¿Cuál es la función de un administrador en una organización?

¿Cuál es la función de un administrador en una organización?

La función de un administrador depende de la compañía en la que trabaja. Sin embargo, habilidades generales deben de existir que apliquen a la mayoría de los administradores en varias organizaciones. Uno de los deberes principales de un administrador es asegurar que la organización opere con eficiencia. Esto requiere que tenga un grupo de características para que pueda administrar a diferentes personas y situaciones dentro de la organización. Las habilidades específicas, esenciales para un administrador efectivo, incluyen buena comunicación y que sea organizado.

Planificación y organización

En las organizaciones, un administrador ejecuta planes a corto y a largo plazo que establecen un grupo claro de objetivos que ayuden a la organización a llegar a donde lo tiene planeado. Para que el administrador tenga éxito al implementar estos planes, debe entender el cómo, el cuándo y el quién del plan. Además de planear, un administrador ofrece eficiencia a través de la organización. Esta organización permite al administrador coordinar esfuerzos del negocio para lograr uno o un grupo de metas colectivamente.

Dirección

Después de planear y organizar, el administrador debe establecer la dirección de otros en la organización seguirán. Dirigir a las personas dentro de la empresa para lograr un grupo común de metas requiere la combinación de recursos y un sistema efectivo de soporte. Un administrador debe contar con habilidades interpersonales para que pueda manejar las diversas personalidades que existen en una empresa. Además, un administrador efectivo usará las capacidades de los miembros para hacer que el plan tenga éxito. Esto incluye delegar la autoridad, la responsabilidad y el control a otros miembros de supervisión.

Personal

Otro deber importante del administrador es el que involucra contar con el personal adecuado en la organización. Esto requiere un completo conocimiento de la organización y lo que ésta necesita. El administrador debe coordinar con recursos humanos y otros departamentos dentro de la empresa. Los administradores por lo general desean tener una participación activa en el reclutamiento y selección de nuevos individuos para la organización. Después de contratar personal, el administrador debe valorar activamente el progreso de los nuevos empleados.

Enlace

Un administrador efectivo es el enlace entre la dirección y el personal. Al relacionar ambas partes, un administrador puede encontrar soluciones que cumplirán con las demandas tanto de la administración como del personal. Esto puede ayudar a lograr en la organización un ambiente positivo libre de muchos problemas y conflictos. El administrador debe administrar la información, el desarrollo y las expectativas de cada uno dentro de la organización y hacer necesarias las correcciones para beneficiar a la organización.

Las funciones del Ejecutivo-Administrador conforma el denominado ciclo administrativo.

Planeación.- Formular objetivos y determinar medios para alcanzarlos.
Organización.- Diseñar el trabajo, asignar los recursos y coordinar las actividades.
Dirección.- Asignar personas responsables, dirigir las actividades, motivarlas, liderarlas y comunicarlas.
Control.- Monitorear las actividades y corregir los desvíos.

Funciones de un administrador de empresas: Funciones interpersonales

1.     Representación

Se refiere las actividades legales, ceremoniales y simbólicas en nombre de la organización. Entre las principales actividades se encuentran:

• Firmar documentos oficiales.
• Recibirá clientes o compradores y acompañará visitantes oficiales.
• Presidir ciertas reuniones y ceremonias.

2. Líder

Esta es una de las funciones de un administrador de empresas, de la cual más se adolece. Se refiere a la interacción que tiene con los seguidores:

• Escuchar y entrenar.
• dar instrucciones y capacitar.
• evaluar el desempeño.

3.     Enlace

Se refiere a la interacción con personas externas la organización. Significa crear toda una red de contactos para fomentar las relaciones y obtener información y aceptación. Algunas de las actividades de la función de enlace son:

• Formar parte de comisiones.
• Asistir a reuniones de asociaciones profesionales o comerciales.
• Convocar y reunirse con personas para mantenerse comunicación.

Funciones de un administrador de empresas: Funciones informativas

4.     Supervisión

Los líderes desempeñan la función de supervisión cuando tienen información. La mayor parte de información se analiza para detectar problemas y oportunidades, y para entender sucesos externos que pueden afectar la organización. La información se puede llegar a recabar mediante acciones como:

• Lectura de memorandos, informes, publicaciones profesionales y comerciales, diarios, etc.
• Hablar con los demás, asistir a juntas.
• Observar. Visitar, por ejemplo, tiendas de la competencia para comparar productos, precios y procesos de negocios.

5.     Difusión

Corresponde a mantener informado al resto del personal:

• De manera oral ya sea a través de pláticas personales o reuniones de grupo.
• Por escrito, diente por electrónico, boletín, etcétera.

6.     Portavoz

Los líderes desempeñan esta función cuando rinden informes a personas externas. Los líderes cabildean y fungen como representantes de relaciones públicas de su área:

• Reunirse con el jefe para negociar presupuesto de área.
• Informar instituciones de gobierno estadístico de la empresa.

Funciones de un administrador de empresas: Funciones decisorias

7.     Emprendedor

En esta función, el líder innova e inicia mejoras. Aquí cabe señalar, que no es necesario tener un negocio para poder ser emprendedor. Aquí se involucra el saber escuchar, planear y ser creativo.

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