Existencias

Auditoría de las Existencias

Las partidas de existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente en la producción de un siclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias.

Desde el punto de vista de la auditoria, el almacén es una partida muy importante:

• Por su volumen económico respecto al total de activo.

• Por su repercusión en la cuenta de resultados ya que el criterio de valoración afecta directamente.

• Por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo circulante.

Objetivos de la auditoria

Los principales objetivos son llegar a determinar :

• Que las cantidades correspondientes a los saldos que figuran en el balance existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas ellas son propiedad de la empresa.

 Recuento físico periódico

 Inventario permanente

• Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados con uniformidad y correctamente presentados en el balance.

• Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada en los casos de:

 Partidas de lento movimiento obsoletas o dañadas.

 Partidas cuyo valor neto de realización o de mercados sea inferior al coste,

 Contratos a largo plazo

• Determinar las restricciones que puedan existir sobre el derecho de propiedad por parta de la empresa (embargos, fianzas, garantías etc.)

• Verificar si los métodos de control interno relacionado con las entradas y salidas son adecuados eficaces.

• Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección, prevención de daños o pérdidas y coberturas para las que pueden producirse.

• Ratificar que los movimientos de existencias entre periodos consecutivos han sido registrados en el periodo que se produjo el movimiento físico.

Valoración de las existencias

El método de valoración adoptado por la empresa debe mantenerse uniformemente en el tiempo y aplicarse al conjunto de existencias que presenten similares características o naturaleza. Los principales métodos de valoración de existencias son los siguientes:

• • Precio medio ponderado: Debe ser el utilizado con carácter general, especialmente cuando el precio de adquisición o el coste de producción no sea identificable de forma individualizada. No es admisible la media simple.

• • Métodos de ordenación de entradas y salidas: El método FIFO puede adoptarse cuando el precio de adquisición o el coste de producción pueda identificarse de manera individualizada y su utilización sea más conveniente para la gestión de las existencias. El método LIFO ya no es admisible.

• • Coste estándar: No es aceptado por el PGC. Podría ser admisible si puede ser demostrado que la valoración por este método no difiere significativamente de la que se deduciría del uso de los métodos anteriores. Esta circunstancia debe reflejarse en las cuentas anuales.

Para las mercaderías valoradas por su precio de adquisición, éste debe incluir, además del importe facturado por el vendedor, los costes financieros en el caso en que el periodo de elaboración sea superior al año y los gastos adicionales a la compra entre los que se incluyen:

• a) Transportes, fletes, y comisiones a cargo del comprador

• b) Seguro, depósito y custodia en tránsito

• c) Impuestos no repercutibles a terceros (IVA deducible no)

• d) Inspección y conservación por cuenta del comprador

• e) Costes internos de recepción y comprobación física anteriores a la entrada en almacén

No deben incluirse como parte del coste de adquisición:

• a) Impuestos repercutibles a terceros (IVA deducible)

• b) Gastos excepcionales innecesarios en las adquisiciones

• c) Gastos financieros cuando el periodo de fabricación sea inferior a un año

• d) Mermas

• e) Gastos internos de administración, almacenamiento, o conservación

• f) Gastos posteriores al almacenamiento

• g) Transportes entre almacenes

Procedimientos

Deben incluir:

Observación de conteo físico realizado por el cliente, teniendo en cuenta que sean completos y recojan los siguientes aspectos:

Fecha y hora de inicio de inventario.

Asignación de responsabilidades para el conteo físico.

Descripción de los materiales. Determinación de las diferencias entre el primer y el segundo recuento.

Separación de los materiales que nos son propiedad de la empresa.

Hay empresas que tienen un sistema de recuento rotativo o planes de muestreo.

Si hay existencias en poder de terceros (depósitos), debe obtenerse una confirmación por escrito.

Verificación de exactitud de las existencias en cantidades, precios unitarios y corrección aritmética.

Verificación de la contabilización y valoración de las existencias.

Materias primas: sencillo, aunque laborioso al no haber experimentado ninguna transformación. Existen facturas de proveedores para comprobar su valoración.

Productos en curso y terminados: de comprobación más difícil. No solo hay que controlar el número de unidades sino en qué fase de producción se encuentra.

Pruebas sobre el sistema de coste de operaciones. Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la información n de la fecha de inventario. Se revisará la numeración de los albaranes de entrada y salida. Se seleccionan algunas facturas y se comprueba si su contabilización ha sido correcta.

Cuestionario de existencias

PREGUNTA SI – NO OBSERVACIÓN

1 ¿Están las existencias en cuentas adecuadamente desglosadas de materias primas, productos en curso y productos terminados?

2 ¿Existe la utilización de cuentas apropiadas de control para localización y clases de existencias?

3 ¿Las fases que se compone la fabricación de los productos están bien determinadas?

4 ¿Se comprueba de una manera regular el inventario permanente con el mayor?

5 ¿Existe en la entidad el registro permanente de existencias?

6 ¿Se mantienen controles contables para las existencias en poder de terceros en consignación?

7 ¿Se mantienen controles contables para las existencias en poder de terceros en poder de la entidad?

8 ¿Existen registros de las unidades, precios e importes de las existencias?

9

...