Control Presupuestal

Control presupuestal.

Representa por una parte la integración de todos y cada uno de los presupuestos que deban regir la marcha administrativa de un negocio y, por otra parte, un continuo ajuste de los gastos a los ingresos, o sea, que en todo tiempo el gasto debe ajustarse al ingreso.

El control presupuestal no es una suma de partes independientes, cualquiera de las cuales pudiera eliminarse a voluntad. Es un sistema totalmente integrado que no puede dividirse, ni se puede omitir ninguna de sus partes, sin contrariar las razones más importantes de su existencia.

Integración del control presupuestal.

Existe integración presupuestal en una entidad industrial, cuando se tienen los presupuestos siguientes:

1. De ventas

2. De gastos o erogaciones

a) De costos de producción

• Materiales básicos

• Mano de obra directa

• Gastos de fabricación

b) De costos de distribución

• Gastos de venta

• Gastos de administración

• Gastos financieros

c) De compras de materiales

• Básicos

• Accesorios

d) De sueldos y salarios

e) De inventarios

• Productos terminados

• Materiales básicos

• Materiales accesorios

f) De costos de ventas

3. De caja o financiero

4. De gastos o erogaciones de capital

Los dos primeros presupuestos son base del ¨Presupuesto de Pérdidas y Ganancias¨; con la combinación de los cuatro grupos se forma el ¨Balance General Presupuestal¨ y el ¨Presupuesto de Origen y Aplicación de Recursos¨.

Ventajas del Control Presupuestal

1º Ayuda a fijar la responsabilidad a cada función de la empresa, precisamente donde corresponde.

2º Debido a su carácter coordinador, hace que todos los departamentos de la empresa colaboren para alcanzar los objetivos generales fijados por el presupuesto

3º Es el objetivo de todos los departamentos de la negociación. El presupuesto es el medio para comprobar la eficiencia de los resultados.

4º Evita el desperdicio, en el sentido de que limita los gastos a los máximos especificados.

5º Regula los gastos proyectados, dentro de los límites del ingreso.

6º Señala el uso más económico del capital de la empresa, toda vez que los planes elaborados antes del presupuesto tienen como objetivo la máxima eficiencia.

7º Exige que el director estudie el mercado, los productos, los métodos de fabricación y precisar los medios más idóneos para aumentar la producción.

8º Sirve de advertencia oportuna contra cualquier optimismo irracional que pudiera conducir a una expansión exagerada de ciertas funciones o divisiones de la empresa.

9º Ayuda a determinar el efecto de la política de ventas, política de producción y la política financiera de la empresa

10º Hace posible analizar las diferencias entre estimaciones y resultados.

Preparación y administración del control presupuestal.

El planeamiento, la coordinación de las actividades de una empresa y el control de las operaciones, son todas funciones propias de la dirección o la gerencia. Cuando estas funciones combinan en un sistema de control presupuestario, el presupuesto se convierte en una herramienta de dirección... por lo tanto es una función de la dirección general la preparación de los presupuestos, pero al no poderla desarrollar en forma directa por sus propias ocupaciones, delega tal trabajo en el departamento de contabilidad o en un organismo creado para el efecto, llamado ¨comité de presupuestos¨ integrado por dirigentes que tienen a su cargo las principales funciones de la empresa, como por ejemplo: tesorero, contralor, gerente de ventas, gerente de compras, jefe de personal, superintendente de producción, etc., designándose entre ellos un directos de presupuestos que será el coordinador de todos los trabajos presupuestales.

Presupuesto de ventas.

Siempre han sido consideradas las ventas como una aventura especulativa sujeta a la destreza o suerte del encargado de las mismas. Esta idea se ha ido descartando paulatinamente porque se han podido encontrar procedimientos que sirven de base para lograr una previsión más o menos acertada de las ventas, obteniéndose a través de varios años de experiencia situaciones generales e incluso particulares, que pueden servir para predeterminar las posibles ventas.

Ha sido posible determinar la localización de factores tanto de carácter interno como externo que han marcado procedimientos para calcular el presupuesto de venta; son lo siguientes:

a. Factores específicos

b. Fuerzas de fuerzas económicas generales

c. Factor de influencia administrativa

Los factores específicos de ventas se dividen a su vez en:

1º Factores de ajuste.

2º Factores de cambio.

3º Factores corrientes de crecimiento

Factores de ajuste: Son los que tienen que ver con los acontecimientos accidentales y posiblemente no recurrentes, que operaron en el medio, para estimar cuales hubieran sido las ventas de no haberse presentado esos factores. Estos factores a su vez, son subdivididos en:

• Factores de ajuste de efecto perjudicial: son aquellos que influyeron negativamente en las ventas de ejercicio anterior y que deberán tomarse en cuenta para presupuestar los ingresos del siguiente ejercicio. Ejemplo: incendios que paralicen la fabrica, una huelga, etc.

• Factores de ajuste de efectos saludables: son aquellos que beneficiaran los volúmenes de venta del ejercicio anterior y que seguramente no volverán a repetirse en el próximo ejercicio; ejemplo: contratos especiales de venta, falta de competencia del producto, etc.

Factores de cambio: Ofrecen un medio para estimar el volumen a que pueden llegar las ventas si se introdujeron ciertos cambios tales como:

• Cambios en el producto: rediseño, cambio de material, cambio de presentación, etc.

• Cambios en el método de producción: mejorando instalaciones, adaptando un programa de producción, etc.

• Cambios en el mercado: este tiene como objeto el estudio de los cambios de moda, cambio de población, cambios en la actividad económica,

...