Economia. PAGOS ANTICIPADOS

Boletin 5130

PAGOS ANTICIPADOS

Generalidades

El boletín c-5 de la comisión de principios de contabilidad establece que “Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir o por bines que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo. Asimismo, los pagos anticipados igual que los activos intangibles, constituye en la mayoría de los casos, un bien incorpóreo, que implica un derecho o privilegio y para que puedan reconocerse deberán ser capaces de generar beneficios o evitar desembolsos contra resultados futuros”.

Alcance y limitaciones

Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los procedimientos de auditoria que se mencionan en este boletín, se refieren a los conceptos señalados en el párrafo anterior y no se refieren a impuestos diferidos, crédito mercantil proveniente de la adquisición de empresas ni a intangibles.

Objetivo del boletín

El objetivo del presente boletín es establecer los procedimientos de auditoria recomendados para el examen de pagos anticipados, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de la empresa.

Objetivo de auditoria

Los objetivos de los procedimientos de auditoria relativos al examen de los pagos anticipados, son los siguientes:

1. Comprobar la propiedad de los artículos y útiles sujetos a consumo, de los derechos a recibir servicios futuros, así como su correcta aplicación a los resultados en el ejercicio, comprendan las porciones devengadas por servicios efectivamente recibidos.
2. Verificar la existencia e integridad de los servicios pagados por anticipado y que los cargos a resultados en el ejercicio, comprendan las porciones devengadas por servicios efectivamente recibidos.
3. Comprobar su correcta valuación.
4. Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

Control interno

El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse conforme a lo dispuesto en el boletín 3050 de esta comisión. Consecuentemente, deberán cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a los controles relativos al proceso electrónico de datos.

Ejemplos de controles internos clave pueden ser los siguientes:

1. Aprobación por parte de la administración, para efectuar erogaciones por pagos anticipados.
2. Adecuada custodia física de los bienes cargados a pagos anticipados.
3. Existencia de políticas definidas sobre los conceptos que deben ser tratados como pagos anticipados.
4. Existencia de registros que permitan identificar el origen de los pagos y las bases para su aplicación a resultados.
5. Revisión periódica de la vigencia de los servicios por recibir o artículos por consumir y, en consecuencia, su aplicación a periodos futuros.

Importancia relativa y riesgo de auditoria

En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria en el área de pagos anticipados, el auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de este rubro en relación a los estados financieros tomados en su conjunto, asi como los riesgos de auditoria.

La planeación de las pruebas de auditoria en relación con los pagos anticipados, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente al renglón de que se trate, como a que los controles relativos no lo detecten.

Ejemplos de estos factores pueden ser:

1. Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser registradas, asi como los cambios importantes en relación con dichas políticas.
2. Estimaciones que afecten el valor en libros de los pagos anticipados.
3. Pagos anticipados devengados y no registrados en resultados.
4. Registros poco confiables
5. Contratos importantes como términos y condiciones específicas en cuanto a fechas, penas convencionales por incumplimiento, etc.

Procedimientos de auditoria

• Planeación

De acuerdo con el boletín 3040 “planeación y supervisión del trabajo de auditoria” de esta comision, el auditor debera efectuar una planeacion adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma mas eficiente, considerando los aspectos de importancia reltiva y riesgo de auditoria. En la planeacion, el auditor debe obtener informacion sobre las caracteristicas de los pagos anticipados.

• Estudio y evaluacion preliminar del control interno

La revision dl control interno podria limitarse a aquellos controles que realmente sean relevantes.

• Revision analitica

El auditor utiliza los procedimientos de revision analitica durante el proceso de planeacion para conocer las operaciones y funcionamiento de la empresa, y con el fin de localizar e identificar cambios significativos o transacciones inusuales.

Algunos de estos procedimientos pueden ser:

• Efectiar pruebas globales y los saldos por devengar
• Hacer comparaciones de cifras de ejercicios anteriores para juzgar si las variaciones y las tendencias son logicas

• Pruebas sustantivas

Como resultado de la planeacion y del estudio y evaluacion preliminar del control interno, el auditor debera establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas con el alcance y oportunidad que considere necesarias en las circunstancias.

Algunos procedimientos de aplicación general que permiten al auditor obtener evidencia suficiente y competente respecto a la identificacion y revelacion en los estados financieros de pagos anticipados son los siguientes:

• Propiedad: debera examinarse la documentacion de desembolsos, contratos, titulos de propiedad y autorizacion que ampare las adiciones y comprobacion del cumplimiento.
• Existencia e integridad: deberan aplicarse los siguientes procedimientos…

1. Examinar los incrementos del periodo auditaco, investigando si representan desembolsos que vayan a proporcionar beneficios futuros
2. Inspeccion fisica de inventarios (cuando proceda) y verificacion de su integridad.
3. Inspeccion de la autorizacion de cancelaciones.

• Valuacion: cerciorarse de la correcta valuacion y registro de los diferentes tipos de pagos anticipados, a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados, verificando que los gastos anticipados se hayan registrado unicamente cuando hayan sido erogados.
• Declaraciones: si se considera relevante obtener una carta de la gerencia en la que se confirme el resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios de la empresa.
• Presentacion y revelacion: como procedimiento de auditoria y como objetivo final de la revision, el auditor debera cerciorarse de que exista una adecuada revelacion y presentacion en loss estados financieros.

Vigencia

El presente obletin fue aprobao por el comité ejecutivo nacional del instituto mexicano de contadores publicos, A.C. el 13 de diciembre de 1990 y entra en vigor a partir de su promulgacion oficial en la revista contaduria publica.

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