GUIA 1 ABASTECIMIENTO DEFINICIONES Y CONCEPTOS

GUIA 1 ABASTECIMIENTO

DEFINICIONES Y CONCEPTOS

COMPRAS:

• Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno
• Michelle Calimeri define a las compras como: “la opresión que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.

TIPOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

• Compra al acervo: En este caso aun cuando se trate de cosas que suelen contarse, pesarse o medirse, el comprador no podrá pedir la rescisión del contrato alegando no haber encontrado en el acervo la cantidad, peso o medida que el calculaba. 
• Compra sobre muestras: Es generalmente sujeto a término cuando no se tiene la cosa misma a la vista en este caso cuando los artículos sean perfectamente conocidos y estén bien determinados se puede hacer la compra sobre muestras. 
• Compra de esperanza: Tiene como objeto la adquisición de los frutos que una cosa produzca en el tiempo fijado, tomando el comprador el riesgo para sí de que no legue de existir.
• Compras normales: Habitualmente se trata de elementos sobre los cuales se posee información relativa a la cantidad máxima, mínima y al punto de pedido.
• Compras en el exterior: Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un volumen más considerable que para las compras locales, para abaratar costos de la mercadería, fletes, etc. También, suele tratarse de bienes de elevado precio y por tal motivo las precauciones a tomar deben ser más estrictas.
• Compras de bienes del activo fijo: Se caracteriza por tratarse de elementos que o requieren una reposición permanente. Incluye rodados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones e inmuebles, etc.

SISTEMAS DE COMPRAS

• Centralización De Las Compras.

      Se refiere a la concentración de autoridad en un sólo departamento

• Descentralización De Las Compras

     Existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales individuales o regionales, en vez de hacerlo a un solo jefe de adquisiciones en general.

ENFOQUE SISTÉMICO DE COMPRAS 

• Departamento De Almacenes:

      El departamento de compras debe informar al de almacenes acerca de las variaciones significativas en los precios de los artículos o sobre cambios en la forma de operar para la adquisición de determinadas mercaderías.

• Departamento De Producción:

     El departamento de producción informará con una anticipación adecuada al de compras sobre los materiales que necesitará para cumplimentar las próximas tareas.

• Otros Departamentos

       El departamento de ingeniería debe tratar de estandarizar en lo posible la mayor cantidad de piezas con el fin de obtener rebajas a través de adquisiciones de mayor envergadura.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE COMPRAS

1. Las practicas seguidas en las compras deberán ajustarse a las necesidades propias de la empresa.
2. Las compras deberán hacerse en un examen minucioso de las características de las mercancías y servicios ofrecidos por los proveedores.
3. El acuerdo de lo que se haya de comprar y el cuál sea el momento de hacerlo, lo toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado, así como del estado de la oferta y la demanda.
4. Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago, además de hacerse en el momento en que están más bajos los precios.
5. El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado.

ELEMENTOS DE COMPRAS

PRECIO: Por volumen de compra, Por introducción de nuevos productos, Precios especiales

CALIDAD: Es determinada por el depto. De producción e ingenieria.

CANTIDAD: Entendersse en los términos necesarios para no perder la continuidad de la producción y de acuerdo a lo estipulado en la oreden de compra.

CONDICIONES DE PAGO: Señalar si las condiciones de pago son: De riguroso contado, De contado comercial o Con anticipo

GARANTÍA:Es la responsabilidad asumida por el contratante y asegura y protege contra algún riesgo.

SERVICOS DE POST – VENTA:Son convenios que celebran los proveedores a fin de proporcionar a los compradores las refacciones suficientes y servicio de mantenimiento cuando lo requieran.

REQUISICIÓN. Documento internoo de una empresa donde se plasman necesidades que tiene el departamento de producción u otros departamerntos.

COTIZACIÓN. Ante la solicitud de compra el departamento de compras debe decidir a que proveedor le hará el pedido y esto da oriugen a requerir a varios proveedores potenciales la cotización de precios para los materiales necesitados.

ORDEN DE COMPRA O PEDIDO.

• Contrato previo consagrado por las prácticas comerciales y que puede variar en su forma o extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa. La orden de compra o pedido se convierte automáticamente en un contrato de COMPRA – VENTA, en el momento mismo, en que firman tanto el comprador como el proveedor dicho documento, por tal razón se generarán obligaciones y derechos para ambas partes.

ISO – 9000.

• Se manifiestan a corto plazo, reforzando la competitividad de la empresa y satisfaciendo las necesidades de calidad del producto a un costo conveniente.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Debe ser considerada de acuerdo a los siguientes puntos:

° a su capacidad financiera. Investigar la confiabilidad en el caso de que se hayan de conceder anticipos..

° a su capacidad técnica. Cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.

° a su capacidad de producción. Conocer si la empresa tiene disposición, y es capaz de producir materiales en determinado tiempo.

REGISTRO DE COMPRAS; En tarjetas o expedientes, se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidad comprada, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas de entrega, así como el cumplimiento o fallas detectadas, calificando al proveedor según sea el caso

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