso o egreso de dinero, cualquiera sea su concepto deberá ser registrada en la cuenta contable asignada para esa cuenta corriente bancaria  y se deberá emitir su correspondiente comprobante de ingresos o egreso  respectivo, respaldándolos con la  documentación correspondiente.

Procedimientos de Ingresos

Para realizar el registro de un ingreso de dinero se debe considerar lo siguiente:

1.- Todos los cheques que reciba el tesorero deben ser girados a nombre de “Embalajes Puerto Montt S.A”., nominativos y cruzados, en caso contrario en tesorero procederá de inmediato a darle esta condición.

2.- Si el tesorero recibe efectivo por cualquier concepto ( pago de clientes, devolución de saldos de fondos por rendir, saldos de pago de sueldos, etc. ), se deberá depositar de inmediato a la cuenta corriente.

3.- En el caso que los clientes depositen directamente a la cuenta corriente, el tesorero deberá confirmar de inmediato  la procedencia de este  y solicitar un documento de respaldo.

4.- Una vez recepcionado el efectivo o  documento o verificado el deposito directo, se deberá generar un comprobante de ingresos,  adjuntándole  la  documentación de respaldo. Estos deberán estar debidamente firmados.

4.- Se deberá Utilizar un timbre de cancelado para el pago de las facturas de los clientes, el cual deberá contener el N° de ingreso, el N° del documento, la fecha del pago.

5.- El tesorero será el responsable de dar correcto manejo y custodia de los fondos y documentos en cartera.

Procedimientos de Egresos

Para realizar cualquier pago se debe considerar lo siguiente:

1.- verificar que existe la documentación y que esta cumple con todos los requisitos exigidos por  el departamento de adquisiciones o de recursos humanos ( orden de compra, factura, boleta de honorarios, liquidaciones de sueldo, finiquitos).

2.- Todo pago debe efectuarse mediante cheques, los cuales deben girarce nominativos y cruzados, salvo excepciones, cuando la  beneficiario no maneje cuenta corriente bancaria, en tal caso solo se girara nominativo. En ningún caso se deberá emitir al portador.

3.- Al momento de girar un cheque se debe emitir el correspondiente comprobante de egreso detallado y  definitivo, el cual deberá ser firmado por todas las partes que intervienen ( Tesorero, Gerente de Finanzas, Gerente General  y la persona que retira el documento).

4.- Se deberá Utilizar un timbre de cancelado para el pago, el cual deberá contener el N° de egreso, el N° del cheque, el banco,  la fecha del pago.

5.- Se debe sacar fotocopia de todos los cheques emitidos y adjuntarlos al comprobante de egreso.

6.- Los egresos por fondos fijos y fondos por rendir tienen que estar respaldado por la autorización por escrita del jefe directo de quien  lo solicita. En ningún caso se deberá sacar un nuevo fondo por rendir, si tiene una fondo pendiente por rendir. El tesorero deberá exigir la rendición de fondos en un plazo no mayor a dos días de utilizado el dinero.

7.- Cuando el beneficiario extravíe un cheque, el tesorero podrá emitir  uno nuevo, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos;

• Que el beneficiario presente por escrito la denuncia del extravío.
• Se compruebe que el documento no aparece pagado por el banco en la cartola.
• Que exista la autorización del gerente de administración y Finanzas.

• Se  haya dado orden de no pago, con todas sus formalidades.
• Que el beneficiario constituya una garantía a satisfacción de tesorero o sus superiores, para responder por cancelado con posterioridad  por el banco.

8.-  Los cheques girados por tesorería anulados se deben recortar en la parte del numero y serie del documento y pegarlos al talonario de cheques. Estos últimos una vez utilizados se deberán guardar ordenadamente para una posible consulta.

9.-  Cuando ocurrieran perdidas de cheques en blanco o emitidos, el tesorero informara de inmediato a su superior  y al banco, a este ultimo solicitara orden de no pago y procederá a cumplir con todas las formalidades de rigor, para evitar su mal utilización.

10.-El tesorero solicitara los talonarios de cheques, cuando quede en el interior un mínimo de  35 cheques. inmediatamente de haber recibido el talonario deberá verificar que no falte ningún cheque.

11.- Esta prohibido utilizar el efectivo recaudado para cambiar cheques a empleados cualquiera sea su categoría. Así como utilizar el efectivo destinado al pago de un propósito en particular  para otro fin, si este no es utilizado inicialmente, se deberá depositar de inmediato.

Medidas de Seguridad De la Información

1.- Se deberá llevar al día el libro auxiliar banco, y realizar conciliaciones bancarias semanales.

2.- Verificar semanalmente la conservación de los títulos y valores en la caja fuerte.

3.- Verificar semanalmente que los comprobantes de ingresos y egresos estén correlativamente archivados.

4.- Realizar Arqueos periódicos de fondo fijo.

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De                Patricio Maureira Maureira, Contador General

Para                Jaime de la Cruz,  Rodolfo bravo, Jorge Gilgado, Luis Reyes, Rodrigo Gonzalez.

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