Estructura De La Carta Comercial

ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL.

PARTES Y ELEMENTOS.

Es una comunicación escrita cuyo contenido es de carácter comercial y son usadas para realizar compras, ventas, reclamos…

Características Fundamentales:

Claridad: Leer y entender fácilmente el mensaje.

Integridad: Incluir todas las ideas y datos importantes.

Brevedad: Usar pocas palabras, ser claro y completo.

Cordialidad: Adecuado tono del lenguaje.

Coherencia: Tener relaciones sintácticas entre los párrafos.

Veracidad: Escribir de lo que se tiene certeza o evidencia.

Partes de la Carta Comercial: Se compone de tres partes, cada una con sus elementos:

A) El encabezamiento: Sus elementos son:

1) Membrete

2) Lugar y fecha de emisión

3) Asunto o Referencia

4) Destinatario o Dirección Interior

5) Vocativo o Saludo.

B) Cuerpo o Texto:

Aquí se redacta el tema o asunto que motiva la Carta. Es la parte medular de la Carta y corresponde al desarrollo secuencial de las ideas.

Se compone de:

a) Introducción

b) Desarrollo de la idea

c) Conclusión

Está constituido por su principal elemento:

6) Los Párrafos.

Entre párrafos se dejará doble interlínea.

C) Final o Despedida: Sus elementos son:

7) Despedida

8) Antefirma

9) Firma

10) Iniciales de responsabilidad

11) Con copia ( o Distribución)

12) Incluso o Adjunto

Ahora estudiaremos cada uno de estos elementos por separado:

1) Membrete: Es el primer elemento que se localiza habitualmente en la parte superior izquierda de la hoja. Corresponde a la identificación de la empresa o institución que emite la carta.

El membrete cumple la función de tarjeta de presentación. Idealmente vendrá pre-impreso en la papelería oficial de la empresa y a veces incluye: giro, logotipo y/o slogan.

El Membrete deberá incluir, al menos los siguientes elementos en líneas separadas:

 Nombre o Razón Social de la empresa.

 Domicilio Comercial (calle y numeración)

 Comuna y/o ciudad de la Casa Matriz.

Opcionalmente podrá incluirse Nº telefónico, casilla, página web u otros datos de identificación.

Ejemplo 1:

CENTRO INTEGRAL DE EDUCACION TALCA – CIET

10 Oriente Nº 1735

TALCA

Ejemplo 2:

2) Lugar y fecha de emisión: Este elemento se ubica a 2 o 3 espacios verticales alineado a la derecha. Corresponde a la ciudad o comuna de emisión de la carta separada por una coma de su fecha de emisión en formato: mes – día –año.

El nombre del mes debe escribirse en minúsculas, excepto que constituya inicio de línea.

La fecha es muy importante a efecto de determinar plazos y para efectos de registro y archivo.

Ejemplo 1: Talca, septiembre 24 de 2013.

Ejemplo 2: Septiembre 24 de 2013.

3) Referencia, asunto o materia: Es una frase breve y concreta (2 a 3 palabras), cuya función es resumir la idea central de la Carta y orientar al lector respecto al tipo de asunto que se tratará en ella. Ubicada a 1 o 2 interlíneas bajo la fecha, alineada a la derecha, en forma abreviada como “REF:” ó “MAT:”

Ejemplos:

 REF: Solicita materiales.

 REF: Envía catálogos.

 MAT: Solicita cotización

 REF: Aprobación de crédito.

 MAT: Concede prórroga.

 REF: Recuerda crédito moroso.

4) Destinatario o Dirección interior: Se ubica al margen izquierdo a no menos de dos interlíneas de la Referencia. Corresponde a la indicación del nombre y apellidos del destinatario de la carta, anteponiendo en primera línea la palabra “Señor, (a) , (ita)”, según corresponda.

Se debe registrar en líneas separadas el cargo, nombre de la empresa, domicilio y ciudad o comuna.

En caso de entrega “por mano” o a través de “estafeta”, se cambiarán el domicilio y comuna por la palabra “Presente.” Ejemplos:

Señor

Rolando Castillo Escobar

Jefe de RRHH

Productos Fernández S. A.

Calle 11 oriente Nº 1617

Talca.-

Señorita

Daniela Contreras Salgado

Gerenta General

Industrias ACME S. A.

P R E S E N T E.- Señores

Industrias Unidas Ltda.

P R E S E N T E.-

5) Vocativo o frase de saludo: En latín, la palabra “vocativo” proviene del verbo “vocare”, que significa “invocar o llamar”.

Es el término o frase utilizada para “llamar la atención” de nuestro destinatario sobre el contenido de la carta.

Usualmente se redacta en plural debido a que en las cartas comerciales el destinatario es una empresa o institución.

Se ubica bajo los datos del destinatario, alineado a la izquierda, a una interlínea y cerrando con dos puntos. Ejemplos:

 Estimados señores:

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