Ejemplo De Modelo De Proceso

3.3. Modelo de Procesos

Frecuentemente los sistemas son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y puestos implicados. Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.

Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él. Por lo tanto se considera que el modelado de procesos es el paso previo para la elaboración de los Manuales de una Organización ya que permiten recopilar todo lo necesario para establecer normas y procedimientos que definen la gestión.

De acuerdo a lo anterior; una vez seleccionado y analizado el proceso a documentar, el modelo que se utiliza para desarrollarlo se conforma de dos pasos:

1. Identificación del Proceso

 Señalar a que departamento pertenece el proceso.

 Asignar una clave para diferenciarlo de otros existentes dentro de la organización.

 Asignar un número de emisión de acuerdo al orden en que fue analizado y documentado, así como para diferenciarlo de otros existentes dentro del mismo departamento o área.

 Señalar a él o los responsables de llevarlo a cabo.

2. Desglose del contenido que incluye el modelo del proceso

 Justificación de la existencia de ese proceso dentro de la organización ó una determinada área ó departamento.

 Objetivo de la elaboración del manual de ese proceso.

 Definición de los conceptos principales que lo integran.

 Elementos que forman parte de él.

 Características principales del proceso.

 Descripción de los pasos ó actividades que lo integran.

Esta descripción se desarrollará después de haber recolectado y posteriormente analizado la información, de modo que sea un extracto del proceso que contenga los pasos netamente necesarios para llevarlo a cabo; así como la reducción de etapas y tiempos, reducción y eliminación de actividades sin valor añadido, ampliación de las funciones y responsabilidades del personal y la inclusión de actividades de valor añadido que promueven la Calidad en los procesos.

 Observaciones y recomendaciones

 Diagrama de flujo.

Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos existentes.

Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.

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