Control De Inventarios

1. Introducción

ALMACENs son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los ALMACENs comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los ALMACENs en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del ALMACEN por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el ALMACEN constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los ALMACENs en una empresa, métodos, sistema y control. En contabilidad, el término ALMACEN significa una existencia de bienes con propósitos específicos según la naturaleza de la empresa. En una empresa industrial, de las que se encargan de procesar la materia prima

para elaborar un nuevo producto, se manejan tres tipos de ALMACENs:

1. ALMACEN de materia prima: es el valor del conjunto de los materiales primarios que la empresa utiliza para la elaboración de sus productos. Ejemplo, pulpa de madera para la elaboración de papel, fibras para la elaboración de textiles, productos agropecuarios para la conservación de alimentos enlatados, etc.

2. ALMACEN de productos en proceso: es el valor de los productos que están en la cadena de producción, pero que no ha concluido su elaboración.

3. ALMACEN de productos terminados: se refiere al valor de los productos ya elaborados disponibles en el almacén.

En una empresa comercial, de las que se dedican a la compra y venta de productos, el ALMACEN se refiere al valor de sus mercancías destinadas para la venta.

Las operaciones de compra-venta de mercancías constituyen las transacciones de mayor actividad en un negocio de ventas al detalle o al por mayor. Las ventas representan la fuente principal de ingresos. En la determinación del ingreso neto, el costo de la mercancía vendida representa la deducción principal de las ventas. Además, una gran parte de los recursos de una empresa comercial están invertidos en ALMACEN de mercancías; con frecuencia, éste es el mayor renglón de los activos circulantes en ese tipo de empresa.

Determinar el monto del ALMACEN tanto en cantidad y costos es de suma importancia para calcular la utilidad bruta en ventas durante un período. El valor de

las mercancías existentes al cierre del período económico se denomina ALMACEN final, y formará parte del activo circulante en el balance general.

Cuando se adquieren mercancías con el fin de revenderlas, la compra se registra al precio de factura. El precio de compra incluye los gastos de fletes pagados por el comprador, los seguros que amparan la mercancía en tránsito y otros gastos inherentes a las compras.

Se conocen varios métodos mediante los cuales el contador puede determinar el valor de las mercancías existentes al concluir el período contable. La selección del método es importante, por cuanto el valor del ALMACEN final incide sobre el costo de la mercancía vendida y la utilidad en ventas que se presenta en el estado de ganancias y pérdidas.

2. Métodos de Valuación de ALMACENs

En el sistema de ALMACEN permanente existen varios métodos para calcular el monto de los ALMACENs, los más usados son: el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS); el de últimas entradas, primeras salidas (UEPS), el método de precio promedio.

Las empresas que utilizan este sistema de ALMACEN llevan el control de la circulación de sus mercancías, en unas tarjetas previamente elaboradas para tal fin. El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables

requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario, monto.

Se destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota el nombre de éste, así como su código que es el número de referencia asignado; también se escribe en ella el lugar de ubicación que le corresponde a ese artículo en el almacén; la casilla de unidad se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: bulto, caja, juego, estuche, gruesa, docena, galón, kilo, etc.; mínimo, para señalar la cantidad menor del artículo en existencia con la cual se pueden servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes; máximo, señala la cantidad mayor de ese artículo que debe existir sin sacrificar espacio en el almacén ni abultar innecesariamente la inversión; proveedores, lugar para anotar el nombre y dirección del proveedor del artículo; fecha, columna para anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación; comprobante, espacio para registrar el número del comprobante que respalda la operación realizada; cantidades, sección que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las entradas, la segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia remanente después de cada operación; precio unitario, sección con dos columnas: en la primera se anota el precio unitario de las entradas y en la

segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia; monto, sección que comprende tres columnas, en el debe se registran el costo de las unidades que entran, en el haber se asienta el costo de las unidades que salen según el método empleado, en la columna de saldo se anota el costo remanente del movimiento y representa el costo de la existencia de ese artículo. A continuación se inserta un modelo de una ficha de control de existencias de mercancía con la estructura descrita

3. Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Con este método se supone que las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las más recientes adquisiciones,

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