Gastos de Viajes y fraude de nómina

Instrucciones para resolución de caso

Primer caso: Travel expense & payroll fraud (Gastos de Viaje y fraude de nómina)

Preguntas a entregar impresas por los participantes.

1. Se deberá entregar un resumen del caso con los puntos más importantes, con un mínimo de una cuartilla para este punto.

1. Indique ¿Qué componentes del control interno fallaron? Describa las fallas en cada uno.
2. Si bien se dan algunos detalles de la evidencia, mencione: ¿qué documentos reuniría Ud. para demostrar de forma contundente la culpabilidad del perpetrador?
3. Si Ud. fuera el perito de la autoridad judicial, ¿qué evidencia considera que faltó o bien se la pediría a quien integró el expediente, de acuerdo a los datos del caso?
4. Describa ¿Cómo se perfecciona el triángulo del fraude?

Gastos de Viajes y fraude de nómina

Resumen.

En la actualidad los gastos de viaje y el fraude de nómina son temas actuales para organizaciones lucrativas y no lucrativas. Los examinadores de fraude trabajan de cerca con la gerencia organizacional y los auditores internos para diseñar programas de prevención de fraudes, así como llevar a cabo investigaciones del fraude cuando los problemas son descubiertos. 

Ms Smith un miembro clave del equipo ejecutivo de “X” compañía preparó una forma de solicitud de reembolso de rutina de gastos de viaje, adjuntando documentación en soporte de los costos de la porción de los boletos de avión de su viaje planeado, el cual ella supuestamente había reservado y pagado con su tarjeta de crédito personal. La organización donde Ms. Smith trabajó no tenía una cuenta de viaje corporativa.

Como parte de los descubrimientos de la investigación, el manual de empleados de la organización requiere que todos sean arreglados a través de la agencia de viajes de la organización y pagados directamente por la organización. Este requerimiento era obsoleto porque la organización no tenía actualmente contrato con una agencia de viajes.

En febrero de 2012, los examinadores forenses Eric Kreuter y Sereena Sawhney fueron invitados a una reunión con uno de los miembros de la Junta de Directores de una organización filantrópica multinacional para discutir un problema potencial con Ms. Smith, uno de los miembros de su equipo de ejecutivos. Smith tenía un historial criminal previo por malversación, algo que ella no reveló en su aplicación laboral.  

Después de la discusión, ellos acordaron encargar un examen forense de sus funciones actuales en lo que respecta a su capacidad de presentar reportes de gastos y recibir reembolsos desde su posición requiere viajes internacionales frecuentemente. 

La planeación de la investigación encubierta comenzó, el equipo forense requirió documentos de gastos de viaje pasados de Ms. Smith y los analizó.

El equipo forense encontró más de una docena de anomalías en solo el primer año de los reportes de gastos que ellos habían revisado. Kreuter y Sawhney dieron un reporte verbal previo para los miembros de la Junta quienes originalmente los contactaron a ellos, así como para el asesor legal externo de la organización. Smith con el propósito de presentarle a ella la información con anomalías y la obtención de sus respuestas a las inquietudes planteadas en la fase preliminar de la revisión forense. La organización y el asesor legal acordaron el proceso de la entrevista, el cual el equipo forense lideraría.

EL equipo arregló una reunión con el Vicepresidente Senior de Recursos humanos en las oficinas de la organización. Smith que se reuniera con él en la sala de conferencia, donde ella conocería Kreuter y Sawhney. Smith parecía un poco sorprendida de encontrar a Kreuter y Sawhney en la sala esperando por ella. Smith fue provista con copias de algunos de los documentos de su expediente de gastos de viaje, el cual formó la base para las preguntas planteadas.

Smith indicó señales de ansiedad y evasivas. Ella afirmó que ella necesitaba «revisar sus registros.» Lo que estaba ausente de su afecto y la actitud eran las declaraciones que defienden su integridad o la indignación por ser cuestionada sobre sus reportes rutinarios de gastos de viaje. Smith traería documentación adicional pretendidamente en soporte de sus gastos a la oficina de Kreuter y Sawhney al día siguiente para una nueva revisión. Kreuter y Sawhney continuaron la inspección de los documentos contenida en los reportes de gastos de Ms.

