Diagnostico Organizacional

UNIDAD 4: DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

4.1. Concepto de Diagnóstico Organizacional.

Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico, secuencial y ordenado que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas internas y externas de una organización en todos sus niveles. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional y de la organización en general. Se podrá lograr un perfeccionamiento ya que el diagnosticar implica realizar una comparación.

4.1.1. Objetivos del diagnóstico

• Detectar áreas de oportunidad. Se refiere a detectar problemas que haya que solucionar como también fortalezas que estoy haciendo bien y debo continuar haciéndolo bien o mejor.

• Desarrollar estrategias.

• Desarrollar planes de acción. Éstos generalmente van enfocados a corrección de situaciones, pero también deben ser preventivos.

• Evaluar la estructura.

• Establecer acciones de mejora continua.

• Revaluar impacto de procesos.

4.1.2. Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico organizacional

Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos básicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (término usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.

4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.

4.2. Importancia y la necesidad del Diagnóstico en las organizaciones

El diagnostico organizacional permite verificar el estado actual de la empresa verificando y planteando soluciones a los diferentes situaciones (problemáticas o conflictivas) sometidas a un auto-análisis el cual nos lleva a realizar un plan de acción concreto que permita dar solución a los diferentes situaciones por las que está pasando la organización.

Podemos decir también que un diagnostico organizacional no solo sirve parar ver el estado actual de la empresa ni tampoco para ver las falencias o problemáticas que presenta la empresa, sino que sirve para visualizar y emplear las nuevas oportunidades que se pueden presentar en un área determinada de la empresa, posteriormente lleva a cabo un diagnostico donde se examinan y se mejoran los procesos o acciones que se realizan dentro de la empresa, elaborando nuevas herramientas que permitan la optimización de los procesos o acciones a realizar.

El otro aspecto relevante del diagnóstico es que nos va a permitir cuantificar el grado de estabilidad e incertidumbre al que se enfrenta la compañía. Las mediciones se realizarán mediante indicadores de resultados. Al realizar una cuantificación de los resultados, obtenemos una medida en unidades monetarias a partir de la cual se podrá tomar decisiones con mayor objetividad.

Ingresos – Egresos* = Utilidad

* Egresos: obligaciones (impositivas y financieras), costos (recuperables ya que se incluyen directamente en el precio de venta del producto) y gastos (NO recuperables)

4.3. Diagnóstico y eficiencia organizacional

En primer lugar, debemos preguntarnos cuál es la importancia de someter a una organización a un proceso de diagnóstico. La respuesta a esta pregunta es muy amplia, se busca eliminar gastos, reducir costos, encontrar oportunidades, entre otros aspectos.

En la medida que se alcancen estos “objetivos” la organización estará más cerca de alcanzar efectividad.

¿Qué es Eficiencia?: Se refiere a la relación que existe entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Entonces este concepto nos lleva a pensar que si se utilizaron menos recursos para lograr un objetivo actúo con eficiencia o cuando logré más objetivos con una cantidad igual o menor de recursos que tenía programado.

La eficiencia podemos lograrla mediante el uso de:

1. Herramientas conceptuales: teóricas, conceptos y técnicas que se van a ver reflejadas en los manuales de la organización. Además, son los manuales los que definen los límites en el actuar organizacional

2. Técnicas y procesos de medición: se refiere tanto a herramientas para medir elementos cualitativas como cuantitativos. Una de las técnicas comúnmente utilizadas es el análisis Costo/Beneficio, a partir de esta herramienta se deberán aceptar aquellas decisiones que generen un beneficio mayor respecto del costo. En cambio, si el costo es mayor al beneficio no se debe aplicar la decisión de mejora.

3. Tecnología de cambio: Se enfoca al mejoramiento de procesos y para lograr dicho mejoramiento puedo usar las Tecnologías de Información (TIC’s)

A modo de conclusión, la organización busca maximizar recursos (materiales, humanos, etc.) a través de la disminución de costos, tiempos muertos, cuellos de botella, etc.

4.4. Modelos de Diagnóstico Organizacional

Al comenzar un diagnóstico es frecuente que el consultor se enfrente al hecho de encontrar muchos más datos que los que él puede procesar en cualquier periodo razonable de tiempo.

El tiempo del consultor y el de los clientes no son iguales. El cliente pretende tener el diagnóstico con rapidez extrema, especialmente si desea tomar decisiones con base en éste. El asesor por su parte, desearía disponer de más tiempo para profundizar en su conocimiento de la institución y sus problemas. Ante esta situación de premura de tiempo y de profusión de datos, conviene

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