Diagnostico Organizacional

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Todas las empresas hacen o intentan hacer de manera consecuente un análisis de su situación en función de la producción o eficiencia del servicio. Se asume que la misión está supeditada a la producción. Esto puede ser cierto debido a que cuando la misión fue escrita o decretada no se tenían todos los elementos de juicio para una formulación completa. No hay que dejar a un lado que la productividad depende directamente del compromiso de las personas, por lo que un análisis en frío de sólo la producción, deja mucha tela sin cortar y probablemente la más importante. Hacer un diagnóstico involucra un conocimiento integral u holístico del medio interno y externo. El valor del análisis interno y externo reside en la evaluación e interpretación de qué tan bien lo está haciendo el negocio con relación a la competencia y las tendencias en el mercado. En una empresa donde se comenzó una asesoría en transformación, al momento de comenzar la fase de contexto interno, el llamado líder de la organización informa que no hace falta convocar a toda la gerencia media porque él conocía demasiado bien todos los pormenores de los procesos que se llevan a cabo en su organización. Al llegar a la última fase del diagnóstico, los gerentes estuvieron en desacuerdo con los planteamientos y rechazaron la continuación del proyecto, aunque el proyecto se continuó y culminó por razones contractuales, los resultados de la transformación están todavía en espera. ¿En qué se falló?

FASES

FASE 1: INVESTIGACIÓN: Para descubrir las tendencias, innovaciones y características del mercado de competencia de la organización.

FASE 2: CONTEXTO INTERNO: Para determinar la manera como las acciones que conducen al logro de los objetivos son llevadas a cabo por los agentes organizativos, la organización que lo soporta y la tecnología que lo apoya.

FASE 3: ANÁLISIS RELACIONAL: Para obtener la correspondencia entre el pensar y el hacer de todas las entidades internas. Puede conducir a un estudio de procesos.

FASE 4: MODELO DE FUNCIONAMIENTO: Para obtener el mapa de Entidad-Relación en función y con relación a los objetivos corporativos planteados.

FASE 5: PROPUESTA DE CAMBIO: Para sugerir el camino a recorrer, proponer las sustituciones y/o las adecuaciones a realizar a los procesos o a la tecnología. Los cambios de actitud requeridos del personal y la manera más idónea de conseguirlos.

Diagnóstico Organizacional

Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles y también las producciones comunicacionales de una organización tales como historietas, metáforas, símbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organización hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización.

Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico organizacional. Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos básicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (término usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.

4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

Elementos del diagnóstico organizacional

Podemos dividir al diagnóstico organizacional en tres etapas principales:

Generación de información, la cual abarca a su vez tres aspectos:

1. La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados.

2. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes, los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observación).

3. La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.

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