Contratos Proveedores

La contratación de proveedores por parte de una empresa puede suponer el éxito o fracaso de la actividad que desarrolla. Es fundamental contar con un grupo de distribuidores que cumplan las exigencias de tiempo, calidad y costos, minimizando los riesgos potenciales. El objetivo final es obtener unos resultados óptimos en la gestión de compras y aprovisionamiento de materias primas y servicios. La clave para una contratación de proveedores adecuados es establecer un proceso de selección eficiente, transparente y justa. Al seleccionar a los proveedores preferidos de este modo, se tendrá la confianza de haber seleccionado a los mejores proveedores para la empresa, junto con una base legal sólida para gestionar su desempeño.

CUESTIONARIO

1. Defina, con tus propias palabras, el concepto de contratación de proveedores.

Los proveedores son clave en la elaboración de productos de calidad y en el desarrollo de una cadena de suministro sustentable. El proceso de contratación de proveedores para la adquisición de productos suele comenzar con la búsqueda de los mismos, es decir, hay que buscar proveedores que ofrezcan el producto que la empresa precisa. Lo más habitual es proceder a contratar a aquellos proveedores que la empresa ya ha contratado con anterioridad. Las empresas cuentan con bases de datos donde registran la información relativa a todos sus proveedores habituales. Pero en ocasiones, las empresas pueden verse en la necesidad de acudir a buscar proveedores al mercado. Esta situación se da, sobre todo, en tres situaciones:

 Cuando la empresa inicia su actividad

 Cuando la empresa quiere dejar de contratar, por el motivo que sea, con su proveedor habitual.

 Cuando se quiere aumentar la cartera de proveedores para aumentar, así, el poder de negociación con ellos.

El proceso de contratación de proveedores comienza con la búsqueda de información de aquellos proveedores que suministran el producto, bien o servicio, que la empresa necesita adquirir. Una vez localizados, la empresa debe seleccionar un número adecuado de los mismos para solicitarles información como condiciones económicas, técnicas, servicios postventas, catálogos, entre otros, y llevar a cabo la evaluación, selección y contratación final del proveedor al que comprar.

2. Identifica y explica los procesos clave relacionados con la provisión.

Los procesos claves relacionados con la provisión son:

1. Detección de necesidades de material, equipos o servicios y solicitud de aprobación de presupuestos. Es la necesidad de compra de un material, equipo o servicio por parte de cualquier persona de la organización.

2. Realizar el seguimiento a proveedores. Es la búsqueda de los proveedores que coinciden con lo que la empresa está necesitando.

3. Realizar la evaluación de los proveedores en relación con el Gerente y el responsable de calidad y recoge los resultados de la evaluación en la ficha de proveedor. Es la comprobación de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la empresa. Esto se divide en dos fases diferenciales cada una con su correspondiente finalidad:

• Evaluación Inicial: Se da la aprobación inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales.

• Seguimiento continúo de proveedores: Se desarrolla una comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados.

Para la aprobación de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de servicios), indicando los números de las órdenes de compra o servicios contratados en el formato “Lista de proveedores”. Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasará a un formato “Lista de proveedores aceptados”. Los criterios de selección y valoración que se han realizado es para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Además cada proveedor aceptado tendrá su ficha de proveedor donde estará indicado la siguiente información:

• Datos del proveedor

• Producto/servicio suministrado

• Observaciones

• Requisitos exigibles

• Tipo de proveedor

• Período de validez de evaluación

• Forma de evaluación

• Visto bueno del gerente

• Reclasificación del proveedor

En caso de rechazo del proveedor se indicará en la ficha del proveedor el motivo y alcance del rechazo habiendo determinado previamente qué se considera incidencia grave y qué inaceptable, según el procedimiento de la empresa.

4. Conservar los registros relativos a la evaluación de los proveedores

5. Realizar el análisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos en las correspondientes hojas de seguimiento.

6. Emitir los informes correspondientes a la evaluación y seguimiento de proveedores.

7. Comunicación al proveedor seleccionado.

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