DIAGNOSTICO

0. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta visita de carácter investigativo a la empresa BICO INTERNACIONAL. El día 07 de Abril de 2011, cuyo principal objetivo se centró en reunir la información necesaria para llevar a cabo un diagnóstico acertado del estado actual del centro de distribución, en el presente informe se procede con el respectivo análisis, exposición y recomendaciones para mejorar su funcionamiento. Por lo tanto conforme al transcurso del mismo se describen los diferentes puntos positivos o negativos que posee actualmente el dicho centro, tanto en su medio ambiente interno como externo, partiendo de información recopilada visualmente y mediante pequeñas entrevistas o exposición de procesos y procedimientos rutinarios en el área de trabajo por parte de los funcionarios, con el objetivo de observar, analizar y entender el funcionamiento de un centro de distribución de clase mundial. De esta forma se logra llegar a varias conclusiones que permiten formular algunas estrategias con el propósito de mejorar de manera eficiente su operatividad, buscando que trasciendan en su plan operativo y ligadas de manera armoniosa a las estrategias y objetivos establecidos por la compañía.

En el desarrollo de la actividad mencionada, fue necesario tener en cuenta como son sus procesos a nivel macro, el talento humano, sus normas de seguridad, sus estrategias y la forma en que estos contribuyen a la operación.

Queremos mostrar algunas estrategias que permitan contrarrestar las debilidades que fueron observadas por el grupo y las cuales fueron sugeridas por cada uno de nosotros. Finalmente agradecemos a todas las personas que nos permitieron llegar a la empresa y nos brindaron su tiempo, conocimiento y experiencia, para poder realizar esta investigación.

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 Reseña Histórica

1.1.1 Empresa:

Hace cien años, el 29 de octubre de 1904, apareció en Cali el primer periódico El Día, un semanario de cuatro páginas impreso en una pequeña prensa Washington, fabricada por R. Hoe & Co. De Nueva York, adornada con los medallones de dos campeones de la libertad, George Washington y Benjamín Franklin, y distinguida con el número de serie 3873.

Esta modesta imprenta de tipos móviles había sido traída al Valle del Cauca en 1869 y ahora pertenecía a don Manuel Carvajal Valencia. La había instalado en un local del primer piso de la casa familiar en la carrera de San Nicolás, en donde funcionaba la Imprenta Comercial, establecimiento que fundó con sus dos hijos mayores, Alberto y Hernando Carvajal Borrero, y que con el tiempo llegaría a ser la empresa familiar multinacional que hoy conocemos: la Organización Carvajal y sus empresas filiales, una institución ahora centenaria con operaciones propias en 18 países y mercados más de 50 naciones de américa, Asia y Europa.

• El 23 de Abril de 1960 se funda Editorial norma, inicialmente para la producción de libros de texto y de interés general.

• En 1984 se inaugura una nueva planta de papelería norma.

• En 1886 se crean las divisiones de productos escolares norma y de suministros para oficina

• Desde 1986 comienza operaciones en el exterior.

1.1.2 Área

A partir del año 1978, el centro de distribución comenzó a funcionar donde opera actualmente con un negocio que se llamó papelería el cual copaba la parte escolar y de oficinas.

Con el crecimiento de las líneas, estas se abrieron en negocios aparte y se crearon los negocios de escolares (cuadernos y útiles) y la OFINORMA (productos de oficina) y DATACAR (insumos para impresoras).

Con el tiempo la gerencia se da cuenta que a pesar de que los negocios son muy grandes, la forma en que operan es muy similar y vuelven y los unen y se crea lo que se conoce como BICO INTERNACIONAL, el cual es conformado por las líneas escolares, oficinas y kiut. El área se llamaba CADE (Centro de Almacenamiento y despacho) y solo se almacenaba producto terminado.

Actualmente hay un solo centro de distribución (CEDI), en el cual se almacena materias primas y producto terminado y todo lo que tiene que ver con la parte editorial; en el mismo sitio se hacen despachos al exterior y la atención del inventario de la página WEB.

1.2 Aspectos actuales:

1.2.1 Servicios:

Atención a pedidos para clientes nacionales de productos de papelería, libros y textos. Atención de pedidos para el exterior de productos de papelería, libros y textos. Atención a clientes internos. Almacenamiento de materias primas para la planta de producción.

1.2.2 Clientes

1.2.2.1 Clientes internos

Atención a todas las áreas de la compañía como por ejemplo la planta de producción, mercadeo, área financiera, ventas.

1.2.2.2 Clientes externos

Atención a clientes de grandes superficies, librerías, grandes distribuidores, venta directa.

1.2.3 Ubicación

El centro de distribución de BICO, está ubicado en la calle 15 # 32- 234 en el barrio Acopi, de la ciudad de Yumbo, dentro del complejo industrial de Carvajal y cuenta con una extensión de 12000m2.

1.2.4 Problemática

Cuando hay sobreproducción de productos escolares, desborda la capacidad de almacenamiento del centro de producción y hace que todos los procesos relacionados con el despacho de los pedidos se vuelvan lento.

1.2.5 Proyectos

Implementar tecnología RFID, para manejo de inventario de materias primas.

2. DIAGNOSTICO

2.1 CONCLUSIONES DEL MEDIO AMBIENTE INTERNO

2.1.1 Fortalezas

• Sentido de Pertenencia: observamos que a nivel general todo el personal desde el operario hasta el director, sienten la empresa como si fuera suya.

Para la empresa esto es muy beneficiosa, ya que el personal trabaja con esmero, hace las cosas bien y esto a la larga representa beneficios para la empresa porque se mejoran los procesos y la calidad en los servicios prestados a los clientes internos y externos, visitantes y personal administrativo de otras áreas.

Seguir fortaleciendo los lazos entre la parte administrativa y operativa en la empresa.

• Estandarización de procesos: las personas conocen los procesos de tal manera que todos saben lo que tienen que hacer y si alguna persona falta por incapacidad u otro motivo, otra persona puede hacer la misma labor sin ningún problema. En la intranet están escritos los procesos de manera tal

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