DESCRIPCION DE PUESTO DE LA SECRETARIA DE LA UNSA

Universidad Nacional de San Agustín[pic 1]

FORMATO

 DESCRIPCION DE PUESTO

Elaboración: Primera versión

Clave: 109

Revisión: 1

1. IDENTIFICACION DEL PUESTO

1. Título del puesto                                      :           Secretaria General
2. Categoría ocupacional                            :           Secretaria I
3. Grupo ocupacional                                  :           Secretaria
4. Reporta a                                                  :            Rector
5. Le reportan                                               :            Secretaria Ejecutiva

                                Jefe de Unidad de Becas

                                Jefe de Unidad de Apoyo Técnico

                                Coordinador de Control y Vigilancia

                                Coordinador de Servicios Internacionales

                                Jefe de Departamento de

                                Promoción Internacional

1. RECTORIA

1. OBJETIVO

Coordinar, organizar, canalizar y atender el flujo de documentos y requerimientos de las distintas áreas, acorde a las normas y procedimientos internos sobre gestión documentaria, así como brindar apoyo administrativo al Directivo, con la finalidad de mantener fluidez en las labores de la unidad organizacional.

1. FUNCIONES

1. Recepcionar, numerar, registrar, tramitar y archivar los documentos, tanto internos como externos, que ingresan al Despacho por Tramite Documentario y que provienen de diferentes entidades u oficinas con la finalidad de que estos sean atendidos y asegurar su disponibilidad en el momento requerido.
2. Elaborar y organizar la agenda, así como realizar el seguimiento del cronograma de actividades a desarrollar por el directivo de la Universidad, con la finalidad de optimizar tiempos y recursos.
3. Elaborar los proyectos de comunicaciones escritas, informes, cuadros estadísticos y presentaciones de acuerdo a las instrucciones previstas, a fin de dar soporte en las actividades administrativas.
4. Preparar, ordenar y realizar el seguimiento de la documentación para la firma de Directivo, que se reciben de las diferentes oficinas, orientando sobre las gestiones y situaciones de documentos o expedientes que le corresponda, para asegurar que se cumpla con los plazos establecidos
5. Coordinar reuniones de trabajo y realizar las comunicaciones con las unidades involucradas, así como preparar la agenda de los temas a tratar, a fin de optimizar el tiempo.
6. Tomar dictado y realizar trabajos de procesamiento, digitación, impresión y fotocopiado de documentación encomendada.
7. Mantener actualizado los módulos de trámite,  documentos, notificaciones u otros que permita llevar el control respectivo.
8. Recepcionar, atender y derivar las comunicaciones telefónicas, correo electrónico, así como ejecutar llamadas, ya sean internas o externas para mantener una comunicación efectiva.
9. Clasificar y remitir la documentación generada por la Universidad a la  División de Archivo Central al cierre de año, de acuerdo a la normatividad vigente, adoptando las medidas de seguridad pertinentes para la conservación de la misma, con la finalidad de cumplir con los procedimientos Administrativos.
10. Solicitar y controlar los útiles de escritorio, materiales y mobiliarios de uso de la unidad organizacional y de aquellas áreas dependientes de esta, a fin de que cuentes con los recursos necesarios para el desarrollo de sus actividades.
11. Otras funciones inherentes al puesto que disponga el Directivo, a fin de coadyudar al desarrollo de las funciones del rectorado.