Documentación Mercantil

Documentación Mercantil

Se considera que son los documentos mercantiles aquel título, efecto, recibo, factura, nota de débito y crédito, etc., el cual sirva para legitimar el ejercicio de las transacciones, así como poder documentar las operaciones comerciales de tipo mercantil en los justificantes de la contabilidad. Escuela de Negocios. (Euroinnova, 2022).

Importancia de los documentos Mercantiles o comerciales

Para conocer con detenimiento lo que son los documentos mercantiles es importante saber sobre el derecho mercantil, también llamado derecho comercial, que es la rama del derecho privado que se encarga de la regulación de las relaciones comerciales entre personas, ya sean físicas o morales, así como los actos, lugares y contratos emanados del comercio en sí mismo.

Clasificación:

[pic 1]

LETRA DE CAMBIO

NEGOCIABLES

PAGARES

CHEQUE

DUCUMENTOS MERCANTILES

RECIBOS

FACTURAS

N0

NEGOCIABLES

VALES

NOTA DE REMISION

NOTA DE ABONO

NOTA DE CREDITO

[pic 2][pic 3]NEGOCIABLES

• Letra de cambio:

Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional que da el girador o deudor.

• Pagares:

Sirve para que se pague el valor acordado de un producto financiero o servicio obtenido de alguna entidad.

• Cheque:

Orden de  pago  pura  y  simple  librada  contra  un  banco  en  el  cual  el  librador  tiene  fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

NO NEGOCIABLES

• Recibos:

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

Una de las principales utilidades que tienen los recibos es dar una posibilidad de devolución en un futuro de los bienes que se han adquirido o también para hacer cambio por otros productos.

Habitualmente los recibos son creados de forma repetida. Es decir, suelen crearse copias del mismo para cada uno de los interesados: vendedor y comprador.

Muchos negocios dan valides a los recibos como un tipo de prueba o documento de garantía del bien que se adquirió. Este documento también quedaría como una constancia o comprobante de algún pago, teniendo en cuenta que no tiene alguna validez legal. En conclusión, el recibo solo se utiliza para dar información de alguna transacción realizada pero no existe una finalidad tributaria.

• Facturas:

Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como constancia de un acto de compraventa de productos o servicios.

Los empresarios o autónomos tienen la obligación de emitir facturas cuando realizan alguna operación económica en la que el cliente es:

• Empresario o autónomo.
• La administración pública.
• Particular.

En pocas palabras decimos que cuando existe una transacción de compra y venta ya sea de un bien o servicio entre dos partes donde al menos una de las partes sea un autónomo o una empresa, se debe tener presente que es necesaria la generación de una factura.

Tipos de facturas:

1. Factura ordinaria: es la que se utiliza habitualmente y su objetivo es probar una operación económica.
2. Factura simplificada o ticket: este modelo entró en vigor en 2010 para sustituir a los tickets de toda la vida. Esta no contiene los datos del destinatario y la cuota de IVA no aparece desglosada.
3. Factura proforma: la factura proforma es como un presupuesto u oferta comercial por lo que no tiene efectos fiscales. Contiene, normalmente, la misma información que la ordinaria, pero no sirve como justificante ni garantía de compra.
4. Factura rectificativa: es una factura de venta con signo negativo y se utiliza cuando hemos cometido un error en una factura original.
5. Factura recapitulativa: este tipo de factura permite recapitular o agrupar varias operaciones para un mismo destinatario en un mes natural. Tiene el valor legal de una factura ordinaria por lo que ha de contar con todos los datos.
6. Factura electrónica: esta tiene los mismos efectos legales que una en papel por lo que ha de contar con los datos obligatorios.

• Vales:

Es un documento administrativo por medio el cual un sujeto señala por medio escrito haber recibido bienes o dinero en calidad de préstamo.

Es utilizado como promesa de algún pago, a través del cual el deudor crea un compromiso de pago con su acreedor, sobre cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que consta en este mismo documento. Un vale debe contener: fecha, nombre del deudor, nombre del acreedor, cantidad de objetos o dinero prestado, datos de los objetos en préstamo, incluyendo el estado físico en que se encuentren; finalmente la firmas de todos los involucrados.

Ejemplo:

Cuando un empleado pide un adelanto de su salario, se genera un "vale de caja", este documento debe llevar la siguiente información: fecha, cantidad en número y letra, explicación clara sobre el concepto, firma de autorización, rúbrica de quien recibe el dinero.

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