DEBER DE DOCUMENTACIÓN Y CONTABILIDAD DE LAS OPERACIONES MERCANTILES

DEBER DE DOCUMENTACIÓN Y CONTABILIDAD DE LAS OPERACIONES MERCANTILES

Código de comercio, articulo 25 a 49

1. ¿Qué libros ha de llevar el empresario obligatoriamente?

Diario y el Libro de Inventos y Cuentas Anuales

2. ¿Esos libros, pueden ser unos cualquiera o han de cumplir algún requisito?

La contabilidad ha de ser llevada de forma ordenada tal que permita el seguimiento cronológico de todas las operaciones de la empresa y la elaboración periódica de balances e inventarios

3. ¿Cuál es el contenido de esos libros?

Libros obligatorios  en  caso de  empresarios sociales, a los que, en  general,  no  se  atribuye carácter contable, son, para todas las sociedades:

• El Libro de Actas, que recogerá todos los acuerdos tomados por las juntas y demás órganos colegiados  de la sociedad (art. 26 Ccom).
• Las sociedades anónimas y comanditarias por acciones que hayan emitido acciones nominativas, deben llevar el Libro Registro de Acciones Nominativas (art. 116 LSC), donde se anotan los títulos de esa clase y las vicisitudes relativas a los mismos con una eficacia legitimadora del allí  inscrito frente  a  la  sociedad.  
• Las sociedades de responsabilidad limitada, han de formar el Libro  Registro de  Socios,  con una finalidad similar al anterior (art. 104 LSC).
• Llas sociedades unipersonales llevarán de forma obligatoria un Libro-Registro en el que se transcriban los contratos celebrados entre el socio único  y  la  sociedad  (art. 16 LSC).

4. ¿Qué requisitos exige su llevanza?

En desarrollo de  ese  mandato,  el art. 29 Ccom ordena que todos los libros  y documentos contables  se  lleven  por orden  de fechas y con claridad. El principio de claridad, recogido también en el art. 34.2 Ccom, exige  que  la  información contable esté        representada correctamente en el sentido gráfico  de la  expresión,  lo que implica, en primer lugar, que han de evitarse  los espacios en blanco, las  interpolaciones, tachaduras o raspaduras. Se trata de impedir que existan anotaciones intermedias, de ahí que la subsanación de los errores deba hacerse inmediatamente  en  orden  de  fechas  y  con  claridad.

Está prohibida, en segundo lugar, la utilización de abreviaturas y símbolos no definidos por la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil. Asimismo las anotaciones contables deben ser hechas expresando los valores en euros (arts. 29.2 y 34.5Ccom). Por el contrario, se permite tanto que el libro esté encuadernado previamente, como que  las anotaciones se efectúen en hojas móviles que se encuadernarán   después   de   forma   correlativa (art.

27.1 y 2 Ccom). No obstante, la LAEI dispone que todos los libros obligatorios han de cumplimentarse en  soporte electrónico  (art. 18 LAEI).

Una correcta llevanza de los libros contables exige, además, su legalización. La legalización consiste en una foliación y visado de las hojas que integran los libros mediante el sellado de cada una de ellas y una diligencia, firmada por el Registrador, que  se extenderá en el primer folio, y en la  que  se identificará al empresario, incluyendo,  en  su  caso, sus datos registrales, y se expresará la  clase de libro,  el número que le corresponda dentro de los de la misma clase legalizados por el propio empresario, el número de folios de que se componga y el sistema y contenido de su sellado  (art. 334  RRM).

5. Dichos libros, una vez que termina el ejercicio ¿se pueden destruir o se deben conservar?

El empresario está obligado a conservar sus libros contables, correspondencia, documentación y justificantes durante el plazo de 6 años a partir del último asiento realizado en los libros, aunque haya cesado en su actividad (art. 30 Ccom). En caso de fallecimiento la obligación recaerá sobre  los herederos. Tratándose de una sociedad disuelta, este deber corresponderá a los liquidadores, quienes deberán conservar los libros mientras dure la liquidación, aunque se demore más de esos seis años. Asimismo el plazo  debe  ser  completado  incluso  por el Registro Mercantil, en caso de extinción por cancelación  de  los  asientos  registrales  relativos    al empresario social.

6. ¿Qué documentos forman las cuentas anuales?

Las Cuentas Anuales comprenden el balance: La cuenta de pérdidas y ganancias,  un  estado  que refleja los cambios en  el  patrimonio  neto del ejercicio (ECPN), un estado de flujos de  efectivo  (EFE) y la memoria (art. 34. 1 Ccom). Junto a estos documentos, la legislación exige la elaboración de otros que, a pesar de su importancia,  no  forman  parte de las Cuentas Anuales. Se trata del informe de gestión, de informe anual sobre remuneraciones de consejeros y de la propuesta de aplicación del resultado.

...