Contabilidad Mercantil

LA CONTABILIDAD Y CORRESPONDENCIA

La contabilidad mercantil

1. CONCEPTO

Aparte de que la contabilidad es una ciencia, jurídicamente contabilidad se considera a las anotaciones que el comerciante hace de las operaciones o negocios que efectúa (tanto las comerciales como las actividades), en libros especialmente destinados al efecto, con el objeto de poder conocer mediante los mismos, la situación de su actividad comercial, determinar sus resultados y precisar en cierto modo las causas que así lo determinaron.

Es la contabilidad por tanto, el medio idóneo para que el comerciante se entere de la situación o de acreedor o de deudor que tengan los terceros con relación a su empresa; lo que permite detallar y comprobar los valores que integran su acervo patrimonial, y determinar el resultado de las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos, indicando las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas en dichos ejercicios.

Por lo tanto, la contabilidad entendida en esos términos, se constituye en un instrumento de control sobre el desarrollo de la actividad comercial del comerciante tanto en el orden interno como en el externo, que le posibilita en el momento que así lo considere oportuno, reconstruir sus relaciones celebradas con otros comerciantes o con terceros, y en caso de crisis económica, precisar las causas que la determinaron y establecer un cálculo aproximado sobre la consistencia de su patrimonio.

2. LA INFORMÁTICA APLICADA A LA CONTABILIDAD MERCANTIL

La avanzada tecnología de la informática constituye un extraordinario medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad mercantil. Porque mediante la informática se pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que permiten visualizar de manera precisa y detallada las diferentes actividades que realiza el comerciante en sus respectivas áreas comerciales, y denotar de esa manera, una proyección del curso de sus negociaciones bien, en el ámbito interno o externo o con particular referencia ante el Estado en su carácter de contribuyente.

La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esa técnica como un medio también de agilizar y facilitar su trabajo.

La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la contabilidad común y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa contabilidad se produzca por medio de máquinas, que vienen a ser las intermediarias del proceso informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esa manera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.

Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del documento electrónico (disquete, c.d., discos duros, archivos magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que considerar la valoración en sí de dichos documentos, y llegar a la conclusión de su posibilidad de admisión y análisis respectivo.

De allí que, por ejemplo una inspección fiscal de parte del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), puede practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los que se podrán observar la valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa información.

Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos jurídicos de carácter probatorio, pero que sin embargo su conservación, es obligatoria para los libros en sí, mas no para el soporte electrónico, pues, lo que importa e interesa es que los libros deben tener al mismo tiempo los respectivos soportes o comprobantes de facturación con base en los cuales se ha pasado esa información al computador, y éste las ha ordenado con impresión para la posterior elaboración del reporte original por lo que tiene que coincidir la facturación inicial con el resultado final de la información

Esto quiere decir por tanto, que si bien es cierto que el documento electrónico puede formar parte de la contabilidad, sin embargo su existencia y conservación no son necesarias para la legalidad misma de dicha contabilidad, pues una legal contabilidad, aquella llevada de acuerdo con la Ley, no requiere de la conservación de los correspondientes soportes electrónicos, sino de la facturación que es la que tiene en definitiva que ser conservada y reflejada en los respectivos libros de contabilidad.

Por estas razones el sistema electrónico a los efectos de la contabilidad del comerciante, debe considerarse, como ya se indicó, un valiosísimo medio técnico mediante el cual los comerciantes, por una parte, y los contadores por la otra, puedan agilizar y visualizar de manera más efectiva y rápida, sus respectivas actividades profesionales; los primeros, teniendo una información inmediata del curso de sus negociaciones, y los segundos, una mejor manera de elaborar sus trabajos, pero que al fin y al cabo, tanto los unos como los otros, deben tener la prudencia necesaria de no darle absoluta credibilidad a esa información, pues la misma está sujeta o expuesta a fallas técnicas o humanas que pueden reflejar una versión diferente a la verdad verdadera, lo que podría originar consecuencias desfavorables por tergiversación de los hechos que compagina la verdadera situación comercial y patrimonial del comerciante en ejercicio de sus actividades económicas.

3. LIBROS PRINCIPALES Y LIBROS AUXILIARES

El comerciante debe llevar su contabilidad de acuerdo con las proyecciones y naturaleza de su actividad comercial. Pero en todo caso, debe llevar el libro diario, el de inventario y el mayor, llamados libros principales, y además, puede llevar otros libros que estime conveniente para el mejor orden y claridad de sus operaciones, a los cuales se les califica de libros auxiliares.

4. FORMALIDADES QUE DEBEN CUMPLIR Y CONSECUENCIAS DE LAS MISMAS.

Tanto los libros de Contabilidad encuadernados y formados con hojas de asientos contables y demás anotaciones, producidas dichas hojas de asientos contables y demás anotaciones, producidas dichas hojas a través de

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