Etica En Los Negocios

El control en la empresa

1. ¿QUÉ SIGNIFICA EL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA?

Controlar es verificar que todo se vaya desarrollando según lo que estaba previsto en los planes, en las políticas y en los programas concretos que los desarrollan.

El control ha de basarse en la planificación, cuanto más claros y detallados sean los planes más efectiva será la tarea de controlarlos.

El control es una tarea delicada, afecta a personas con diversos grados de responsabilidad. El control es una actividad que sólo puede realizarse si se dispone de la información suficiente que permita conocer y cuantificar, tanto los objetivos perseguidos como los logros parciales que se van consiguiendo.

2. LAS FASES DEL PROCESO DE CONTROL

Las actividades de control constituyen un proceso, ya que no se realizan una sola vez de forma inmediata, sino que acompaña a las actividades de la empresa a lo largo del tiempo.

Fases de la función de control

2.1 Establecimiento de los estándares

La primera etapa del proceso de control consiste en establecer una serie de medidas que se consideran adecuadas o normales a la actividad objeto de control, a las que llamaremos estándares.

Atendiendo a la unidad monetaria con que trabaja la empresa tenemos:

• Estándares de costes: son medidas monetarias que, en general, determinan la cuantía de los gastos de las distintas actividades, por ejemplo el coste de un día de determinado trabajador, el coste directo o indirecto por unidad de producto, el coste de mantenimiento por día de una máquina o el coste de vender una unidad de producto.

• Estándares de ingresos: asignan el valor monetario esperado de las ventas de bienes y servicios como, por ejemplo, el ingreso esperado por unidad de producto vendida, el ingreso medio por cliente y periodo de tiempo, el ingreso esperado por establecimiento, o por área geográfica, etc.

Hay que hacer constar que muchas actividades admiten y requieren la fijación de estándares que no sean únicamente monetarios o físicos.

2.2 Medición y análisis de las desviaciones.

Para hacer la comparación entre los resultados habidos efectivamente y las previsiones esperadas en los estándares tenemos dos formas de hacerlo:

La primera, la óptima, es controlar antes de que se produzcan las desviaciones que se van a producir, esto es, control anticipatorio.

La otra alternativa de diseñar las actividades de control es hacerlo de forma que sean advertidas cuando ya han sucedido, con carácter histórico.

Es obvia la conveniencia de actuar según la primera forma para no tener costes innecesarios e irrecuperables en los procesos de fabricación, de ahí la conveniencia de manejar la información necesaria para el control en tiempo real.

2.3 Corrección de las desviaciones.

La finalidad del control no es detectar errores, sino tratar de evitarlos en el futuro y corregirlos cuanto antes.

Hay dos tipos de causas genéricas de desviaciones:

1. No se han ejecutado realmente las tareas tal y como estaba previsto en los planes y programas de la empresa

2. Estos planes y programas estaban mal diseñados y contemplaban objetivos inalcanzables con los medios disponibles.

Sea cual sea la causa de la desviación, los análisis derivados de las actividades de control pueden servir como un mecanismo de retroalimentación en la administración general de la empresa.

Ello es así porque los análisis derivados del control pueden exigir nuevos diseños de todas las actividades de la administración, empezando por la planificación y pasando por la organización y la dirección.

3. LAS DIFERENTES TÉCNICAS DE CONTROL EN LA EMPRESA

3.1 El presupuesto

El presupuesto es el resultado de la planificación expresado en términos numéricos; es decir, es el plan cuantificado. Este documento es uno de los instrumentos de control más eficaz a disposición de la empresa.

Existen muchos tipos de presupuesto, aunque los más utilizados son los de ingresos por ventas y los de gastos en las distintas operaciones, los vemos ambos en detalle.

3.1.1 El presupuesto de ingresos y gastos.

Aunque las empresas pueden obtener ingresos de muy diversas maneras (financieros, alquileres, etc.) la principal fuente de ingresos son las ventas y el posterior cobro de bienes y servicios a los que la empresa se dedique, por eso se suelen elaborar presupuestos separados para los distintos tipos de ingresos o se incluyen como una partida al margen los ingresos que no se refieren a la actividad normal de la empresa.

Análogamente, con los gastos sucede que los más elevados suelen ser los derivados de la producción y de la comercialización, por eso se elabora un presupuesto que contiene únicamente las partidas principales y se agrupan todas las demás en un resumen.

Hacer constar que la presupuestación extrema produce rigideces en el modo de actuación y genera costes innecesarios.

3.1.2 Principales técnicas de presupuestación.

• Presupuestación de base cero: consiste en que cada responsable de departamento al elaborar el presupuesto de éste no tendrá en cuenta el actual ni el anterior, ha de analizar cada nuevo periodo las actividades que se van a realizar, teniendo presentes las metas fijadas y los gatos de esas actividades como si no se hubieran realizado nunca, esto impedirá repetir indefinidamente la estructura básica del primer presupuesto que se hizo históricamente en la empresa.

• Presupuestación por programas; esta técnica sustituye al departamento como unidad de presupuestación por las metas u objetivos a conseguir, estableciendo los gastos en los que hay que incurrir durante la ejecución de las actividades descritas en el programa, esto exige la colaboración de las unidades de la empresa, y trata de asignar eficientemente los recursos para el logro de las metas, siendo también más flexible temporalmente, ya que cada presupuesto estará referido al tiempo de ejecución de un programa, que no tiene porqué coincidir con el ejercicio económico.

3.2 Otras técnicas de control

3.2.1 La estadística

Una de las herramientas más útiles y de aplicación más general con que cuentan los administradores de las empresas para prever cifras futuras es la estadística. La estadística permite procesar los datos históricos de cierta parcela de la realidad o de cierta situación y realizar a partir de dicho procesamiento inferencias sobre el comportamiento futuro de esos datos.

3.2.2 El análisis del

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