Documentos Mercantiles

DEFINICIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

o IMPORTANCIA

Su uso en las transacciones es vital, pues actúa como elemento probatorio de la conformidad de las partes que intervienen, brinda mas seguridades que acuerdos de palabra y garantiza que se cumpla lo establecido en el lugar, modo y fecha pactados, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.

o CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

• Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

 LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

• A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.

• A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.

• A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.

• A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

 IMPORTANCIA DE LA LETRA DE CAMBIO

La importancia de la letra de cambio radica en que esta sirve para transferir dinero de una persona en particular o una persona física a otra persona distinta sin que exista intervención del estado o institución bancaria.

La transacción por medio de letra de cambio es meramente civil, y como se dijo arriba, la intervención de la autoridad solo se realiza en caso de incumplimiento.

Es un método de pago o promesa de pago, que pertenece a los títulos de crédito, y por su naturaleza refleja la confianza que se tiene para recibir un pago en un tiempo futuro.

 EJEMPLO GRAFICO

Modelo de la letra de cambio

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.

2. Fecha de emisión de la letra de cambio.

3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.

4. Plazo o fecha de vencimiento.

5. Letra o Unica.

6. Nombre del beneficiario.

7. Valor de la letra en forma literal.

8. Recibido.

9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.

10. Firma del acreedor.

 EL PAGARE

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.

3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.

4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

 IMPORTANCIA DEL PAGARE

La importancia de este medio de Pago es:

• Permite realizar las operaciones sin entregar dinero en forma inmediata (a crédito).

• Permite obtener préstamos de dinero.

• Ofrece seguridad para su cobro.

• Permite su negociación antes del vencimiento

 ESTRUCTURA DE UN PAGARE

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