Smith indicó en su solicitud de reembolso de gastos de viaje. Smith actualizó su boleto a primera clase usando las millas de viaje acumuladas. La aerolínea confirmó que otros dos de los gastos de viaje, por los que Ms. Smith reembolsó, nunca fueron reservados y nunca se llevaron a cabo. Smith no se presentó a la segunda reunión y no había ido a la oficina de la organización esa mañana. Kreuter contactó al asesor externo de la Organización y al SVP HR para informarles de la situación y sugerir medidas preventivas prudentes para ser considerada la proteger la seguridad de los datos de la organización.

Smith no se presentó para trabajar. Smith envío por correo información adicional a Kreuter con copia para el asesor externo de la organización y al SVP HR, respecto de uno de los viajes en cuestión. Smith como ser tomado por unos pocos miles de dólares menos de los que ella reembolsó y que ella le debe el exceso de fondos a la organización. Smith indicó que el boleto aéreo original había sido cancelado por el CFO el día que fue agendado y entonces se re agendó a una tarifa más baja al final de septiembre.

Smith dijo que ella recibió reembolsos en exceso en un monto sobre los $ 2,000. Smith entonces llamó a Kreuter y primero explicó que había habido un malentendido acerca de la información que ella entregó durante su visita a la oficina y entonces ella descaradamente solicitó que en un nuevo documento «se limpiaran estas preocupaciones» sobre los gastos de viaje. Smith si ella pagaría el exceso de reembolsos, a lo cual ella contestó «Tengo aún que trabajar en ello». Smith dijo que pensó que el equipo forense estaba primeramente interesado en un solo viaje.

Smith podía tener defraudada a la organización. Smith, la organización tomó la decisión de inmediatamente finiquitar su contratación. Kreuter presentó los hallazgos de la investigación forense y recomendó la expansión de los parámetros originales de la investigación, que incluyeron una cuidadosa revisión de los archivos de los gastos de viaje de la Sra. Smith por varios años adicionales y también incluir una revisión de los archivos de gastos del anterior CFO basados en varias indicaciones sospechosas acerca de sus propios gastos de viaje y posible complicidad con la Sra.

Smith y el CFO y también sirvieron para descubrir problemas en los sistemas de control interno, con las políticas de la organización y los manuales de procedimientos. Cuando Kreuter y Sawhney recibieron los archivos de los gastos de viaje de años previos, no encontraron solicitudes de reembolso de gastos del 2009 de la Sra. Smith, aunque había un documento curioso –un resumen de cuentas por pagar para el pago a un vendedor que la Sra.

Smith rotuló como «honorarios de consultoría». Smith estaba alterado en los registros de la organización, mostrando que estaba listada en los libros y registros de la organización como un contratista independiente y no más como empleada, a pesar de que no había registros en su archivo de personal mantenido en el Departamento de Recursos Humanos, de que había sido finiquitada como empleada. Smith estaba incluido en los beneficios de salud y previsión social de los empleados, así como en el censo de empleados para el plan de retiro de la organización. Smith y le pidió otra reunión.

Smith estuvo de acuerdo, y esta vez mantuvo su cita. Smith en presencia de un testigo, Glenn Sacks, un contador profesional experimentado. Smith acerca del repentino cambio en su estado de empleado a contratista independiente. Ella explicó que quería cambiar su estado como independiente por que había establecido su propia compañía de consultoría y quería comenzar asesorando a otras empresas mientras continuaba en capacidad con la organización actual.

Volviendo a la discusión de la preocupación de los gastos de viaje, la Sra. Smith, entones ella confesó que alteró documentos con el propósito de recibir fondos adicionales que ella necesitaba para sus deudas personales que estaban aumentando . Smith también admitió que el propósito era eliminar cualquier retención de impuesto tanto como ella necesitara fondos adicionales para sus obligaciones financieras personales. Smith también entendía que los expedientes de gastos del otro año habían sido examinados y que el monto de los beneficios como empleado pagados a ella durante el tiempo que estaba listada como contratista independiente le sería determinado después y se le comunicaría.

La importancia del comportamiento del sospechoso

Especialmente durante la parte inicial de la entrevista , Sacks y Kreuter notaron que la Sra. Smith aparecía un tanto nerviosa . Smith, una entrevista debe prestar una cercana atención al lenguaje corporal autonómico de la persona que es entrevistada. Él estimó que la comunicación no verbal transmite de 65% a 70% de la información en la interacción conversacional.

