CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DECOMPRAS

2.2. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DECOMPRAS

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración deplanes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto,la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecharelación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de lasgrandes industrias.Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso delproceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad depoder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. Encaso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sinnecesidad de avisar al solicitante. La función del departamento de compras no se limita a comprasnacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de comprasinternacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar este tipo defunciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemaspotenciales que pueden ser:

De aspecto legal

Estándares de calidad

Tiempos de entrega e inventarios

De comunicación.

También se deberá tener especial cuidado en la negociación de lascondiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales,impuestos y gastos aduanales, etc. Las funciones del departamento de compras según Joaquín RodríguezValencia son las siguientes:

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento dematerias primas, suministros y servicios a la empresa.

Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

Cotizar los precios, calidad y transporte.

Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso derechazo y ajustes.

Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.

Recepción, guarda y almacenaje.

Efectuar la clasificación de los recursos materiales.

Realizar el control de existencias.

2.3. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS

Planeación y programación de compras.

La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, ladeterminación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generalescomo detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticasestablecidas.

Planeación:

De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El procesode selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en unaempresa, u organización.

La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideracióntanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y enocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros.Será necesario que la función de compras recopile mayor información yse proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a laplaneación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más queemplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podríanhaberse evitado con una buena planeación. Como menciona Mercado:

“Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunquealgunos están en contra de ellos, la verdad es que son

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