Ensayo de gestión documental

ENSAYO:

Nace como una alternativa en Gestión Documental enfocada al sector empresarial, ofreciendo a los clientes eficiencia, eficacia, seguridad y confidencialidad en el manejo de su información. La organización de los archivos tiene sus propias normas y reglamentos que deberían ser encargados por personas con todo el conocimiento sobre el aporte que pueden dar para sus colaboradores. Los archivos son a la vez un producto y un instrumento esencial de las instituciones, que sirven como memoria referencial y como base de datos y antecedentes indispensables para el análisis prospectivo; además los documentos son el instrumento natural para conducir, coordinar y dar soluciones a problemas si se presentan. La administración documental es un proceso en el cual los empleados y colaboradores aportan su trabajo en la producción, recepción, la consulta, almacenamiento, recuperación y todos los procesos que se deben tener en cuenta con respecto los documentos de una entidad. Trabajar en una oficina utilizando gran cantidad de papeles y documentos que nos obligan a buscar de una manera organizada en un archivo para que en cualquier momento sea fácil encontrarla y así cumplir con las normas que se requieren. Él desarrollo de una excelente organización documental radica en la adecuada capacitación del personal; designado para tal fin. Dicha capacitación, debe ser impartida por una persona experta en el tema o una institución especializada; soportada por un trabajo de campo exhaustivo y controlado, en donde se corrijan errores y se prepare al personal para afrontar situaciones de máxima envergadura, y en donde no se pierda tiempo en problemas con preguntas; en cambio se den respuestas con soluciones. Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los proveedores. Aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente.

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