FUnciones De Una Secretaria De Departamento Academico

IDENTIFICACION DEL CARGO: Título Del Cargo: Secretaria

Área: Departamentos Académicos

RELACIONES DE DEPENDENCIA Y SUPERVISION:

A quiénes reporta y quiénes le reportan directa e indirectamente. Reporta directamente a:

• Jefe de la dependencia asignada

Supervisa a:

• Ayudantes de Departamento

MISION DEL CARGO

Indica la razón de ser del puesto en la organización.

• Servir de apoyo logístico para el eficiente cumplimiento de las labores académicas y administrativas que le han sido encomendadas al área respectiva.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO:

• Atender las solicitudes de información y orientación de los estudiantes, docentes, jefe de la dependencia asignada y público en general, procurando que esta sea confiable, precisa y oportuna.

• Recibir, procesar y dirigir la correspondencia de entrada y salida al lugar apropiado, según requerimiento del jefe de la dependencia asignada.

• Mantener la documentación y los archivos del departamento al día y en orden.

• Preparar cartas, informes, actas y otros documentos para procesar trámites administrativos y tramites académicos (certificados, homologaciones, actas de notas, cargas horarias, trámites para las diferentes modalidades de graduación, etc.), a solicitud de su inmediato superior, haciendo uso de los medios necesarios: base de datos, procesamiento de textos etc.

• Responder llamadas, transferirlas o tomar mensajes, dirigiéndolas a las personas apropiadas.

• Mantener o crear información en bases de datos, según solicitud del jefe de la dependencia asignada.

• Colaborar en todas las actividades organizadas por el jefe de la dependencia asignada dentro de la respectiva área académica, como reuniones, eventos, ferias, etc.

• Cumplir las demás funciones asignadas por el superior inmediato y/o autoridades de la universidad, según la naturaleza del cargo.

* Importante: las responsabilidades descritas son de tipo enunciativo y no limitativo.

ATRIBUCIONES:

(toma de decisiones) • Organizar, dirigir y supervisar las actividades realizadas por los ayudantes de departamento.

• Asignar a los estudiantes, los ambientes correspondientes para defensas de las diferentes modalidades de graduación.

PERFIL DEL PUESTO: Profesión: Secretaria ejecutiva

Experiencia: 2 años en puestos similares

Otros conocimientos: Manejo de herramientas ofimáticas básicas (Word, Excel, Power Point, etc), servicio al cliente, idioma ingles (como mínimo nivel básico)

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