Funciones Del Departamento De Recepcion

Las funciones primordiales de recepción son las siguientes:

a) Proporcionar toda clase de información en relación con el hotel.

b) Registro de visitantes y asignación de habitaciones.

c) Canalización de mensajes, correspondencia y telegramas a los clientes.

d) Asesoramiento sobre diversiones, eventos, etc.

e) Manejo de reservaciones y comunicación con los huéspedes que buscan alojamiento en el hotel.

La oficina de recepción deberá estar instalada en la planta principal, en situación que le permita visibilidad hacia las puertas de acceso, a las escaleras y a los elevadores.

Para la organización de servicios de esta oficina es necesario cubrir las 24 horas del día con personal especializado, ya que no debe haber intervalos en la recepción del cliente que puede llegar en cualquier momento.

Generalmente el trabajo se divide en turnos de 8 horas.

Los candidatos a ocupar puestos de recepcionistas deben tener facilidad en el trato con personas, bilingües, y con características de buenos vendedores, que complementen sus labores intentando lograr el uso de servicios adicionales que preste el hotel. Su presentación deber ser intachable y debe tener agilidad mental para resolver problemas y tomar decisiones.

Para establecer la identidad de los clientes, los hoteles en general usan un registro triple que consta de lo siguiente:

a) Tarjeta de registro

b) El libro de entradas y salidas de los huéspedes

c) El tablero con tirillas

Este registro debe ser conocido a la perfección por el empleado de recepción, quien ademas de estar familiarizado con los reglamentos precios, etc. del hotel, debe tratar con la mayor cortesía al publico.

La tarjeta de registro del cliente debe ser llenada con los siguientes datos:

1. Fecha,

2. Nombre y profesión,

3. Domicilio en el lugar de procedencia,

4. Número de personas que ocuparán la habitación,

5. El precio diario de la habitación,

6. Firma del huésped.

Los renglones de "observaciones y el de iniciales del empleo deben ser llenados por el recepcionista.

El libro de entradas y salidas de pasajeros conserva la historia de los huéspedes que han sido alojados en el hotel.

Es un libro de tamaño regular que especifica en columnas los mismos datos que contiene la tarjeta de registro ya mencionada.

También contiene la fecha de salida y el destino de los viajeros.

El tablero de tirillas es usado para conocer los nombres colocados en orden alfabético de los huéspedes registrados.

El tablero índice contiene tirillas con colores convencionales que dan la información al recepcionista del estado de las habitaciones y podría ser usando los siguientes colores con significado:

Amarillo = cuarto sucio

Verde = cuarto limpio para ocuparse

Rojo = cuarto reservado

Azul = cuarto en reparación

PROCESO DE CHECK-IN Y CHECK-OUT

El Check-in:

Es el proceso mediante el cual un recepcionista registra la llegada de clientes a un hotel, aeropuerto o puerto. Recientemente, el término se ha

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