Smith, ella aparecía estar extremadamente agitada e incómoda con el descubrimiento de los hechos y ella parecía volverse sobrecogida por el posible impacto en su vida. Smith no preguntó si la organización planeaba presentar cargos con el fiscal de distrito. Smith era enteramente consistente con el de una persona culpable. Típicamente una persona culpable no expresará indignación por ser acusada de cometer fraude, pero en vez de eso, tratará de manipular hechos y culpar a otros.

Smith no expresó indignación al ser interrogada sobre sus reembolsos de gastos y beneficios de empleado. Kreuter reportó los resultados de la segunda reunión tanto a varios miembros de la Junta como al abogado externo para de la organización y del Senior Vice President of Human Resources . La investigación continuó, profundizando en las debilidades del control interno que eran explotadas, haciendo posible para la Sra. Smith para ocultar su malversación y alteración de registros para un período múltiple de años.

La organización informó al equipo forense que el CFO cometió incorrecciones con respecto la presentación en exceso de gastos de viaje en un año previo en que la organización los reembolsó. Kreuter y Sacks entrevistaron al CFO, quien parecía algo distante y desdeñoso de cualquier noción de que él hiciera algo mal intencionado o perjudicial a la organización. Él estuvo de acuerdo en hacer la restitución a la organización, pero manifestó su deseo de que la investigación se mantuviera un tanto fuera para que él pudiera continuar con su vida. Las debilidades inherentes encontradas en el sistema de control interno de la organización durante la investigación forense, fueron direccionadas a un reporte formal y presentado a la Junta de Directores.

Un CFO nuevamente contratado había sido encargado para implementar procedimientos de control interno en toda la organización. Kreuter y Sawhney hicieron un número de recomendaciones a la organización para incrementar sus controles detectivos y para implementar algunos controles preventivos. Por último, la organización está en mucho mejor forma ahora que los problemas han sido descubiertos y se emprendieron esfuerzos para eliminar tantas deficiencias en el sistema como sea posible.

Importancia del sistema de control interno

Un fuerte sistema de control interno es crítico en la lucha para prevenir el fraude en una organización. Un sistema fuerte de control interno ayuda a la gerencia a lograr sus objetivos relacionados con la efectividad y eficiencia de sus operaciones, la confiabilidad de los reportes financieros y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Sin embargo, cada persona en la organización debe tener su responsabilidad sobre el control interno. Un fuerte sistema de controles internos empieza con el ambiente de control.

El ambiente de control establece el tono para que la organización frecuentemente referida como «el tono más alto» y provea una atmósfera en la cual la gente lleve sus propios deberes . Describe cómo es responsabilidad de la organización crear una cultura de honestidad y alta ética y claramente debe comunicar a cada empleado el comportamiento aceptable y las excepciones. Los defraudadores notarán y tomarán ventaja de todas y cada una de las debilidades percibidas en el sistema de control interno. La gerencia puede jugar un rol clave en la designación de actividades de control para prevenir o detectar fraudes.

Es importante para todas las organizaciones, aún aquellas con los más robustos sistemas de control interno, continuar monitoreando la efectividad de sus controles en sitio. Cuando el problema surge, tal como el descrito en este caso de estudio, hay una oportunidad para evaluar y afinar el sistema de control interno e instituir los cambios de arriba abajo. Los empleados también pueden cometer honestos errores de juicio que pueden causar una falla en un bien diseñado sistema interno. Comprometiendo un examinador forense independiente para investigar las preocupaciones del tipo mencionado en este artículo, asegurarán un manejo cuidadoso de estas grandes preocupaciones.

Conclusiones

Smith creó gastos ficticios a través del envío de itinerarios de viajes que ella cancelaba. Smith fue finiquitada con causa y restituyó totalmente los dineros robados de su organización, y fue agradecida por ser tratada humanamente durante la investigación. Él nunca admitió que defraudó a la organización a propósito. La organización ha tomado una serie de pasos hacia el mejoramiento de sus sistemas internos y ha comenzado a reconocer los eventos que han ocurrido como aprendizaje de la experiencia.

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