Elaboración De Un Plan De Procedimientos

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE UN DEPARTAMENTO, ÁREA O SECCIÓN

La empresa “Reactivos y equipos del sureste S.A de C.V.” ya cuenta con sus manuales de procedimientos, por tanto en esta parte se realizara un análisis del manual de procedimientos. La empresa está dividida por áreas y en cada área hay distintos puestos, por tanto se cuenta con un manual de procedimiento por cada puesto, es decir cada manual describe el procedimiento de las funciones de un puesto en específico. Para este caso de estudio se eligió el área de compras, y se analizara el manual de procedimiento de las funciones del asistente de compras. La asistente de compras realiza 12 funciones, peo para este estudio solo analizaremos 3.

Este análisis se realizara con el objeto de poder conocer que tan eficiente y eficaz es el manual de procedimiento de esta área, y a su vez podemos conocer que tan cierta es la teoría con la realidad, pues al analizar este manual nos estamos dando la oportunidad de conocer más una parte de la empresa y por tanto poder tener una experiencia que aunada a nuestros conocimientos, podemos descubrir hechos relevantes que pueden ayudar a la empresa, para su mejor funcionamiento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO –ASISTENTE DE COMPRAS

El manual de procedimiento del asistente de compras de la empresa “Reactivos y equipos del sureste S.A de C.V.” tiene un total de 138 páginas, y de acuerdo a su contenido está dividido en 5 capítulos.

En el capítulo 1 nos habla de los aspectos generales del manual de procedimientos, nos presenta el manual y nos hace mención de sus objetivos tanto generales como específicos. Como objetivo general del manual de procedimiento nos plantea el siguiente:

“Proporcionar a la Asistente de Compras de Reactivos y Equipos del Sureste S.A. de C.V. un manual de procedimientos, cuyo objetivo primordial es el de ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas a éste puesto y propiciar la uniformidad del trabajo.”

Creemos que este objetivo está bien planeado y sobre todo bien fundamentado, ya que como todos sabemos un manual de procedimiento debe ser el que nos guie a la realización de las actividades cotidianas del puesto de la mejor manera posible.

En el capítulo 2. Nos habla sobre las características de la empresa, sus antecedentes, la misión, visión y sus valores, temas que se analizaron anteriormente. En el capítulo 3. Se hace una descripción del puesto, aquí nos señala cuales son las actividades que debe realizar el asistente de compras, cual es el objetivo del puesto, de quien depende y en este caso no tiene ningún subordinado. También nos muestra su posición en el organigrama, cuáles son sus responsabilidades y sus facultades. En el capítulo 4. Nos indica cómo debe aplicarse en manual de procedimiento y como debe utilizarse en manual de procedimiento. Aquí la empresa muestra una representación del significado de las figuras a utilizar en el diagrama de flujo. Igual en este capítulo nos habla de las fechas en que se actualizo el manual de procedimientos. Y por último y no menos importante está el capítulo 5. Que es en el cual se describen todas y cada una de las funciones del asistente de compras. Para cada función se pone una introducción, objetivos, políticas, marco legal, glosario, los procedimientos y un diagrama de los mismos. Al igual que se agregan los formatos que se utilizan en cada actividad.

Desde nuestro punto de vista hasta esta parte se puede notar que la empresa tiene muy bien elaborado su manual de procedimiento, y estamos seguras que con la descripción de cada capítulo el anual de procedimiento resulta muy útil para el trabajador que ocupa el puesto.

FORMATO.

El manual con que cuenta la empresa ya cuenta con un formato, el cual incluye en el encabezado el logo y el nombre de la empresa, al igual que nos señala el título y el departamento del que se trata “Manual de procedimientos – asistente de compras” como es un manual extenso (138 pág.) al inicio de cada actividad se menciona el nombre y la clave de este, en el capítulo 4 se nos hace mención de las fechas en que se ha actualizado el manual. Al pie de la página se hace mención del número de hoja, al igual se puede observar el nombre de la persona que lo elaboro, quien lo reviso y de quien lo aprobó.

Al momento de describir el proceso de alguna actividad, se cuenta con un formato especial, en el cual se menciona la clave, la actividad, la fecha de dictamen, el área, y la unidad responsable.

PROCEDIMIENTO 1. RECEPCIÓN Y ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA CLAVE: ASC-01

Este proceso de la actividad contiene los siguientes apartados

• Introducción

• Objetivo

• Políticas

• Marco Legal

• Glosario De Términos

• Procedimientos

• Diagrama De Procedimientos

• Anexos: que son los documentos que se necesitan para la realización de esta actividad.

Introducción: en esta parte se describe la importancia que tiene esta actividad para el departamento, nos hace, mención de cada cuanto se realiza la actividad y como es que se realiza.

“Esta actividad se realiza diariamente y es una de las más importantes para esta área, las órdenes de compra se envían por fax o correo electrónico cuidando que sean recibidas correctamente y verificando su tiempo de entrega y existencias del material solicitado para informar inmediatamente cualquier atraso en su entrega para buscar alternativas de compra y lograr la entrega de materiales a los clientes en el menor tiempo posible.”

Objetivos: en esta parte se nos describe que es lo que el manual de procedimiento pretende alcanzar.

• Conocer si los proveedores cuentan con los materiales requeridos dentro del tiempo de entrega ofrecido al cliente.

• Enviar a los proveedores las solicitudes de órdenes de compra para el surtimiento de las mismas en el menor tiempo posible.

Políticas: aquí se nos menciona cuales son las condiciones necesarias para que el procedimiento se pueda realizar correctamente, es decir sin estas condiciones no puede tener una continuidad el procedimiento.

• Las órdenes de compra deben contener los datos completos de los productos para su solicitud (Catálogo, Descripción y precio en algunos casos), en compra por licitación (Anexar la lista de apoyo del proveedor).

• Si la compra se realiza con precios especiales por descuento, esté debe ir especificado (Número de cotización o de licitación que el proveedor previamente haya enviado por escrito).

• Las órdenes de compra deben de ser confirmadas en el momento de su envió y anotar el nombre y fecha de la persona que recibe la compra.

• En caso de ir consignado

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