Distribuccion De Arres De Trabajo

CONCEPTO

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los Puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las Instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

OBJETIVOS

•Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las Unidades que conforman una organización.

•Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado Para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demanda en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

•Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO.

3.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan:

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Cambios en la estructura de la organización.

c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

d) Como respuesta a las propuestas del personal.

e) Incremento del volumen de trabajo.

f) Aumento o disminución de personal.

g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.

h) Renovación del mobiliario y equipo.

i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.

j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos.

k) Por reformas al marco legal ambiental.

l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.

m) Por disposiciones oficiales en materia económica.

Aspectos organizacionales

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:

1. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.

2. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.

3. Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.

4. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.

5. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.

6. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.

Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.

•Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica, así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina.

•Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.

•Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

•Contemplando la posibilidad de crecimiento.

Responsabilidad de su ejecución

La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de:

a) Unidades de mejoramiento administrativo.

b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento.

c) Consultores extremos.

d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito.

TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO.

Principios

Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: Integración total. Distribución que integra y coordina personas, equipo, máquinas y materiales para que funcionen como una unidad.

Mínima distancia recorrida. Distribución que permita que los objetos, documentos, formas, materiales y piezas circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad, contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos.

Circulación. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.

Flexibilidad. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Guías fundamentales

La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema, han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Entre las más sobresalientes tenemos:

1. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, y adaptabilidad al cambio.

2. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden, ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia.

3. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables, que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio.

4. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando, en lo posible, una línea recta, por lo que se debe evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso.

5. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si, deben colocarse próximas o adyacentes.

6. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Esto da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal.

7. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al

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