Control Presupuestal

El control presupuestal facilita la toma

de decisiones oportunas en cuanto al

rumbo que debe seguir la empresa,

ayudándole en gran parte a la función

financiera, ya que la empresa puede

saber anticipadamente cuándo y cuánto

dinero necesitará , permitiendo recurrir

a las fuentes de financiamiento que

convengan más y salgan más baratas, sin

tener que aceptar lo que le ofrezcan por

tomarla desprevenida.

Por otra parte, el control presupuestal

busca el trabajo armónico de todos, es

decir, la coordinación de todas las

funciones de la empresa en un esfuerzo

común, logrando así una mayor

eficiencia con el mínimo esfuerzo, como

se menciona en la definición anterior.

Podemos concluir diciendo que los

propósitos básicos del control

presupuestal son:

- Planear: Determinar el rumbo que van

a seguir las operaciones de la empresa

para lograr el máximo rendimiento.

- Coordinar. Elaborar un plan para

seguir el camino escogido.

- Motivar: Dar un objetivo, que es el

presupuesto, para que el personal de la

empresa cumpla con su cometido.

A) Estudio Preliminar .

Hemos dicho que es indispensable que

los presupuestos obedezcan a un sistema,

porque de ello surgirá una mayor

compresión en la planeación del control

presupuestal.

Del conjunto presupuestario surge un

plan financiero que abarca todas las

operaciones de la entidad, y representa

el conjunto de presupuestos que

contribuyen al fin utilitario de la

empresa.

Durante el proceso de implantación del

sistema de control presupuestal es

importante que se tomen muy en cuenta

las indicaciones señaladas por cada

departamento, puesto que ello

manifiesta que ha habido coordinación,

cooperación y confianza entre los

miembros de cada área en el desarrollo

de las actividades de la empresa.

La planeación, como ya vimos

anteriormente, juega un papel

preponderante para implantar un

correcto control presupuestal, por lo que

debe ponerse en práctica principiando

por precisar detalladamente los pasos o

etapas a seguir, al tiempo que se

establece el período que abarcará el

presupuesto.

Considerando la estructura del negocio

se formulará un estudio preliminar de

las diferentes alternativas que serán

discutidas por los directivos de la

empresa o el Consejo de Administración,

tomando en cuenta algunas

consideraciones básicas que deben

atenderse en un sistema de presupuestos,

a las cuales se hará referencia

posteriormente.

Otro punto importante en este estudio es

la coordinación del control presupuestal.

Como ya se vio antes, una persona o un

comité puede llevar a cabo esta función.

En sí, la labor del director será

esencialmente de coordinación y

educación, y para ello requerirá de

personal para diseñar procedimientos

que permitan obtener toda la

información de otros departamentos y

haga la investigación y evaluación de

desviaciones en la marcha de la

empresa.

La labor educativa juega un papel

relevante puesto que se persigue que los

integrantes de los diversos niveles

directivos conozcan el sistema de control

presupuestal y tengan confianza en sus

resultados.

Otro aspecto que se debe cuidar es la

revisión de políticas de la empresa, las

cuales deben ser conocidas por todos los

miembros de la misma. Se debe tener

muy presente que todas ellas se expidan

por escrito y sean conservadas por los

funcionarios encargados de aplicarlas.

Además, es importante que se cuente con

un manual de contabilidad que facilite la

recolección de información cntable de

acuerdo con ciertos fines, los cuales

deben coincidir con los fines del control

presupuestal. ,

Por último, el director del presupuesto y

sus subordinados deben preparar los

datos que consideren necesarios para

cada división y para la gerencia. Los

informes gráficos son de gran ayuda

para que los altos funcionarios puedan

seguir la marcha de las operaciones con

facilidad, pero para que realmente sean

útiles deben contener información de los

años anteriores, datos reales y del

presupuesto.

B) Implantación del Sistema.

Una vez realizado el estudio preliminar,

el segundo paso es la implantación del

sistema de control presupuestal. Son

muchas las dificultades que pueden

presentarse en algunos casos, por lo que

se sugiere la conveniencia de hacer una

implantación preliminar antes de la

definitiva.

En principio, el director del presupuesto

somete los resultados de su estudio

preliminar junto con sus

recomendaciones a la consideración del

consejo de administración y a los jefes

de cada división, quienes en su caso

toman resoluciones tales como el período

financiero, organización de cursos de

capacitación, y todas las que consideren

necesarias, además de aprobar los

informes y reportes propuestos. El

director del presupuesto, como

coordinador, debe establecer el tiempo

oportuno para la preparación del plan

financiero.

C) Manual del Control Presupuestal

Es muy importante que se cuente con un

manual, a fin de dar uniformidad a la

tarea y coordinar las actividades de

todas las personas encargadas de la

preparación y ejecución de los

presupuestos.

El propósito esencial del manual es

definir responsabilidades y limites de

autoridad de todas las personas que

tienen que ver con los presupuestos. Su

fin secundario es mostrar la forma y

procedimientos que deben seguirse en la

preparación de los distintos presupuestos

que integran el plan financiero.

Considerando que el manual se elabora

para cubrir las necesidades de cada

empresa en particular, debe contener

detalles específicos de procedimientos y

prácticas inherentes al negocio

respectivo, incluyendo:

- Objetivos y propósito del control

presupuestal

- Predicciones y supuestos básicos.

- Definiciones de términos.

- Período que abarcará el

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