El Control

Introducción 4

El significado del Control 5

¿Por qué se requiere el Control? 5

De qué manera se relacionan los planes y controles? 5

El proceso de Control 6

Tipos de Control 8

El diseño de los Sistemas de Control 9

Como identificar las áreas clave del desempeño 10

Como identificar los puntos estratégicos de control 10

Cualidades de un sistema de control eficiente 11

Factores de contingencia del Control 12

Herramientas y técnicas de Control 13

Sistemas de Control de Información 13

Sistema de Información Administrativa (SIA) 13

Efecto de los Sistemas de Información Administrativa (SIA) sobre el Control 14

Controles de Operaciones 15

Controles de Resultados 15

Controles de Calidad 15

Controles de Tiempo 16

Controles de Materiales 16

Controles de Costos 16

Control de Insumos 17

Control de mantenimiento 17

Controles Conductuales 17

Controles de Desempeño del empleado 17

Disciplina 17

Benchmarking 18

Controles Financieros 19

Control Presupuestario 19

Análisis de Razones 19

Auditorias 21

Análisis de costo-beneficio 21

Contabilidad basada en la actividad (CBA) 22

El cuadro de mando integral 22

Temas contemporáneos de Control 24

Los controles y las diferencias transculturales 24

Desafíos en el lugar de trabajo 24

Privacidad 24

Robos 24

Violencia 24

Resistencia del empleado al control 24

Control de las Interacciones con los Clientes 24

Gobierno Corporativo 24

Conclusión 25

Bibliografía 26

Introducción

Para facilitar de manera eficiente el logro de objetivos es posible planear, crear una estructura organizacional y dirigir así como motivar a los empleados. Sin embargo, no hay garantía de que las actividades se realicen como se planeó y de que las metas que los administradores buscan, de hecho, se estén alcanzando.

Los objetivos dan direcciones específicas a los administradores pero el solo hecho de establecer objetivos o de que los empleados acepten sus objetivos no es garantía de que las acciones necesarias han sido realizadas. El administrador efectivo necesita efectuar el seguimiento para asegurarse de que las actividades que se supone que otros deben realizar y los objetivos que se considera que se deben alcanzar en efecto se están realizando y alcanzando.

En tal sentido, esto significa que para poder cumplir eficientemente los planes propuestos debemos desarrollar métodos de medición y control que nos permitan identificar errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que se está ejecutando, e implementar las medidas correctivas que sean necesarias.

El significado del Control

El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección.

Todos los administradores deben participar en la función de control aun cuando sus unidades se estén desempeñando como se planeo. Los administradores no pueden saber en realidad si sus unidades se desempeñan adecuadamente hasta que hayan evaluado si las actividades se han realizado y se haya comparado el desempeño real con el estándar deseado. Un sistema de control efectivo asegura que, al término de las actividades, se logran las metas organizacionales. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es la forma en que este facilita el logro de las metas. Mientras más ayuda tengan los administradores en el logro de las metas organizacionales, mejor será el sistema de control.

¿Por qué se requiere el Control?

Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los planes se puede desviar. Sin embargo, el control también sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el avance de la organización. Dado el ritmo de los cambios del ambiente de las organizaciones registrado en años recientes, este aspecto del control ha ido adquiriendo cada vez más importancia. Algunos de los cambios ambientales más apremiantes son la índole cambiante de la competencia, la necesidad de acelerar el ciclo de pedidos-entregas, la importancia de “agregar valor” a los productos y servicios como vía para crear demanda de consumo, los cambios en la cultura de los trabajadores y las organizaciones y la creciente necesidad de delegar y de hacer trabajo en equipo en las organizaciones.

El valor de la función de control se puede ver en las siguientes áreas específicas:

• Crear mejor Calidad.

• Enfrentar el Cambio.

• Producir ciclos más rápidos.

• Agregar Valor.

• Facilitar la Delegación y el Trabajo en Equipo

• Protección del lugar de trabajo.

De qué manera se relacionan los planes y controles?

Los controles se relacionan en forma directa con las metas establecidas durante el proceso de planeación. En efecto, a menudo los controles (o estándares de control) son de hecho las metas que se han puntualizado con el objeto de especificarlas y detallarlas. Por ejemplo, supongamos que usted es el supervisor de la oficina comercial de una compañía de teléfonos y su empresa tiene como meta el manejo de 2000 llamadas de servicio para el próximo mes. Para un mes con 20 días laborables, la meta puede convertirse en un estándar de control de 100 llamadas al día. Si su oficina maneja las 100 llamadas al día, se logra la meta y no es necesario aplicar controles correctivos. Sin embargo, si su oficina maneja menor número que las 100 llamadas promedio, está por debajo del estándar de control. Si esta situación persiste, su oficina no alcanzara el objetivo deseado para ese mes. Así, usted debe tomar alguna clase de medida para restablecer el control.

El proceso de Control

El proceso de control es un proceso de tres pasos en el que se mide el desempeño real, se compara este contra un estándar y se toman acciones administrativas para corregir cualquier desviación o para hacerse cargo de los estándares inadecuados.

Primer Paso: Establecer Estándares de Control, Normas y Métodos para medir el Rendimiento. En un plano ideal, las metas y los objetivos, (o sea los estándares de control), que se han

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