Departamento De Almacen

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Objetivo:

El Departamento de Almacenes se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de refacciones, muebles y materiales, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Almacén:

El almacén es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o menor tamaño, contenido y complejidad. Es un área desconocida dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organización.

En el ámbito de la gestión empresarial, el almacén se define como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales diversos, etc.). En su aplicación comercial, el almacén puede ser utilizado como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.

Su función básica es la de “almacenamiento”, entendiendo como tal la introducción de datos o productos en un archivo o lugar físico para ser guardados allí hasta el momento de su utilización.

Por tanto, el almacén se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad mínima que asegure la comercialización de los productos y el consumo y uso de los materiales y herramientas allí depositadas.

Los siguientes puntos resumen algunas de las principales características de los almacenes:

- Constituyen los puntos fijos del sistema logístico.

- Entre ellos se mueven los elementos de transporte.

- El almacén absorbe el 20% del coste logístico.

- Son básicos para una buena calidad de servicio.

- Una acertada gestión de almacén permite eliminar las fluctuaciones de demanda haciendo posible la realización de una programación en lotes económicamente variables.

- De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberándole de tener sus propios stocks.

- Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de compra (mayores lotes) y reducir los costes de transporte.

Funciones:

Participar en la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto Anual para la adquisición de bienes de consumo.

Elaborar, en el ámbito de su competencia, las especificaciones técnicas que se integrarán a las bases concursales de los bienes que deban adquirirse.

Participar en los procedimientos de adquisiciones de bienes de consumo, como área técnica.

Emitir, en el ámbito de su competencia, el dictamen técnico respecto de las propuestas técnicas presentadas en las licitaciones públicas e invitaciones restringidas, para la adquisición de bienes.

Actualizar el registro de entradas y salidas de los bienes de consumo de acuerdo con el sistema implantado para este fin.

Detectar y dictaminar los bienes que, por sus condiciones físicas y técnicas o grado de obsolescencia, ya no sean útiles para el fin para el cual fueron adquiridos, y elaborar el listado de bienes a dar de baja, en el ámbito de su competencia.

Preparar la logística de los procesos (enajenación, invitación interna, licitación pública, donación, transferencia, dación en pago) para la desincorporación de bienes muebles, de conformidad con la normatividad aplicable.

Llevar el registro de las altas, bajas y reasignaciones, con base en los resguardos respectivos; controlar y custodiar los resguardos y efectuar el inventario de los bienes de consumo y del activo fijo.

Supervisar las actividades realizadas por los servidores públicos encargados del almacén.

Registrar la entrega de los bienes adquiridos en tiempo y forma, e informar a la Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios de dicha entrega para los efectos procedentes.

Evaluar el desempeño del personal a su cargo, conforme a las políticas y procedimientos establecidos.

Elaborar y, en su caso, actualizar los documentos normativos en el ámbito de su competencia.

Apoyar, en el ámbito de su competencia, en la evaluación del diseño y operación de los sistemas o procedimientos establecidos, para determinar si son los adecuados o si deben mejorarse.

Formular informes, estudios y demás documentos solicitados por la Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, de acuerdo con el ámbito de su competencia.

Propiciar y vigilar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, informáticos y materiales del Departamento de Almacenes

Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.

Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.

Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.

Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.

Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.

Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.

Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que

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