Cuentas

LA CUENTA

La cuenta es un medio contable con instrumentos de operación, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

Ejemplo:

Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “Caja”.

Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre tercero denominaremos la cuenta “Cuentas por cobrar”

Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada “Mobiliario”.

Los que debemos a tercero mediante facturas lo mantendremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por pagar”

La forma y el contenido de la cuenta varían de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones.

Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de dato dentro de una empresa.

1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).

2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones).

3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas de contabilidad.

4. Sistemas computarizados utilizados en empresas grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrónico de datos.

Sin embargo cualquiera que sea el método a utilizar toda “cuenta” presenta características comunes:

a.) En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.”.

b.) En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía.

c.) En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que a originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.

d.) En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta.

e.) En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que represente abono o crédito para la cuenta.

f.) En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono.

g.) En la columna de “folio” se presenta una referencia donde señalaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está registrando.

PARTES DE QUE CONSTA UNA CUENTA

TITULO: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc.

DEBE: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: “cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.

HABER: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice “abóneme a mi cuenta”; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.

SALDO: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en primer lugar en dos grandes grupos: Cuentas Reales y Cuentas Nominales

CUENTAS REALES: Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero llamado “Estado de Situación o Balance General

CUENTAS NOMINALES: Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio.

Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuentas de resultados. Conforman el estado financiero llamado Estado e Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas.

Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden.

CUENTAS MIXTAS: Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada esta formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.

CUENTAS DE ORDEN. Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo Per-contra.

CAJA Cuenta real de activo circulante. Refleja el dinero disponible en la empresa en un momento determinado, su saldo puede ser

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