EFECTIVO EN CAJA

1.1   EFECTIVO EN CAJA

1.1.1 Concepto

“El efectivo constituye un recurso que puede utilizarse para cualquier fin, tiene un gran valor, aun cuando se trate de una suma pequeña y no es posible de establecer  formas de identificación que demuestren su titularidad; es por ello que es importante establecer procedimientos apropiados de control para protegerlos de fraude y robo”

1.1.2 Origen de los Fondos

El efectivo se compone de monedas, billetes y recursos negociables tales como: cheques certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios recibidos por la empresa en las operaciones económicas realizadas diariamente, manteniéndolos en Caja durante un período corto para ser depositados en las instituciones financieras, convirtiéndose en ese momento como efectivo en Bancos.

Los fondos de efectivo en caja pueden surgir por operaciones de ventas al contado, recuperación de cuentas y documentos por cobrar, reembolsos realizados por deudores varios y otros ingresos.

Es común mantener un fondo fijo en efectivo en caja, como moneda de cambio el cual debe ser verificado frecuentemente.

1.1.3 Control Interno Aplicable

El control interno sobre el efectivo es de gran importancia, tanto para la gerencia como para los empleados de una empresa. Si surge un faltante en una empresa en donde los controles internos son débiles o inexistentes, todos los empleados entran bajo sospecha. Por otra parte si los controles internos sobre el efectivo son adecuados, es casis imposible que el faltante pueda ejecutarse sin ser descubierto, a menos que existe confabulación entre dos o más empleados. Para lograr un buen control interno del efectivo o de cualquier otro grupo de activos se requiere, ante todo, que la custodia de los activos este claramente separada del registro de transacciones.

El control interno sobre el efectivo en caja puede definirse como las técnicas y procedimientos que se utilizan para salvaguardar los fondos recibidos en efectivo, garantizando de esta forma su integro traslado a los Bancos, si es posible, en el mismo día que se realizaron.

Uso de cajas registradoras. El dinero en caja en el momento de efectuar una venta debe ser marcado en una caja registradora colocada en la sala de ventas, de tal manera que el cliente pueda ver el valor registrado. Puesto que se supone que los clientes no pagaran más de lo que aparece en la registradora, el uso de las cajas registradoras asegura que se hace un registro inmediato de todas las ventas. La mayoría de empresas requiere que los vendedores marquen la venta antes de empacar la mercadería. La caja registradora debe tener una cinta en la que se imprime el valor de cada venta y el total de las ventas del día. Comúnmente los o las cajeras deberán tener fianza de fidelidad.

1.1.3.1 Informe Diario de Caja. La responsabilidad del cajero es importante, pues debe de cuidar del efectivo recibido, debiendo justificar en todo momento las operaciones que ha efectuado diariamente. El cajero no debe realizar ningún pago con los fondos recibidos en efectivo, sino al contrario, debe de cerciorarse que todo sea íntegramente remesado al respectivo banco.

Por lo anterior, es de suma importancia la elaboración del Informe Diario de Caja, en el cual se resumirán todas las operaciones realizadas en efectivo durante el día. El registro de estas operaciones pueden ser tomadas de la caja registradora y compararse con los documentos originales. En el informe debe detallarse con precisión los importes recibidos en concepto de ventas al contado, cobros, otros ingresos etc., además debe reflejarse como saldo inicial el monto fijo asignado para cambio de moneda. A la sumatoria de estos importes deberá restarse la remesa que se realice al banco, quedando al final el fondo dijo asignado para cambio de  moneda. Además, debe detallarse con precisión la secuencia correlativa de las facturas u otros comprobantes de ingreso registrados durante el día.

Para orientar un poco mas sobre el contenido del Informe Diario de Caja, se presenta a continuación un ejemplo:

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