Documentos Mercantiles

Documentos mercantiles

la consulta: cuando en una empresa se detecta la necesidad de adquirir artículos o mercadería deberá efectuar consultas acerca de estas y precios que requiere. La consulta puede realizarse de las siguientes formas

-por teléfono

-por carta

-internet

-por medio de la consulta escrita la empresa interesada busca la formulación de la oferta de los clientes respectivos.

La cotización: es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante.

La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deberá contener los siguientes datos

-descripción de calidad del grado de los productos en cuanto a calidad que cantidad

-detallar la época de despacho

-fijación exacta del precio

-vigencia de la cotización

El pedido: cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas:

a) por teléfono; para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el origina al proveedor, y disponer de copias para contrastar cuando se revisan las mercaderías.

b) por carta (fax); esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una información normal con el cliente pero también establecer un inconveniente de su lentitud.

c) mediante impreso; debe tener todos los datos necesarios para facilitar las relaciones en general deberán contener los siguientes datos.

-membrete de comprador

-numero de orden de compra

-fecha de emisión

-dirección donde deben entregarse las mercaderías

-identificación de vendedor

-relación de los artículos solicitados

-precios unitarios e impuestos parciales y totales

-condiciones y formas de pago

-condiciones especiales

-referencia a la cotización

-el pedido también puede ser llamada orden de compra

Guía de despacho: es el documento que acompaña la entrega de una mercadería. La guía de despacho se realiza un triplicado, el duplicado queda en posesión de emisor, el comprador recibirá original y triplicado, una de las cuales deberá devolver firmada después de comprobar que la mercadería recibida es la que realmente figura en la guía de despacho y en la copia del pedido.

La factura: es un documento que acredita operación de compra venta. En ella se relacionaran detalladamente los artículos que el proveedor envía al comerciante o, en caso, lo que el comerciante entrega.

Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el periodo y en la guía de despacho, la obligación de entregar facturas está regulada de forma rigurosa, por lo que se precede un estudio por medio de las mismas facturas. El triplicado

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